Pedir de máis e pedir de menos custan diñeiro, só que de forma distinta. O que sobra acaba en merma ou inmobiliza caixa no almacén. O que falta é unha venda perdida e un cliente que se vai a outro sitio. Na maioría de negocios o pedido faise repetindo o da semana anterior e corrixindo a ollo. Funciona ata que cambia algo: un festivo, o tempo, unha promoción ou un local novo.
O que custa pedir a ollo
As roturas e os excedentes aparecen en todos os sectores, aínda que con caras distintas:
- Hostalaría: pratos que se esgotan a metade de servizo, produto fresco que se tira ao final da semana, food cost que se dispara sen saber por que.
- Retail: tallas que se acaban nunha tenda mentres sobran noutra, coleccións que rematan en rebaixas porque se comprou de máis.
- Alimentación: perecedoiros que caducan na cámara, lineais baleiros en hora punta e pedidos urxentes ao provedor.
En todos os casos, o problema de fondo é o mesmo: decídese sen datos fiables ou con datos que chegan tarde.
Que datos necesitas para prever
Unha previsión é tan boa como os datos dos que parte. Antes de pensar en fórmulas, asegúrate de ter isto:
- Vendas por día da semana, franxa horaria e local. Un martes non se parece a un sábado, nin un local de oficinas a un de barrio.
- Stock real. Se o stock só cadra despois de cada inventario, a previsión parte dun número equivocado. O ideal é un stock que se desconte con cada venda e con cada escandallo.
- Mermas rexistradas con motivo. Se non sabes canto tiras e por que, non sabes canto che sobra.
- Pedidos en curso. O que xa está pedido e non chegou.
- O calendario. Festivos, eventos, campañas e promocións. Isto achégao o equipo, porque ninguén coñece mellor a súa zona.
Da previsión de demanda ao pedido
Prever a demanda e decidir que comprar son dous pasos distintos que convén conectar:
- Prever canto vas vender. En Analytics tes a previsión de demanda por día da semana e o orzamento fronte ao real, local a local.
- Traducir a venda prevista a necesidades. En restauración, cada prato vendido desconta os seus ingredientes por escandallo; en retail e alimentación, cada artigo desconta o seu propio stock.
- Propor o pedido. Hioffice inclúe a previsión de compras por vendas, por mínimos ou por pedidos de clientes, e a proposta de pedidos como automatización.
- Revisar e aprobar. A proposta non substitúe o criterio do encargado ou do comprador: acelérao e dálle unha base.
- Recibir e comparar. A recepción contra pedido rexistra as diferenzas, e as alertas por email avisan de stock baixo mínimos.
Como se aplica en cada sector
Hostalaría e restauración
Nun restaurante non se compra o que se vende: cómpranse quilos e botellas e véndense pratos e copas. Cos escandallos ligados ao stock, a venda prevista de pratos convértese en consumo previsto de ingredientes. No servizo, o bloqueo e o contador de racións evitan seguir vendendo un prato esgotado no TPV, nos comandeiros, nos quioscos e na carta en liña á vez. E se a cadea ten cociña central ou obradoiro, os locais fan os seus pedidos a central cos mesmos datos.
Retail
En retail, a previsión xógase por talla, cor e tenda. Analytics mostra o esgotamento de coleccións e tallas e permite comparar tendas, e Hioffice ofrece previsión de compras con aprobación por zona. Antes de comprar máis, convén mirar se o stock está na tenda equivocada: o traspaso entre tendas adoita ser máis barato ca unha rotura.
Alimentación e supermercados
En alimentación, o reto son os perecedoiros. As alertas de caducidade próxima e as etiquetas de rebaixa antidesperdicio axudan a dar saída ao que sobra, e a recepción por caixas con Hiostock mantén o stock ao día sen parar a tenda. Coas mermas valoradas a custo, ves que seccións e que artigos se pasan de pedido.
Un exemplo ilustrativo
Imaxina unha cadea de oito cafetarías con bolaría e bocadillos que cada día pide ao seu obradoiro. Ata agora, cada encargado pedía o mesmo que a semana anterior. Ao revisar os datos, a central ve que os luns sobra unha porcentaxe alta de bolaría nos locais de oficinas e que os sábados se esgota antes do mediodía nos de barrio.
Coa previsión por día da semana e a proposta de pedido como punto de partida, os encargados axustan os seus pedidos local a local. Ao cabo dunhas semanas, a central compara a merma e as roturas antes e despois, cos mesmos informes. Non fai falta un algoritmo perfecto: fai falta que todos decidan cos mesmos datos.
Lista de verificación para comezar a comprar con datos
- Comproba que o stock de cada local é fiable: inventarios, mermas e traspasos rexistrados.
- Mira as vendas por día da semana, non só por mes.
- Rexistra todas as mermas co seu motivo.
- Define mínimos de stock para os artigos clave.
- Usa a proposta de pedido como base e deixa que o encargado a axuste.
- Anota os eventos e festivos que cambian a demanda en cada zona.
- Compara cada mes previsión fronte a real e merma fronte a roturas.
Como o resolvemos con HIOPOS 360º
Prever ben necesita un dato único: as vendas, o stock, os escandallos, as mermas e os pedidos no mesmo sistema e en tempo real. Cando o TPV, o almacén e as compras están en programas distintos, a previsión faise con datos de onte e con exportacións que ninguén acaba de cadrar.
En IATSAE, como Engineering Partner oficial de HIOPOS, poñemos primeiro orde nos datos (artigos, escandallos, almacéns e mínimos), despois configuramos a previsión e as propostas de pedido en Hioffice, e construímos en Analytics os cadros de mando que necesita cada perfil: dirección, compras ou encargado. Se che falta algún informe, desenvolvémolo á medida. Podes ver como traballamos con redes de locais en cadeas e franquías.
Preguntas frecuentes
Que diferenza hai entre previsión de demanda e previsión de compras? A previsión de demanda estima canto vas vender, por exemplo por día da semana e local. A previsión de compras traduce esa venda, o stock actual, os mínimos e os pedidos en curso no que hai que pedir a cada provedor ou á central.
Necesito moito histórico para comezar? Canto máis histórico, mellor, pero o máis importante é que os datos sexan fiables: vendas rexistradas por local e día, stock real e mermas con motivo. Con datos limpos, os patróns por día da semana aparecen pronto.
O sistema fai os pedidos só? Hioffice pode propor os pedidos a partir de vendas, mínimos ou pedidos de clientes. O recomendable é que o encargado ou o comprador revise a proposta antes de enviala, porque coñece os eventos e cambios da súa zona.
Serve igual para hostalaría, retail e alimentación? A base é a mesma: vendas, stock e compras sobre un dato único. O que cambia é o detalle: escandallos en hostalaría, tallas e cores en retail, e caducidades e mermas en alimentación.
Menos roturas e menos excedentes é marxe que hoxe se escapa. Calcula canto vale para a túa empresa ou fala cun consultor para revisar o teu caso.
