Unha tarta personalizada co nome mal escrito, un encargo que ninguén pasou ao obradoiro ou un cliente que chega a recoller o sábado e a súa tarta estaba prevista para o domingo. En pastelaría, os encargos son a venda con máis valor e a que máis se pode torcer. Case sempre o problema non está no obradoiro nin no mostrador, senón no camiño entre ambos: unha libreta, unha nota na neveira ou unha mensaxe no móbil de alguén que hoxe libra.
Por que fallan os encargos
Un encargo ten máis datos ca unha venda normal, e cada dato é unha oportunidade de erro:
- Data e hora de recollida. Unha data mal anotada ou un “a fin de semana” ambiguo abondan para que a tarta non estea lista.
- Tenda de recollida. Nunha cadea, o cliente encarga nunha tenda e quere recoller noutra.
- Personalización. Tamaño, sabor, recheo, cobertura, texto, decoración, velas. Cantas máis opcións, máis fácil esquecer unha.
- Alerxias e intolerancias. O dato máis delicado de todos, e o que máis a miúdo se apunta “de palabra”.
- Datos de contacto. Se algo cambia, hai que poder chamar o cliente.
- Sinal e condicións. Se se pide un sinal, quen o cobrou e que pasa se o cliente non vén.
Cando todo isto vive en papel, o obradoiro traballa cunha foto incompleta e o mostrador non sabe que ten pendente ata que o cliente aparece.
Do mostrador ao obradoiro: o circuíto ordenado
A idea é sinxela: o encargo rexístrase unha soa vez, no momento en que o cliente o pide, e de aí sae todo o demais. Con HIOPOS no mostrador e Hioffice como ERP, o circuíto queda así:
- Toma do encargo no TPV, co artigo e as súas opcións. Os modificadores obrigatorios obrigan a escoller tamaño, sabor ou recheo antes de pechar a liña, de modo que non se pode “esquecer” un dato.
- Ficha do cliente, co seu contacto, para poder localizalo se hai un cambio ou un atraso.
- Pedido ao obradoiro. O obradoiro recibe os pedidos de tendas e clientes no mesmo sistema e sabe que ten que producir, para quen e cando.
- Orde de produción. As ordes de produción pódense lanzar directamente desde un pedido. Ao fabricar, consómense as materias primas segundo a receita e dáse de alta o produto terminado, co seu lote.
- Envío á tenda de recollida como traspaso, con recepción verificada no destino.
- Entrega ao cliente no mostrador, localizando o encargo por cliente ou por data.
Cada paso queda rexistrado. Se o cliente chama para preguntar, calquera persoa do equipo pode ver en que punto está a súa tarta.
Personalización sen perder o control
As tartas personalizadas son o terreo onde máis se nota a diferenza entre improvisar e ter un sistema. Algunhas pautas que funcionan:
- Define un catálogo de bases. Tamaños (por exemplo, 6, 8 ou 12 racións), sabores e recheos dispoñibles. O que non está no catálogo trátase como excepción.
- Usa formatos e modificadores en lugar de texto libre para todo o que se poida estandarizar. O texto libre, só para a mensaxe da tarta e os detalles de decoración.
- Cada base co seu escandallo. Así o custo dunha tarta de 12 racións non é unha estimación, e o obradoiro consome do stock o que realmente utiliza. Explicámolo no artigo sobre escandallos multinivel en pastelaría e panadaría.
- Alérxenos na ficha de produto. Cada artigo leva a súa información de alérxenos, que o equipo de mostrador pode consultar antes de comprometerse cun cliente que pregunta.
Avisos para que nada quede no caixón
O mellor encargo ben anotado non serve de nada se ninguén o mira a tempo. En Hioffice podes programar alertas por email sobre calquera listaxe, á hora que escollas e co PDF anexo. Aplicado aos encargos, é moi práctico:
- Unha listaxe de encargos do día seguinte que chega cada tarde ao responsable do obradoiro.
- Unha listaxe de encargos pendentes de recoller que chega cada mañá a cada tenda.
Que listaxes e a quen se envían decídese na implantación, segundo como traballe o teu equipo. Se necesitas unha listaxe que non existe de serie, adaptámola.
Lista de comprobación para un bo circuíto de encargos
- Unha soa forma de tomar encargos en todas as tendas, sempre no TPV.
- Data, hora e tenda de recollida obrigatorias.
- Opcións de personalización como modificadores, non como notas.
- Teléfono do cliente sempre rexistrado.
- Alerxias comunicadas polo cliente anotadas de forma visible e consultadas na ficha do produto.
- Política de sinal e de cancelación clara e coñecida por todo o equipo.
- Listaxe diaria de encargos para o obradoiro a unha hora fixa.
- Revisión de encargos pendentes de recoller ao peche.
Un exemplo ilustrativo
Unha pastelaría con obradoiro e 3 tendas recibe nunha fin de semana normal uns 40 encargos, que se disparan en tempada alta e nas fins de semana con máis eventos. Ata agora cada tenda apuntábaos na súa libreta e chamábaos ao obradoiro ao mediodía.
Co circuíto en HIOPOS e Hioffice, o encargo rexístrase no TPV coas súas opcións obrigatorias, o obradoiro recibe cada tarde a listaxe do día seguinte por email e lanza as ordes de produción desde os pedidos. O sábado pola mañá, cada tenda sabe que tartas ten que recibir e cales están pendentes de recoller. As cifras son un exemplo; o que cambia en todos os casos é que o obradoiro deixa de depender das chamadas e o mostrador deixa de depender da memoria.
Como o resolvemos con HIOPOS 360º
A plataforma pon as pezas; o circuíto hai que deseñalo para a túa pastelaría. En IATSAE, Engineering Partner oficial de HIOPOS, facémolo así:
- Estudamos os teus encargos reais: que se encarga, con canta antelación, que opcións se piden e onde se producen os erros hoxe.
- Configuramos o catálogo de bases, formatos e modificadores, coas súas receitas e alérxenos.
- Montamos o circuíto de pedido, produción e traspaso entre obradoiro e tendas en Hioffice, e as listaxes e alertas que necesita cada responsable.
- Formamos o equipo de mostrador e de obradoiro, e reforzamos o soporte nas campañas fortes.
Podes ver a solución completa na páxina de fabricación e obradoiros e o detalle do punto de venda en TPV HIOPOS.
Preguntas frecuentes
Pódense rexistrar encargos de clientes no TPV da pastelaría? Si. O encargo rexístrase no TPV co artigo, as súas opcións e os datos do cliente, e o obradoiro recíbeo como pedido en Hioffice para planificar a produción.
Como evito que se esquezan opcións como o sabor ou o tamaño? Configurando esas opcións como modificadores obrigatorios: o TPV non deixa pechar a liña do encargo ata que se escolleron. O texto libre queda só para a mensaxe e os detalles de decoración.
O obradoiro pode producir directamente a partir dun encargo? Si. En Hioffice as ordes de produción pódense lanzar a partir dos pedidos de reposición das tendas ou directamente desde un pedido, e a produción consome as materias primas segundo a receita.
Podo recibir cada día un resumo dos encargos? Si. Hioffice permite programar alertas por email sobre calquera listaxe, á hora que escollas e con PDF anexo, por exemplo cos encargos do día seguinte.
Os encargos ben xestionados son clientes que volven. Se queres ver como quedaría o circuíto na túa pastelaría, calcula canto vale para a túa empresa ou fala connosco.
