Una tarta personalizada con el nombre mal escrito, un encargo que nadie pasó al obrador o un cliente que llega a recoger el sábado y su tarta estaba prevista para el domingo. En pastelería, los encargos son la venta con más valor y la que más se puede torcer. Casi siempre el problema no está en el obrador ni en el mostrador, sino en el camino entre ambos: una libreta, una nota en la nevera o un mensaje en el móvil de alguien que hoy libra.
Por qué fallan los encargos
Un encargo tiene más datos que una venta normal, y cada dato es una oportunidad de error:
- Fecha y hora de recogida. Una fecha mal anotada o un “el finde” ambiguo bastan para que la tarta no esté lista.
- Tienda de recogida. En una cadena, el cliente encarga en una tienda y quiere recoger en otra.
- Personalización. Tamaño, sabor, relleno, cobertura, texto, decoración, velas. Cuantas más opciones, más fácil olvidar una.
- Alergias e intolerancias. El dato más delicado de todos, y el que más a menudo se apunta “de palabra”.
- Datos de contacto. Si algo cambia, hay que poder llamar al cliente.
- Señal y condiciones. Si se pide una señal, quién la ha cobrado y qué pasa si el cliente no viene.
Cuando todo esto vive en papel, el obrador trabaja con una foto incompleta y el mostrador no sabe qué tiene pendiente hasta que el cliente aparece.
Del mostrador al obrador: el circuito ordenado
La idea es sencilla: el encargo se registra una sola vez, en el momento en que el cliente lo pide, y de ahí sale todo lo demás. Con HIOPOS en el mostrador y Hioffice como ERP, el circuito queda así:
- Toma del encargo en el TPV, con el artículo y sus opciones. Los modificadores obligatorios obligan a elegir tamaño, sabor o relleno antes de cerrar la línea, de modo que no se puede “olvidar” un dato.
- Ficha del cliente, con su contacto, para poder localizarle si hay un cambio o un retraso.
- Pedido al obrador. El obrador recibe los pedidos de tiendas y clientes en el mismo sistema y sabe qué tiene que producir, para quién y cuándo.
- Orden de producción. Las órdenes de producción se pueden lanzar directamente desde un pedido. Al fabricar, se consumen las materias primas según la receta y se da de alta el producto terminado, con su lote.
- Envío a la tienda de recogida como traspaso, con recepción verificada en destino.
- Entrega al cliente en el mostrador, localizando el encargo por cliente o por fecha.
Cada paso queda registrado. Si el cliente llama para preguntar, cualquier persona del equipo puede ver en qué punto está su tarta.
Personalización sin perder el control
Las tartas personalizadas son el terreno donde más se nota la diferencia entre improvisar y tener un sistema. Algunas pautas que funcionan:
- Define un catálogo de bases. Tamaños (por ejemplo, 6, 8 o 12 raciones), sabores y rellenos disponibles. Lo que no está en el catálogo se trata como excepción.
- Usa formatos y modificadores en lugar de texto libre para todo lo que se pueda estandarizar. El texto libre, solo para el mensaje de la tarta y los detalles de decoración.
- Cada base con su escandallo. Así el coste de una tarta de 12 raciones no es una estimación, y el obrador consume del stock lo que realmente utiliza. Lo explicamos en el artículo sobre escandallos multinivel en pastelería y panadería.
- Alérgenos en la ficha de producto. Cada artículo lleva su información de alérgenos, que el equipo de mostrador puede consultar antes de comprometerse con un cliente que pregunta.
Avisos para que nada se quede en el cajón
El mejor encargo bien anotado no sirve de nada si nadie lo mira a tiempo. En Hioffice puedes programar alertas por email sobre cualquier listado, a la hora que elijas y con el PDF adjunto. Aplicado a los encargos, es muy práctico:
- Un listado de encargos del día siguiente que llega cada tarde al responsable del obrador.
- Un listado de encargos pendientes de recoger que llega cada mañana a cada tienda.
Qué listados y a quién se envían se decide en la implantación, según cómo trabaje tu equipo. Si necesitas un listado que no existe de serie, lo adaptamos.
Checklist para un buen circuito de encargos
- Una sola forma de tomar encargos en todas las tiendas, siempre en el TPV.
- Fecha, hora y tienda de recogida obligatorias.
- Opciones de personalización como modificadores, no como notas.
- Teléfono del cliente siempre registrado.
- Alergias comunicadas por el cliente anotadas de forma visible y consultadas en la ficha del producto.
- Política de señal y de cancelación clara y conocida por todo el equipo.
- Listado diario de encargos para el obrador a una hora fija.
- Revisión de encargos pendientes de recoger al cierre.
Un ejemplo ilustrativo
Una pastelería con obrador y 3 tiendas recibe en un fin de semana normal unos 40 encargos, que se disparan en temporada alta y en los fines de semana con más eventos. Hasta ahora cada tienda los apuntaba en su libreta y los llamaba al obrador a mediodía.
Con el circuito en HIOPOS y Hioffice, el encargo se registra en el TPV con sus opciones obligatorias, el obrador recibe cada tarde el listado del día siguiente por email y lanza las órdenes de producción desde los pedidos. El sábado por la mañana, cada tienda sabe qué tartas tiene que recibir y cuáles están pendientes de recoger. Las cifras son un ejemplo; lo que cambia en todos los casos es que el obrador deja de depender de las llamadas y el mostrador deja de depender de la memoria.
Cómo lo resolvemos con HIOPOS 360º
La plataforma pone las piezas; el circuito hay que diseñarlo para tu pastelería. En IATSAE, Engineering Partner oficial de HIOPOS, lo hacemos así:
- Estudiamos tus encargos reales: qué se encarga, con cuánta antelación, qué opciones se piden y dónde se producen los errores hoy.
- Configuramos el catálogo de bases, formatos y modificadores, con sus recetas y alérgenos.
- Montamos el circuito de pedido, producción y traspaso entre obrador y tiendas en Hioffice, y los listados y alertas que necesita cada responsable.
- Formamos al equipo de mostrador y de obrador, y reforzamos el soporte en las campañas fuertes.
Puedes ver la solución completa en la página de fabricación y obradores y el detalle del punto de venta en TPV HIOPOS.
Preguntas frecuentes
¿Se pueden registrar encargos de clientes en el TPV de la pastelería? Sí. El encargo se registra en el TPV con el artículo, sus opciones y los datos del cliente, y el obrador lo recibe como pedido en Hioffice para planificar la producción.
¿Cómo evito que se olviden opciones como el sabor o el tamaño? Configurando esas opciones como modificadores obligatorios: el TPV no deja cerrar la línea del encargo hasta que se han elegido. El texto libre queda solo para el mensaje y los detalles de decoración.
¿El obrador puede producir directamente a partir de un encargo? Sí. En Hioffice las órdenes de producción se pueden lanzar a partir de los pedidos de reposición de las tiendas o directamente desde un pedido, y la producción consume las materias primas según la receta.
¿Puedo recibir cada día un resumen de los encargos? Sí. Hioffice permite programar alertas por email sobre cualquier listado, a la hora que elijas y con PDF adjunto, por ejemplo con los encargos del día siguiente.
Los encargos bien gestionados son clientes que vuelven. Si quieres ver cómo quedaría el circuito en tu pastelería, calcula cuánto vale para tu empresa o habla con nosotros.
