En calquera cadea hai unha tarefa que ninguén quere e todos necesitan: pasar ao sistema os albarás e as facturas dos provedores. Cada local recibe mercadoría varias veces por semana, cada provedor ten o seu formato e alguén, no local ou na central, ten que teclear liñas, cantidades e prezos. É lento, é propenso a erros e, cando se atrasa, o stock e os custos deixan de ser fiables. Entre as novidades da plataforma HIOPOS está precisamente a dixitalización de facturas, albarás e pedidos con intelixencia artificial, integrada en Hioffice.
O problema non é só o tempo
Teclear documentos de provedor consome horas, pero o custo real está nas súas consecuencias:
- Stock que non cadra, porque a entrada se rexistra tarde ou con erros.
- Custos desactualizados: se o prezo de compra non se rexistra ben, os escandallos e as marxes calculadas tampouco son fiables.
- Discrepancias entre albará e factura que ninguén detecta ata o peche do mes.
- Locais que acumulan papeis nunha carpeta esperando a que alguén teña tempo.
Nunha rede de 10, 20 ou 50 establecementos, estes pequenos atrasos multiplícanse e a central acaba tomando decisións con información de hai semanas.
Que cambia coa dixitalización con IA
A idea é sinxela: en lugar de teclear o documento liña a liña, dixitalízase e a IA interpreta o seu contido (provedor, artigos, cantidades, importes) para incorporalo a Hioffice, o ERP cloud de HIOPOS. A persoa responsable pasa de teclear a revisar e validar. E como Hioffice está sincronizado con todos os puntos de venda, a entrada de mercadoría actualiza o stock do almacén correspondente e os custos de compra que usan o resto de procesos.
Os detalles concretos (que documentos dos teus provedores se recoñecen mellor, como se relacionan os seus códigos cos teus artigos, quen valida que) defínense na implantación e convén velos cos teus propios documentos nunha demostración.
Onde se nota nunha cadea
Nos locais
O encargado deixa de dedicar tempo a teclear e céntrase no que só pode facer el: comprobar que o recibido coincide co pedido. A recepción rexístrase cando chega a mercadoría, non días despois.
Na central
Administración e compras dispoñen antes da información e con menos erros. É máis fácil conciliar albarás e facturas, detectar cambios de prezo dun provedor e controlar as compras que os locais fan fóra dos provedores homologados.
No control de custos
Con compras rexistradas a tempo e ben, os escandallos e o custo real de cada local reflicten a realidade. Explicámolo con detalle no artigo sobre escandallos centralizados.
Como implantalo ben
A IA reduce o traballo manual, pero os resultados dependen de como se organiza o proceso. Algunhas recomendacións:
- Ordena primeiro o mestre de provedores e artigos. Se un mesmo produto existe tres veces con nomes distintos, ningunha tecnoloxía o amañará soa.
- Define quen dixitaliza e quen valida: o local na recepción, a central na factura, ou o reparto que teña sentido na túa rede.
- Empeza polos provedores con máis volume de documentos. É onde antes se nota o aforro de traballo.
- Mantén a revisión humana, sobre todo ao principio. A IA propón; a responsabilidade do dato segue a ser do teu equipo.
- Mide o antes e o despois cos teus propios indicadores: atraso medio de rexistro, incidencias de stock, discrepancias no peche.
Un exemplo ilustrativo
Imaxina unha cadea de 8 supermercados de proximidade que recibe mercadoría de decenas de provedores. Ata agora, cada tenda gardaba os albarás e a central tecleábaos ao final da semana. Coa dixitalización, a tenda rexistra a entrada ao recibir a mercadoría, a central valida e concilia coa factura, e o stock de cada tenda está ao día para preparar o seguinte pedido.
Tecnoloxía útil, cun partner que a aterra
As funcionalidades con IA teñen sentido cando se integran en procesos claros. Iso é o que facemos en IATSAE como Engineering Partner oficial de HIOPOS: revisamos como circulan hoxe os documentos entre locais e central, ordenamos os datos mestres, configuramos Hioffice e formamos cada perfil. E se a túa rede necesita conectar eses datos coa contabilidade ou o ERP corporativo, o noso equipo de integracións encárgase.
Se queres ver como funcionaría cos albarás dos teus provedores, pide unha demostración a un consultor de IATSAE. E se buscas unha visión xeral de como damos servizo a redes de locais, tela en servizo para cadeas.
