Dues cadenes poden tindre exactament el mateix TPV i el mateix ERP i traure’n un rendiment completament diferent. En una, els encarregats consulten les vendes per franja horària, la central llança promocions des de Hioffice en minuts i el personal de sala fa servir la comandera amb desimboltura. En l’altra, el sistema s’utilitza com una caixa registradora cara. La diferència gairebé mai no és al programari: és en quant i com s’ha format cada persona que el fa servir.
La formació no és un dia, és un procés
En molts projectes la formació es concentra en la jornada de posada en marxa: unes hores amb tot l’equip, un manual i a funcionar. Este dia és necessari, però no és suficient, per tres motius:
- El dia de l’arrencada s’aprén el que és urgent, no el que és important. El personal vol saber cobrar i tancar caixa; les funcions que aporten valor arriben després.
- Les persones canvien. En hostaleria i retail la rotació forma part del negoci, i cada incorporació necessita aprendre.
- El sistema evoluciona. Cada versió porta millores que només servixen si algú les coneix i les activa.
Per això parlem de formació contínua: un acompanyament que comença en la implantació i continua durant tota la relació.
Formar per perfils: a cadascú el que li toca
Un sistema integrat com HIOPOS amb Hioffice el fan servir persones amb necessitats molt diferents. Ajuntar-les totes a la mateixa sala és la manera més ràpida que ningú no aprofite la sessió. Nosaltres formem per perfils:
- Direcció: lectura d’informes consolidats, comparatives entre locals, indicadors de rendibilitat i ús de l’analítica per decidir.
- Central: gestió d’articles, tarifes i promocions, compres i proveïdors, estoc, traspassos i inventaris, escandalls i fidelització.
- Encarregats: tancaments de caixa, control de torns, comandes al magatzem, recepció de mercaderia, consulta de vendes del propi local.
- Personal de sala o botiga: venda, cobrament, comandes, devolucions, ús de la comandera o del TPV mòbil i què fer davant d’una incidència.
Cada perfil aprén amb els casos reals del seu establiment, no amb exemples genèrics. I la formació és presencial, al local, amb els mateixos equips amb què es treballa.
La rotació de personal, un repte que no es pot ignorar
Pensem en un exemple il·lustratiu: una cadena de cafeteries amb diversos locals i moltes incorporacions en temporada alta. Si cada nou treballador aprén «d’orella» d’un company que al seu torn va aprendre d’un altre, en pocs mesos els processos es deformen: descomptes mal aplicats, tancaments incomplets, articles venuts amb la tecla equivocada.
Per evitar-ho, convé:
- Formar els encarregats com a formadors interns, perquè puguen ensenyar bé el que és bàsic a cada incorporació.
- Tindre processos senzills i homogenis a tots els locals, cosa que facilita una configuració centralitzada.
- Programar reforços de formació quan es detecten errors repetits o abans de les èpoques de més contractació.
Un bon disseny del sistema també hi ajuda: els TPV HIOPOS es configuren des de la central, així que cada local veu només el que necessita, amb pantalles clares i perfils d’usuari que limiten el que cada persona pot fer.
Noves funcionalitats: el que no es coneix no es fa servir
HIOPOS és una plataforma viva: quioscos d’autocomanda, carta QR amb pagament a taula, pantalles de cuina, fidelització, reserves, analítica. Moltes empreses tenen a l’abast funcions que resoldrien problemes reals i no les fan servir simplement perquè ningú no les hi ha explicat.
Part de la nostra feina a la postvenda és precisament esta: explicar-te què ha canviat, valorar amb tu si t’aporta alguna cosa i, si és així, configurar-ho i formar l’equip que ho farà servir. Ho expliquem amb més detall a com és la nostra postvenda.
Senyals que el teu equip necessita més formació
- Les mateixes incidències es repetixen en diferents locals.
- La central continua fent servir fulls de càlcul per a coses que l’ERP ja fa.
- Els encarregats no consulten els informes del seu propi local.
- Ningú no sap explicar per què una funcionalitat està desactivada.
Si t’hi reconeixes, el problema no és el sistema: és que encara no l’estàs aprofitant.
Formació i proximitat van de bracet
Formar bé exigix ser a prop: conéixer els equips, anar als locals, adaptar les sessions a cada perfil i tornar-hi quan cal. És la manera de treballar que hem mantingut durant més de 20 anys i forma part del nostre mètode d’implantació.
Si vols que el teu equip traga tot el partit de HIOPOS i Hioffice, parla amb un consultor i dissenyarem un pla de formació a la mida de la teua organització.
