Edozein katetan badago inork nahi ez duen eta denek behar duten zeregin bat: hornitzaileen albaranak eta fakturak sistemara pasatzea. Lokal bakoitzak hainbat aldiz jasotzen ditu salgaiak astean, hornitzaile bakoitzak bere formatua du eta norbaitek, lokalean edo zentralean, lerroak, kantitateak eta prezioak idatzi behar ditu. Motela da, akatsak errazten ditu eta, atzeratzen denean, stocka eta kostuak ez dira jada fidagarriak. HIOPOS plataformaren berritasunen artean dago, hain zuzen, fakturak, albaranak eta eskaerak adimen artifizialarekin digitalizatzea, Hiofficen integratuta.
Arazoa ez da denbora bakarrik
Hornitzaileen dokumentuak idazteak orduak kontsumitzen ditu, baina benetako kostua haren ondorioetan dago:
- Bat ez datorren stocka, sarrera berandu edo akatsekin erregistratzen delako.
- Eguneratu gabeko kostuak: erosketa-prezioa ondo erregistratzen ez bada, kalkulatutako kostu-orriak eta marjinak ere ez dira fidagarriak.
- Albaranaren eta fakturaren arteko desadostasunak, inork hautematen ez dituenak hilaren itxiera arte.
- Paperak pilatzen dituzten lokalak, karpeta batean, norbaitek denbora izan arte zain.
10, 20 edo 50 establezimenduko sare batean, atzerapen txiki horiek biderkatu egiten dira, eta zentralak duela aste batzuetako informazioarekin hartzen ditu erabakiak.
Zer aldatzen den IA bidezko digitalizazioarekin
Ideia erraza da: dokumentua lerroz lerro idatzi beharrean, digitalizatu egiten da eta IAk bere edukia interpretatzen du (hornitzailea, artikuluak, kantitateak, zenbatekoak), Hiofficen, HIOPOSen hodeiko ERPan, sartzeko. Pertsona arduraduna idaztetik berrikustera eta balioztatzera igarotzen da. Eta Hioffice salmenta-puntu guztiekin sinkronizatuta dagoenez, salgaien sarrerak dagokion biltegiko stocka eta gainerako prozesuek erabiltzen dituzten erosketa-kostuak eguneratzen ditu.
Xehetasun zehatzak (zure hornitzaileen zer dokumentu ezagutzen diren hobekien, haien kodeak zure artikuluekin nola lotzen diren, nork zer balioztatzen duen) ezarpenean definitzen dira, eta komeni da zure dokumentuekin ikustea erakustaldi batean.
Non nabaritzen den kate batean
Lokaletan
Arduradunak idazteari denbora eskaintzeari uzten dio eta berak bakarrik egin dezakeenean zentratzen da: jasotakoa eskatutakoarekin bat datorrela egiaztatzea. Harrera salgaiak iristen direnean erregistratzen da, ez egun batzuk geroago.
Zentralean
Administrazioak eta erosketek lehenago dute informazioa, eta akats gutxiagorekin. Errazagoa da albaranak eta fakturak adiskidetzea, hornitzaile baten prezio-aldaketak hautematea eta lokalek hornitzaile homologatuetatik kanpo egiten dituzten erosketak kontrolatzea.
Kostuen kontrolean
Erosketak garaiz eta ondo erregistratuta, lokal bakoitzaren kostu-orriek eta kostu errealak errealitatea islatzen dute. Xehetasunez azaltzen dugu kostu-orri zentralizatuei buruzko artikuluan.
Nola ezarri ondo
IAk eskuzko lana murrizten du, baina emaitzak prozesua nola antolatzen den araberakoak dira. Gomendio batzuk:
- Ordenatu lehenik hornitzaileen eta artikuluen maisua. Produktu bera hiru aldiz badago izen desberdinekin, ez du inongo teknologiak bakarrik konponduko.
- Zehaztu nork digitalizatzen duen eta nork balioztatzen duen: lokalak harreran, zentralak fakturan, edo zure sarean zentzua duen banaketa.
- Hasi dokumentu-bolumen handiena duten hornitzaileekin. Hor nabaritzen da lehenago lan-aurrezpena.
- Mantendu giza berrikuspena, batez ere hasieran. IAk proposatzen du; datuaren erantzukizuna zure taldearena da oraindik.
- Neurtu aurretik eta ondoren zure adierazleekin: erregistroaren batez besteko atzerapena, stock-gorabeherak, itxierako desadostasunak.
Adibide argigarri bat
Imajinatu hurbileko 8 supermerkatuko kate bat, dozenaka hornitzaileren salgaiak jasotzen dituena. Orain arte, denda bakoitzak albaranak gordetzen zituen eta zentralak astearen amaieran idazten zituen. Digitalizazioarekin, dendak sarrera erregistratzen du salgaiak jasotzean, zentralak fakturarekin balioztatu eta adiskidetzen du, eta denda bakoitzaren stocka egunean dago hurrengo eskaera prestatzeko.
Teknologia erabilgarria, lurreratzen duen partner batekin
IA duten funtzionalitateek zentzua dute prozesu argietan integratzen direnean. Hori egiten dugu IATSAEn, HIOPOSen Engineering Partner ofizial gisa: dokumentuak gaur lokalen eta zentralaren artean nola zirkulatzen duten berrikusten dugu, datu maisuak ordenatzen ditugu, Hioffice konfiguratzen dugu eta profil bakoitzari prestakuntza ematen diogu. Eta zure sareak datu horiek kontabilitatearekin edo ERP korporatiboarekin konektatu behar baditu, gure integrazio-taldea arduratzen da.
Zure hornitzaileen albaranekin nola funtzionatuko lukeen ikusi nahi baduzu, eskatu erakustaldi bat IATSAEko aholkulari bati. Eta lokal-sareei nola ematen diegun zerbitzua ikuspegi orokor batean ikusi nahi baduzu, kateentzako zerbitzuan duzu.
