En cualquier cadena hay una tarea que nadie quiere y todos necesitan: pasar al sistema los albaranes y las facturas de los proveedores. Cada local recibe mercancía varias veces por semana, cada proveedor tiene su formato y alguien, en el local o en la central, tiene que teclear líneas, cantidades y precios. Es lento, es propenso a errores y, cuando se retrasa, el stock y los costes dejan de ser fiables. Entre las novedades de la plataforma HIOPOS está precisamente la digitalización de facturas, albaranes y pedidos con inteligencia artificial, integrada en Hioffice.
El problema no es solo el tiempo
Teclear documentos de proveedor consume horas, pero el coste real está en sus consecuencias:
- Stock que no cuadra, porque la entrada se registra tarde o con errores.
- Costes desactualizados: si el precio de compra no se registra bien, los escandallos y los márgenes calculados tampoco son fiables.
- Discrepancias entre albarán y factura que nadie detecta hasta el cierre del mes.
- Locales que acumulan papeles en una carpeta esperando a que alguien tenga tiempo.
En una red de 10, 20 o 50 establecimientos, estos pequeños retrasos se multiplican y la central acaba tomando decisiones con información de hace semanas.
Qué cambia con la digitalización con IA
La idea es sencilla: en lugar de teclear el documento línea a línea, se digitaliza y la IA interpreta su contenido (proveedor, artículos, cantidades, importes) para incorporarlo a Hioffice, el ERP cloud de HIOPOS. La persona responsable pasa de teclear a revisar y validar. Y como Hioffice está sincronizado con todos los puntos de venta, la entrada de mercancía actualiza el stock del almacén correspondiente y los costes de compra que usan el resto de procesos.
Los detalles concretos (qué documentos de tus proveedores se reconocen mejor, cómo se relacionan sus códigos con tus artículos, quién valida qué) se definen en la implantación y conviene verlos con tus propios documentos en una demostración.
Dónde se nota en una cadena
En los locales
El encargado deja de dedicar tiempo a teclear y se centra en lo que solo puede hacer él: comprobar que lo recibido coincide con lo pedido. La recepción se registra cuando llega la mercancía, no días después.
En la central
Administración y compras disponen antes de la información y con menos errores. Es más fácil conciliar albaranes y facturas, detectar cambios de precio de un proveedor y controlar las compras que los locales hacen fuera de los proveedores homologados.
En el control de costes
Con compras registradas a tiempo y bien, los escandallos y el coste real de cada local reflejan la realidad. Lo explicamos con detalle en el artículo sobre escandallos centralizados.
Cómo implantarlo bien
La IA reduce el trabajo manual, pero los resultados dependen de cómo se organiza el proceso. Algunas recomendaciones:
- Ordena primero el maestro de proveedores y artículos. Si un mismo producto existe tres veces con nombres distintos, ninguna tecnología lo arreglará sola.
- Define quién digitaliza y quién valida: el local en la recepción, la central en la factura, o el reparto que tenga sentido en tu red.
- Empieza por los proveedores con más volumen de documentos. Es donde antes se nota el ahorro de trabajo.
- Mantén la revisión humana, sobre todo al principio. La IA propone; la responsabilidad del dato sigue siendo de tu equipo.
- Mide el antes y el después con tus propios indicadores: retraso medio de registro, incidencias de stock, discrepancias en el cierre.
Un ejemplo ilustrativo
Imagina una cadena de 8 supermercados de proximidad que recibe mercancía de decenas de proveedores. Hasta ahora, cada tienda guardaba los albaranes y la central los tecleaba al final de la semana. Con la digitalización, la tienda registra la entrada al recibir la mercancía, la central valida y concilia con la factura, y el stock de cada tienda está al día para preparar el siguiente pedido.
Tecnología útil, con un partner que la aterriza
Las funcionalidades con IA tienen sentido cuando se integran en procesos claros. Eso es lo que hacemos en IATSAE como Engineering Partner oficial de HIOPOS: revisamos cómo circulan hoy los documentos entre locales y central, ordenamos los datos maestros, configuramos Hioffice y formamos a cada perfil. Y si tu red necesita conectar esos datos con la contabilidad o el ERP corporativo, nuestro equipo de integraciones se encarga.
Si quieres ver cómo funcionaría con los albaranes de tus proveedores, pide una demostración a un consultor de IATSAE. Y si buscas una visión general de cómo damos servicio a redes de locales, la tienes en servicio para cadenas.
