Eragiketa-zuzendari batek sistema-aldaketa baten aurrean duen beldurrik ohikoena ez da prezioa ezta funtzionalitatea ere: aldaketaren eguna da. Zer gertatzen den astelehenean TPVek kobratzen ez badute, prezioak bat ez badatoz edo langileek kutxa ixten ez badakite. Kate batean, beldur hori lokal kopuruarekin biderkatzen da. Albiste ona da TPV eta ERP aldaketa batek ez duela zertan eragiketak gelditu. Behar dena metodoa da, eta lokalez lokal aplikatuko duen partner bat.
1. Aholkularitza: konfiguratu aurretik ulertu
Dena ezer instalatu baino askoz lehenago hasten da. Zure aholkularia zuzendaritzarekin eta zentralarekin biltzen da, eta establezimenduak bisitatzen ditu benetan nola lan egiten den ikusteko: nola saltzen den, nola erosten den, nola ekoizten den, nola ixten den eguna. Hortik ateratzen da prozesuen, datuen eta bizikidetzan izango diren sistemen mapa bat: kontabilitatea, ERP korporatiboa, balantzak, datafonoak, delivery plataformak.
Fase honek balio du, halaber, bere horretan eraman behar ez dena hautemateko. Sistema-aldaketa bat aukera ona da tarifak sinplifikatzeko, artikulu-familiak ordenatzeko edo lokal bakoitzak bere erara egiten zituen prozesuak bateratzeko.
2. Irtenbidearen diseinua
Mapa horrekin, dena nola geratuko den diseinatzen dugu: enpresen eta establezimenduen egitura Hiofficen, tarifak eta promozioak, biltegiak, erabiltzaile-profilak, lokal bakoitzeko terminalak eta periferikoak, eta beharrezko integrazioak. Neurrira egindako garapenen bat behar bada, hemen planifikatzen dugu, gure programatzaile propioekin.
Emaitza zuzendaritzak balioztatu dezakeen plan bat da, terminal bakar bat ukitu aurretik.
3. Datuen migrazioa: guztiaren oinarria
Datu txarrak dituen sistema berri bat sistema txarra da. Migrazioa kontu handiz lantzen da:
- Artikuluak, familiak, tarifak eta kostu-orriak, kargatu aurretik berrikusita eta araztuta.
- Bezeroak eta fidelizazio-programak, inork bere puntuak edo historia gal ez ditzan.
- Hornitzaileak eta erosketa-baldintzak.
- Hasierako stocka biltegika eta dendaka, abiatze-inbentarioarekin koordinatuta.
Hiofficerekin lan egitearen abantaila da datu maisuak behin definitzen direla eta salmenta-puntu guztietara iristen direla. Zentralean balioztatzen dena da TPV bakoitzean ikusiko dena.
4. Pilotua: benetan probatu, eskala txikian
Kate osoan hedatu aurretik, establezimendu pilotu bat edo bi aukeratzen ditugu. Hor egiten dio aurre sistemak errealitateari: puntako orduak, itzulketak, txanda-aldaketak, periferikoen gorabeherak. Pilotuan ikasten dena behin bakarrik zuzentzen da konfigurazio zentralean eta ez da errepikatzen gainerako lokaletan.
Adibide argigarri gisa: 12 jatetxeko kate batean, zentzuzkoa da pilotua bolumen handiko lokal batean eta eragiketa desberdina duen beste batean egitea (terraza, take away edo kioskoa), agertoki zorrotzenak estaltzeko jarraitu aurretik.
5. Faseka hedatzea
Pilotua balioztatuta, hedapena faseka egiten da, lokalez lokal edo taldeka. Fase bakoitzak gidoi bera jarraitzen du: ekipoen instalazioa, inprimagailuen, tiraderen, balantzen eta datafonoen egiaztapena, datuen karga, taldearen prestakuntza eta abiatze lagundua.
Faseak negozio bakoitzaren eragiketa kontuan hartuta planifikatzen dira: jarduera txikieneko egunak eta tarteak aprobetxatuz eta garai indartsuak saihestuz. Horrela, establezimendu bakoitzak sistema aldatzen du itxi gabe, eta zentralak normaltasunez lan egiten jarraitu dezake, dagoeneko migratutako lokalak eta zain daudenak batera bizi diren bitartean.
6. Profilen araberako prestakuntza
Zerbitzari batek ez du behar arduradun batek edo erosketa-arduradun batek behar duena. Horregatik, profilka ematen dugu prestakuntza: zuzendaritza, zentrala, arduradunak eta jangelako edo dendako langileak, aurrez aurre eta lokal bakoitzeko benetako kasuekin. Xehetasun gehiagorekin azaltzen dugu etengabeko prestakuntzari buruzko artikuluan.
7. Laguntza abiatzean
Lokal bakoitzaren lehen eguna ez da bakarrik uzten. Abiatzean bertan gaude, zalantzak unean bertan argitzeko, behar dena doitzeko eta taldeari segurtasuna emateko. Eta hurrengo egunetan gertutik jarraitzen ditugu kutxa-itxierak, zentralarekiko sinkronizazioa eta integrazioak.
Horri segurtasun-sare tekniko bat gehitzen zaio: HIOPOS TPVek konexiorik gabe saltzen jarraitzen dute eta internet itzultzean sinkronizatzen dira, eta horrek asko murrizten du sareko gorabehera bat salmenta-arazo bihurtzeko arriskua.
Metodoak funtzionatzen du norbaitek hasieratik amaierara jarraitzen duelako
Fase horiek guztiek gauza bat dute komunean: aholkulari dedikatu berbera koordinatzen dituena, lehen bileratik salmenta ostera arte. Ez dago elkar ezagutzen ez duten talde komertzial baten, proiektu-talde baten eta laguntza-talde baten arteko eskualdatzerik. Jarraitutasun horrek ahalbidetzen du lokal askotako hedapen bat aurreikusgarria izatea, eta hori da hurbiltasunak aldea egiteko arrazoietako bat.
Sistema aldatzea pentsatzen ari bazara eta zure negozioa gelditu gabe nola egin kezkatzen bazaitu, kontaiguzu zure kasua eta zure katearen neurrira egindako ezarpen-plan bat diseinatuko dugu zurekin.
