Un pastís personalitzat amb el nom mal escrit, un encàrrec que ningú va passar a l’obrador o un client que arriba a recollir el dissabte i el seu pastís estava previst per al diumenge. En pastisseria, els encàrrecs són la venda amb més valor i la que més es pot torçar. Gairebé sempre el problema no és a l’obrador ni al taulell, sinó en el camí entre tots dos: una llibreta, una nota a la nevera o un missatge al mòbil d’algú que avui fa festa.
Per què fallen els encàrrecs
Un encàrrec té més dades que una venda normal, i cada dada és una oportunitat d’error:
- Data i hora de recollida. Una data mal anotada o un “el cap de setmana” ambigu n’hi ha prou perquè el pastís no estigui a punt.
- Botiga de recollida. En una cadena, el client encarrega en una botiga i vol recollir en una altra.
- Personalització. Mida, gust, farcit, cobertura, text, decoració, espelmes. Com més opcions, més fàcil oblidar-ne una.
- Al·lèrgies i intoleràncies. La dada més delicada de totes, i la que més sovint s’apunta “de paraula”.
- Dades de contacte. Si alguna cosa canvia, cal poder trucar al client.
- Paga i senyal i condicions. Si es demana una paga i senyal, qui l’ha cobrada i què passa si el client no ve.
Quan tot això viu en paper, l’obrador treballa amb una foto incompleta i el taulell no sap què té pendent fins que el client apareix.
Del taulell a l’obrador: el circuit ordenat
La idea és senzilla: l’encàrrec es registra una sola vegada, en el moment en què el client el demana, i d’aquí en surt tota la resta. Amb HIOPOS al taulell i Hioffice com a ERP, el circuit queda així:
- Presa de l’encàrrec al TPV, amb l’article i les seves opcions. Els modificadors obligatoris obliguen a triar mida, gust o farcit abans de tancar la línia, de manera que no es pot “oblidar” cap dada.
- Fitxa del client, amb el seu contacte, per poder localitzar-lo si hi ha un canvi o un retard.
- Comanda a l’obrador. L’obrador rep les comandes de botigues i clients al mateix sistema i sap què ha de produir, per a qui i quan.
- Ordre de producció. Les ordres de producció es poden llançar directament des d’una comanda. En fabricar, es consumeixen les matèries primeres segons la recepta i es dona d’alta el producte acabat, amb el seu lot.
- Enviament a la botiga de recollida com a traspàs, amb recepció verificada a destinació.
- Lliurament al client al taulell, localitzant l’encàrrec per client o per data.
Cada pas queda registrat. Si el client truca per preguntar, qualsevol persona de l’equip pot veure en quin punt és el seu pastís.
Personalització sense perdre el control
Els pastissos personalitzats són el terreny on més es nota la diferència entre improvisar i tenir un sistema. Algunes pautes que funcionen:
- Defineix un catàleg de bases. Mides (per exemple, 6, 8 o 12 racions), gustos i farcits disponibles. El que no és al catàleg es tracta com a excepció.
- Fes servir formats i modificadors en lloc de text lliure per a tot el que es pugui estandarditzar. El text lliure, només per al missatge del pastís i els detalls de decoració.
- Cada base amb el seu escandall. Així el cost d’un pastís de 12 racions no és una estimació, i l’obrador consumeix de l’estoc el que realment utilitza. Ho expliquem a l’article sobre escandalls multinivell a pastisseria i fleca.
- Al·lèrgens a la fitxa de producte. Cada article porta la seva informació d’al·lèrgens, que l’equip de taulell pot consultar abans de comprometre’s amb un client que pregunta.
Avisos perquè res no es quedi al calaix
El millor encàrrec ben anotat no serveix de res si ningú el mira a temps. A Hioffice pots programar alertes per correu electrònic sobre qualsevol llistat, a l’hora que triïs i amb el PDF adjunt. Aplicat als encàrrecs, és molt pràctic:
- Un llistat d’encàrrecs de l’endemà que arriba cada tarda al responsable de l’obrador.
- Un llistat d’encàrrecs pendents de recollir que arriba cada matí a cada botiga.
Quins llistats i a qui s’envien es decideix a la implantació, segons com treballi el teu equip. Si necessites un llistat que no existeix de sèrie, l’adaptem.
Checklist per a un bon circuit d’encàrrecs
- Una sola manera de prendre encàrrecs a totes les botigues, sempre al TPV.
- Data, hora i botiga de recollida obligatòries.
- Opcions de personalització com a modificadors, no com a notes.
- Telèfon del client sempre registrat.
- Al·lèrgies comunicades pel client anotades de manera visible i consultades a la fitxa del producte.
- Política de paga i senyal i de cancel·lació clara i coneguda per tot l’equip.
- Llistat diari d’encàrrecs per a l’obrador a una hora fixa.
- Revisió d’encàrrecs pendents de recollir al tancament.
Un exemple il·lustratiu
Una pastisseria amb obrador i 3 botigues rep en un cap de setmana normal uns 40 encàrrecs, que es disparen en temporada alta i en els caps de setmana amb més esdeveniments. Fins ara cada botiga els apuntava a la seva llibreta i els trucava a l’obrador al migdia.
Amb el circuit a HIOPOS i Hioffice, l’encàrrec es registra al TPV amb les seves opcions obligatòries, l’obrador rep cada tarda el llistat de l’endemà per correu electrònic i llança les ordres de producció des de les comandes. Dissabte al matí, cada botiga sap quins pastissos ha de rebre i quins estan pendents de recollir. Les xifres són un exemple; el que canvia en tots els casos és que l’obrador deixa de dependre de les trucades i el taulell deixa de dependre de la memòria.
Com ho resolem amb HIOPOS 360º
La plataforma posa les peces; el circuit cal dissenyar-lo per a la teva pastisseria. A IATSAE, Engineering Partner oficial de HIOPOS, ho fem així:
- Estudiem els teus encàrrecs reals: què s’encarrega, amb quanta antelació, quines opcions es demanen i on es produeixen els errors avui.
- Configurem el catàleg de bases, formats i modificadors, amb les seves receptes i al·lèrgens.
- Muntem el circuit de comanda, producció i traspàs entre obrador i botigues a Hioffice, i els llistats i alertes que necessita cada responsable.
- Formem l’equip de taulell i d’obrador, i reforcem el suport a les campanyes fortes.
Pots veure la solució completa a la pàgina de fabricació i obradors i el detall del punt de venda a TPV HIOPOS.
Preguntes freqüents
Es poden registrar encàrrecs de clients al TPV de la pastisseria? Sí. L’encàrrec es registra al TPV amb l’article, les seves opcions i les dades del client, i l’obrador el rep com a comanda a Hioffice per planificar la producció.
Com evito que s’oblidin opcions com el gust o la mida? Configurant aquestes opcions com a modificadors obligatoris: el TPV no deixa tancar la línia de l’encàrrec fins que s’han triat. El text lliure queda només per al missatge i els detalls de decoració.
L’obrador pot produir directament a partir d’un encàrrec? Sí. A Hioffice les ordres de producció es poden llançar a partir de les comandes de reposició de les botigues o directament des d’una comanda, i la producció consumeix les matèries primeres segons la recepta.
Puc rebre cada dia un resum dels encàrrecs? Sí. Hioffice permet programar alertes per correu electrònic sobre qualsevol llistat, a l’hora que triïs i amb PDF adjunt, per exemple amb els encàrrecs de l’endemà.
Els encàrrecs ben gestionats són clients que tornen. Si vols veure com quedaria el circuit a la teva pastisseria, calcula quant val per a la teva empresa o parla amb nosaltres.
