Dos cadenas pueden tener exactamente el mismo TPV y el mismo ERP y sacarles un rendimiento completamente distinto. En una, los encargados consultan las ventas por franja horaria, la central lanza promociones desde Hioffice en minutos y el personal de sala usa el comandero con soltura. En la otra, el sistema se usa como una caja registradora cara. La diferencia casi nunca está en el software: está en cuánto y cómo se ha formado a cada persona que lo usa.
La formación no es un día, es un proceso
En muchos proyectos la formación se concentra en la jornada de puesta en marcha: unas horas con todo el equipo, un manual y a funcionar. Ese día es necesario, pero no es suficiente, por tres motivos:
- El día del arranque se aprende lo urgente, no lo importante. El personal quiere saber cobrar y cerrar caja; las funciones que aportan valor llegan después.
- Las personas cambian. En hostelería y retail la rotación es parte del negocio, y cada incorporación necesita aprender.
- El sistema evoluciona. Cada versión trae mejoras que solo sirven si alguien las conoce y las activa.
Por eso hablamos de formación continua: un acompañamiento que empieza en la implantación y sigue durante toda la relación.
Formar por perfiles: a cada uno lo suyo
Un sistema integrado como HIOPOS con Hioffice lo usan personas con necesidades muy distintas. Juntar a todas en la misma sala es la forma más rápida de que nadie aproveche la sesión. Nosotros formamos por perfiles:
- Dirección: lectura de informes consolidados, comparativas entre locales, indicadores de rentabilidad y uso de la analítica para decidir.
- Central: gestión de artículos, tarifas y promociones, compras y proveedores, stock, traspasos e inventarios, escandallos y fidelización.
- Encargados: cierres de caja, control de turnos, pedidos al almacén, recepción de mercancía, consulta de ventas del propio local.
- Personal de sala o tienda: venta, cobro, comandas, devoluciones, uso del comandero o del TPV móvil y qué hacer ante una incidencia.
Cada perfil aprende con los casos reales de su establecimiento, no con ejemplos genéricos. Y la formación es presencial, en el local, con los mismos equipos con los que se trabaja.
La rotación de personal, un reto que no se puede ignorar
Pensemos en un ejemplo ilustrativo: una cadena de cafeterías con varios locales y mucha incorporación en temporada alta. Si cada nuevo empleado aprende “de oídas” de un compañero que a su vez aprendió de otro, en pocos meses los procesos se deforman: descuentos mal aplicados, cierres incompletos, artículos vendidos con la tecla equivocada.
Para evitarlo, conviene:
- Formar a encargados como formadores internos, para que puedan enseñar bien lo básico a cada incorporación.
- Tener procesos sencillos y homogéneos en todos los locales, algo que facilita una configuración centralizada.
- Programar refuerzos de formación cuando se detectan errores repetidos o antes de las épocas de más contratación.
Un buen diseño del sistema también ayuda: los TPV HIOPOS se configuran desde la central, así que cada local ve solo lo que necesita, con pantallas claras y perfiles de usuario que limitan lo que cada persona puede hacer.
Nuevas funcionalidades: lo que no se conoce no se usa
HIOPOS es una plataforma viva: kioscos de autopedido, carta QR con pago en mesa, pantallas de cocina, fidelización, reservas, analítica. Muchas empresas tienen al alcance funciones que resolverían problemas reales y no las usan simplemente porque nadie se las ha explicado.
Parte de nuestro trabajo en la postventa es precisamente ese: contarte qué ha cambiado, valorar contigo si te aporta algo y, si es así, configurarlo y formar al equipo que lo va a usar. Lo explicamos con más detalle en cómo es nuestra postventa.
Señales de que tu equipo necesita más formación
- Las mismas incidencias se repiten en distintos locales.
- La central sigue usando hojas de cálculo para cosas que el ERP ya hace.
- Los encargados no consultan los informes de su propio local.
- Nadie sabe explicar por qué una funcionalidad está desactivada.
Si te reconoces en alguna, el problema no es el sistema: es que todavía no lo estás aprovechando.
Formación y proximidad van de la mano
Formar bien exige estar cerca: conocer a los equipos, ir a los locales, adaptar las sesiones a cada perfil y volver cuando hace falta. Es la manera de trabajar que hemos mantenido durante más de 20 años y forma parte de nuestro método de implantación.
Si quieres que tu equipo saque todo el partido a HIOPOS y Hioffice, habla con un consultor y diseñaremos un plan de formación a la medida de tu organización.
