La por més habitual d’un director d’operacions davant d’un canvi de sistema no és el preu ni la funcionalitat: és el dia del canvi. Què passa si dilluns els TPV no cobren, si els preus no quadren o si el personal no sap tancar caixa. En una cadena, aquesta por es multiplica pel nombre de locals. La bona notícia és que un canvi de TPV i ERP no ha d’aturar l’operativa. El que cal és mètode, i un partner que l’apliqui local per local.
1. Consultoria: entendre abans de configurar
Tot comença molt abans d’instal·lar res. El teu consultor es reuneix amb la direcció i amb la central, i visita els establiments per veure com es treballa de debò: com es ven, com es compra, com es produeix, com es tanca el dia. D’aquí en surt un mapa de processos, de dades i de sistemes amb els quals caldrà conviure: comptabilitat, ERP corporatiu, balances, datàfons, plataformes de delivery.
Aquesta fase també serveix per detectar el que no convé traslladar tal qual. Un canvi de sistema és una bona oportunitat per simplificar tarifes, ordenar famílies d’articles o unificar processos que cada local feia a la seva manera.
2. Disseny de la solució
Amb aquest mapa, dissenyem com quedarà tot: estructura d’empreses i establiments a Hioffice, tarifes i promocions, magatzems, perfils d’usuari, terminals i perifèrics de cada local, i integracions necessàries. Si cal algun desenvolupament a mida, el planifiquem aquí, amb els nostres propis programadors.
El resultat és un pla que la direcció pot validar abans de tocar un sol terminal.
3. Migració de dades: la base de tot
Un sistema nou amb dades dolentes és un sistema dolent. La migració es treballa amb cura:
- Articles, famílies, tarifes i escandalls, revisats i depurats abans de carregar-los.
- Clients i programes de fidelització, perquè ningú no perdi els seus punts ni el seu historial.
- Proveïdors i condicions de compra.
- Estoc inicial per magatzem i botiga, coordinat amb l’inventari d’arrencada.
L’avantatge de treballar amb Hioffice és que les dades mestres es defineixen una vegada i arriben a tots els punts de venda. El que es valida a la central és el que es veurà a cada TPV.
4. Pilot: provar en real, a petita escala
Abans de desplegar a tota la cadena, triem un o dos establiments pilot. És allà on el sistema s’enfronta a la realitat: hores punta, devolucions, canvis de torn, incidències amb perifèrics. El que s’aprèn al pilot es corregeix una sola vegada a la configuració central i ja no es repeteix a la resta de locals.
Com a exemple il·lustratiu: en una cadena de 12 restaurants, té sentit fer el pilot en un local d’alt volum i en un altre amb una operativa diferent (terrassa, take away o quiosc), per cobrir els escenaris més exigents abans de continuar.
5. Desplegament per fases
Amb el pilot validat, el desplegament avança per fases, local a local o per grups. Cada fase segueix el mateix guió: instal·lació d’equips, comprovació d’impressores, calaixos, balances i datàfons, càrrega de dades, formació de l’equip i arrencada acompanyada.
Les fases es planifiquen tenint en compte l’operativa de cada negoci: aprofitant els dies i les franges de menys activitat i evitant les èpoques fortes. Així, cada establiment canvia de sistema sense tancar i la central pot continuar treballant amb normalitat mentre conviuen locals ja migrats i locals pendents.
6. Formació per perfils
No necessita el mateix un cambrer que un encarregat o un responsable de compres. Per això formem per perfils: direcció, central, encarregats i personal de sala o botiga, de manera presencial i amb els casos reals de cada local. Ho expliquem amb més detall a l’article sobre formació contínua.
7. Acompanyament a l’arrencada
El primer dia de cada local no es deixa sol. Som presents a l’arrencada per resoldre dubtes al moment, ajustar el que calgui i donar seguretat a l’equip. I els dies següents seguim de prop tancaments de caixa, sincronització amb la central i integracions.
A això s’hi suma una xarxa de seguretat tècnica: els TPV HIOPOS continuen venent sense connexió i sincronitzen quan torna internet, cosa que redueix molt el risc que una incidència de xarxa es converteixi en un problema de vendes.
El mètode funciona perquè algú el segueix de principi a fi
Totes aquestes fases tenen una cosa en comú: un mateix consultor dedicat que les coordina, des de la primera reunió fins a la postvenda. No hi ha traspassos entre un equip comercial, un altre de projecte i un altre de suport que no es coneixen. Aquesta continuïtat és el que permet que un desplegament en molts locals sigui previsible, i és una de les raons per les quals la proximitat marca la diferència.
Si estàs pensant a canviar de sistema i et preocupa com fer-ho sense aturar el teu negoci, explica’ns el teu cas i dissenyarem amb tu un pla d’implantació a la mida de la teva cadena.
