En una cadena, dos cosas se deciden en la central pero se juegan en cada local: cuánta gente hay trabajando en cada momento y qué ve el cliente al entrar. Si el cuadrante se hace sin mirar las ventas, sobra personal a primera hora y falta a mediodía. Si los carteles y las pantallas se gestionan local a local, la promoción de esta semana se anuncia en unos sitios sí y en otros no. Las dos cosas se resuelven igual: con datos centralizados y una forma de trabajar común.
Dos tipos de turnos, y los dos importan
Cuando hablamos de turnos en una cadena, en realidad hablamos de dos cosas distintas:
- Los turnos del personal: quién trabaja, en qué local y en qué franja. Es el cuadrante.
- Los turnos de atención al cliente: el número que coge el cliente en el mostrador de la carnicería, la charcutería, la panadería o el puesto de atención, y la pantalla que lo llama.
Los dos afectan a lo mismo: el tiempo de espera del cliente y el coste de personal. Y los dos funcionan mejor cuando se gestionan con los mismos datos que el resto del negocio.
Planificar el personal con datos de venta
El error más común es hacer el cuadrante de la semana copiando el de la anterior. La alternativa es partir de cuándo vende de verdad cada local:
- Curva de ventas hora a hora. En Analytics ves la curva hora a hora frente al año anterior, local a local. Es la base para decidir cuántas personas hacen falta en cada franja.
- Ventas por empleado y objetivos. Te ayudan a entender la productividad de cada equipo y a detectar franjas con exceso o falta de personal.
- Cuadrantes y fichajes. En Hioffice, los turnos y cuadrantes de cada establecimiento se comparan con los fichajes. Los fichajes se hacen desde el propio TPV o el comandero.
- Cada local gestiona su equipo. La central decide qué delega: el encargado organiza el personal y los turnos de su local, con perfiles y permisos por establecimiento, mientras la central ve toda la red.
Ejemplo ilustrativo
Imagina una cadena de diez locales de restauración rápida. La central revisa la curva hora a hora y ve que en los locales de centro comercial el pico de los sábados empieza una hora más tarde que en los de calle. Ajusta el cuadrante de esos locales para reforzar de 13:00 a 16:00 en lugar de entrar todos a las 12:00. A final de mes, compara cuadrante y fichajes por local para ver si el ajuste se ha aplicado.
Turnos en el mostrador: menos esperas, menos discusiones
En supermercados, carnicerías, charcuterías, panaderías o cualquier negocio con mostrador, el sistema de turnos ordena la cola y evita el «yo estaba antes». La Gestión de turnos y cartelería de HIOPOS permite:
- Turnos por sección: cada mostrador con su numeración.
- Pantallas que alternan el número llamado con tus promociones, de modo que el tiempo de espera se convierte en espacio de comunicación.
- Pantallas en televisores Android, instaladas en cada sección o en la entrada del local.
- Gestión desde la central, para que todas las tiendas muestren lo que toca.
En restauración rápida, la pieza equivalente es CallScreen, la pantalla que muestra al cliente el estado de su pedido y le avisa cuando puede recogerlo.
Cartelería digital centralizada: precios y promociones coherentes
Una promoción que se anuncia en pantalla y no se aplica en caja genera desconfianza. Una que se aplica en caja y nadie conoce no vende. La clave es que lo que se anuncia y lo que se cobra salgan de la misma decisión:
- Precios y promociones definidos una vez en Hioffice: tarifas por local, zona, canal o franja horaria, y promociones con su vigencia y las tiendas donde aplican. El TPV las aplica automáticamente en caja.
- Pantallas programadas desde la central para la misma campaña, en todos los locales a la vez.
- Etiquetas al día: cuando cambia una tarifa, las etiquetas de lineal a reimprimir se preparan solas.
- Si ya tienes otro sistema de cartelería digital, los datos maestros de artículos, precios y promociones se pueden compartir con él mediante Bridge, la capa de integración de HIOPOS. En IATSAE confirmamos cada integración con el proveedor antes de comprometerla.
Checklist para cadenas
- Decide qué controla la central y qué puede cambiar cada local: cuadrantes, pantallas, promociones.
- Revisa la curva de ventas hora a hora de cada local antes de hacer el cuadrante.
- Compara cada mes cuadrante y fichajes por local.
- Define las secciones con turno en cada tienda y su numeración.
- Prepara un calendario de campañas con fechas de inicio y fin.
- Programa a la vez la promoción en Hioffice, las pantallas y las etiquetas.
- Comprueba el primer día de cada campaña que caja, pantalla y lineal dicen lo mismo.
Cómo lo resolvemos con HIOPOS 360º
Con HIOPOS 360º, personal, ventas, precios, promociones y pantallas comparten el mismo dato. No hay un programa de fichajes por un lado, un gestor de pantallas por otro y un TPV que no sabe nada de los dos.
En IATSAE, como Engineering Partner oficial de HIOPOS, empezamos acordando contigo qué gobierna la central y qué opera cada local. Después configuramos en Hioffice perfiles, permisos, cuadrantes y fichajes; preparamos en Analytics los cuadros de mando para dirección y encargados; instalamos las pantallas y los turnos por sección; y formamos a cada perfil. En redes con locales en distintas provincias coordinamos el despliegue en toda España con nuestro propio equipo y con nuestra red de partners. Más detalle en servicio para cadenas y cadenas y franquicias.
Preguntas frecuentes
¿Qué es la Gestión de turnos y cartelería de HIOPOS? Es la solución para gestionar los turnos de atención en los mostradores y las pantallas de cartelería. Las pantallas alternan el número llamado con tus promociones, funcionan en televisores Android y se gestionan desde la central.
¿Puedo comparar los cuadrantes del personal con los fichajes? Sí. En Hioffice, los turnos y cuadrantes de cada establecimiento se comparan con los fichajes, que se registran desde el TPV o el comandero.
¿Cómo me aseguro de que la promoción anunciada se cobra bien en caja? Definiendo la promoción una sola vez en Hioffice, con su vigencia y sus tiendas, para que el TPV la aplique automáticamente, y programando las pantallas y las etiquetas para la misma campaña.
¿Puedo usar mi sistema actual de cartelería digital? Sí, en muchos casos. Mediante Bridge se pueden compartir artículos, precios y promociones con sistemas externos de cartelería. Analizamos tu caso y confirmamos la integración con el proveedor antes de comprometerla.
Planificar bien el personal y comunicar igual en todos los locales es margen y es imagen de marca. Calcula cuánto vale para tu empresa o habla con un consultor.
