O medo máis habitual dun director de operacións ante un cambio de sistema non é o prezo nin a funcionalidade: é o día do cambio. Que pasa se o luns os TPV non cobran, se os prezos non cadran ou se o persoal non sabe pechar caixa. Nunha cadea, ese medo multiplícase polo número de locais. A boa nova é que un cambio de TPV e ERP non ten por que parar a operativa. O que fai falta é método, e un partner que o aplique local por local.
1. Consultoría: entender antes de configurar
Todo empeza moito antes de instalar nada. O teu consultor reúnese coa dirección e coa central, e visita os establecementos para ver como se traballa de verdade: como se vende, como se compra, como se produce, como se pecha o día. De aí sae un mapa de procesos, de datos e de sistemas cos que haberá que convivir: contabilidade, ERP corporativo, balanzas, datáfonos, plataformas de delivery.
Esta fase tamén serve para detectar o que non convén trasladar tal cal. Un cambio de sistema é unha boa oportunidade para simplificar tarifas, ordenar familias de artigos ou unificar procesos que cada local facía á súa maneira.
2. Deseño da solución
Con ese mapa, deseñamos como quedará todo: estrutura de empresas e establecementos en Hioffice, tarifas e promocións, almacéns, perfís de usuario, terminais e periféricos de cada local, e integracións necesarias. Se fai falta algún desenvolvemento á medida, planificámolo aquí, cos nosos propios programadores.
O resultado é un plan que a dirección pode validar antes de tocar un só terminal.
3. Migración de datos: a base de todo
Un sistema novo con datos malos é un sistema malo. A migración trabállase con coidado:
- Artigos, familias, tarifas e escandallos, revisados e depurados antes de cargalos.
- Clientes e programas de fidelización, para que ninguén perda os seus puntos nin o seu historial.
- Provedores e condicións de compra.
- Stock inicial por almacén e tenda, coordinado co inventario de arranque.
A vantaxe de traballar con Hioffice é que os datos mestres defínense unha vez e chegan a todos os puntos de venda. O que se valida na central é o que se verá en cada TPV.
4. Piloto: probar en real, a pequena escala
Antes de despregar en toda a cadea, escollemos un ou dous establecementos piloto. É aí onde o sistema se enfronta á realidade: horas punta, devolucións, cambios de quenda, incidencias con periféricos. O que se aprende no piloto corríxese unha soa vez na configuración central e xa non se repite no resto de locais.
Como exemplo ilustrativo: nunha cadea de 12 restaurantes, ten sentido pilotar nun local de alto volume e noutro cunha operativa distinta (terraza, take away ou quiosco), para cubrir os escenarios máis esixentes antes de seguir.
5. Despregamento por fases
Co piloto validado, o despregamento avanza por fases, local a local ou por grupos. Cada fase segue o mesmo guión: instalación de equipos, comprobación de impresoras, caixóns, balanzas e datáfonos, carga de datos, formación do equipo e arranque acompañado.
As fases planifícanse coa operativa de cada negocio en mente: aproveitando os días e franxas de menos actividade e evitando as épocas fortes. Así, cada establecemento cambia de sistema sen pechar e a central pode seguir traballando con normalidade mentres conviven locais xa migrados e locais pendentes.
6. Formación por perfís
Non necesita o mesmo un camareiro ca un encargado ou un responsable de compras. Por iso formamos por perfís: dirección, central, encargados e persoal de sala ou tenda, de forma presencial e cos casos reais de cada local. Explicámolo con máis detalle no artigo sobre formación continua.
7. Acompañamento no arranque
O primeiro día de cada local non se deixa só. Estamos presentes no arranque para resolver dúbidas no momento, axustar o que faga falta e darlle seguridade ao equipo. E nos días seguintes seguimos de preto peches de caixa, sincronización coa central e integracións.
A iso súmase unha rede de seguridade técnica: os TPV HIOPOS seguen vendendo sen conexión e sincronizan ao volver internet, o que reduce moito o risco de que unha incidencia de rede se converta nun problema de vendas.
O método funciona porque alguén o segue de principio a fin
Todas estas fases teñen algo en común: un mesmo consultor dedicado que as coordina, desde a primeira reunión ata a posvenda. Non hai traspasos entre un equipo comercial, outro de proxecto e outro de soporte que non se coñecen. Esa continuidade é o que permite que un despregamento en moitos locais sexa predicible, e é unha das razóns polas que a proximidade marca a diferenza.
Se estás pensando en cambiar de sistema e che preocupa como facelo sen parar o teu negocio, cóntanos o teu caso e deseñaremos contigo un plan de implantación á medida da túa cadea.
