En qualsevol cadena hi ha una tasca que ningú no vol i que tothom necessita: passar al sistema els albarans i les factures dels proveïdors. Cada local rep mercaderia diverses vegades per setmana, cada proveïdor té el seu format i algú, al local o a la central, ha de teclejar línies, quantitats i preus. És lent, és propens a errors i, quan s’endarrereix, l’estoc i els costos deixen de ser fiables. Entre les novetats de la plataforma HIOPOS hi ha precisament la digitalització de factures, albarans i comandes amb intel·ligència artificial, integrada a Hioffice.
El problema no és només el temps
Teclejar documents de proveïdor consumeix hores, però el cost real són les conseqüències:
- Estoc que no quadra, perquè l’entrada es registra tard o amb errors.
- Costos desactualitzats: si el preu de compra no es registra bé, els escandalls i els marges calculats tampoc no són fiables.
- Discrepàncies entre albarà i factura que ningú no detecta fins al tancament del mes.
- Locals que acumulen papers en una carpeta esperant que algú tingui temps.
En una xarxa de 10, 20 o 50 establiments, aquests petits endarreriments es multipliquen i la central acaba prenent decisions amb informació de fa setmanes.
Què canvia amb la digitalització amb IA
La idea és senzilla: en lloc de teclejar el document línia a línia, es digitalitza i la IA n’interpreta el contingut (proveïdor, articles, quantitats, imports) per incorporar-lo a Hioffice, l’ERP cloud d’HIOPOS. La persona responsable passa de teclejar a revisar i validar. I com que Hioffice està sincronitzat amb tots els punts de venda, l’entrada de mercaderia actualitza l’estoc del magatzem corresponent i els costos de compra que fan servir la resta de processos.
Els detalls concrets (quins documents dels teus proveïdors es reconeixen millor, com es relacionen els seus codis amb els teus articles, qui valida què) es defineixen a la implantació i convé veure’ls amb els teus propis documents en una demostració.
On es nota en una cadena
Als locals
L’encarregat deixa de dedicar temps a teclejar i se centra en allò que només pot fer ell: comprovar que el que s’ha rebut coincideix amb el que s’ha demanat. La recepció es registra quan arriba la mercaderia, no dies després.
A la central
Administració i compres disposen abans de la informació i amb menys errors. És més fàcil conciliar albarans i factures, detectar canvis de preu d’un proveïdor i controlar les compres que els locals fan fora dels proveïdors homologats.
En el control de costos
Amb compres registrades a temps i bé, els escandalls i el cost real de cada local reflecteixen la realitat. Ho expliquem amb detall a l’article sobre escandalls centralitzats.
Com implantar-ho bé
La IA redueix la feina manual, però els resultats depenen de com s’organitza el procés. Algunes recomanacions:
- Endreça primer el mestre de proveïdors i articles. Si un mateix producte existeix tres vegades amb noms diferents, cap tecnologia no ho arreglarà sola.
- Defineix qui digitalitza i qui valida: el local a la recepció, la central a la factura, o el repartiment que tingui sentit a la teva xarxa.
- Comença pels proveïdors amb més volum de documents. És on abans es nota l’estalvi de feina.
- Mantén la revisió humana, sobretot al principi. La IA proposa; la responsabilitat de la dada continua sent del teu equip.
- Mesura l’abans i el després amb els teus propis indicadors: retard mitjà de registre, incidències d’estoc, discrepàncies en el tancament.
Un exemple il·lustratiu
Imagina una cadena de 8 supermercats de proximitat que rep mercaderia de desenes de proveïdors. Fins ara, cada botiga guardava els albarans i la central els teclejava al final de la setmana. Amb la digitalització, la botiga registra l’entrada quan rep la mercaderia, la central valida i concilia amb la factura, i l’estoc de cada botiga està al dia per preparar la comanda següent.
Tecnologia útil, amb un partner que l’aterra
Les funcionalitats amb IA tenen sentit quan s’integren en processos clars. Això és el que fem a IATSAE com a Engineering Partner oficial d’HIOPOS: revisem com circulen avui els documents entre locals i central, endrecem les dades mestres, configurem Hioffice i formem cada perfil. I si la teva xarxa necessita connectar aquestes dades amb la comptabilitat o l’ERP corporatiu, el nostre equip d’integracions se n’encarrega.
Si vols veure com funcionaria amb els albarans dels teus proveïdors, demana una demostració a un consultor d’IATSAE. I si busques una visió general de com donem servei a xarxes de locals, la tens a servei per a cadenes.
