Demanar de més i demanar de menys costen diners, només que de manera diferent. El que sobra acaba en merma o immobilitza caixa al magatzem. El que falta és una venda perduda i un client que se’n va a un altre lloc. En la majoria de negocis la comanda es fa repetint la de la setmana anterior i corregint a ull. Funciona fins que canvia alguna cosa: un festiu, el temps, una promoció o un local nou.
El que costa demanar a ull
Els trencaments d’estoc i els excedents apareixen a tots els sectors, encara que amb cares diferents:
- Hostaleria: plats que s’esgoten a mig servei, producte fresc que es llença al final de la setmana, food cost que es dispara sense saber per què.
- Retail: talles que s’acaben en una botiga mentre en sobren en una altra, col·leccions que acaben en rebaixes perquè se’n va comprar de més.
- Alimentació: peribles que caduquen a la cambra, lineals buits en hora punta i comandes urgents al proveïdor.
En tots els casos, el problema de fons és el mateix: es decideix sense dades fiables o amb dades que arriben tard.
Quines dades necessites per preveure
Una previsió és tan bona com les dades de què parteix. Abans de pensar en fórmules, assegura’t de tenir això:
- Vendes per dia de la setmana, franja horària i local. Un dimarts no s’assembla a un dissabte, ni un local d’oficines a un de barri.
- Estoc real. Si l’estoc només quadra després de cada inventari, la previsió parteix d’un número equivocat. L’ideal és un estoc que es descompti amb cada venda i amb cada escandall.
- Mermes registrades amb motiu. Si no saps quant llences i per què, no saps quant et sobra.
- Comandes en curs. El que ja està demanat i no ha arribat.
- El calendari. Festius, esdeveniments, campanyes i promocions. Això ho aporta l’equip, perquè ningú no coneix millor la seva zona.
De la previsió de demanda a la comanda
Preveure la demanda i decidir què cal comprar són dos passos diferents que convé connectar:
- Preveure quant vendràs. A Analytics tens la previsió de demanda per dia de la setmana i el pressupost davant del real, local a local.
- Traduir la venda prevista a necessitats. En restauració, cada plat venut descompta els seus ingredients per escandall; en retail i alimentació, cada article descompta el seu propi estoc.
- Proposar la comanda. Hioffice inclou la previsió de compres per vendes, per mínims o per comandes de clients, i la proposta de comandes com a automatització.
- Revisar i aprovar. La proposta no substitueix el criteri de l’encarregat o del comprador: l’accelera i li dona una base.
- Rebre i comparar. La recepció contra comanda registra les diferències, i les alertes per correu electrònic avisen d’estoc sota mínims.
Com s’aplica a cada sector
Hostaleria i restauració
En un restaurant no es compra el que es ven: es compren quilos i ampolles i es venen plats i copes. Amb els escandalls lligats a l’estoc, la venda prevista de plats es converteix en consum previst d’ingredients. Durant el servei, el bloqueig i el comptador de racions eviten continuar venent un plat esgotat al TPV, les comanderes, els quioscos i la carta en línia alhora. I si la cadena té cuina central o obrador, els locals fan les seves comandes a central amb les mateixes dades.
Retail
En retail, la previsió es juga per talla, color i botiga. Analytics mostra l’esgotament de col·leccions i talles i permet comparar botigues, i Hioffice ofereix previsió de compres amb aprovació per zona. Abans de comprar més, convé mirar si l’estoc és a la botiga equivocada: el traspàs entre botigues sol sortir més a compte que un trencament d’estoc.
Alimentació i supermercats
En alimentació, el repte són els peribles. Les alertes de caducitat propera i les etiquetes de rebaixa antimalbaratament ajuden a donar sortida al que sobra, i la recepció per caixes amb Hiostock manté l’estoc al dia sense aturar la botiga. Amb les mermes valorades a cost, veus quines seccions i quins articles es passen de comanda.
Un exemple il·lustratiu
Imagina una cadena de vuit cafeteries amb brioixeria i entrepans que cada dia demana al seu obrador. Fins ara, cada encarregat demanava el mateix que la setmana anterior. En revisar les dades, la central veu que els dilluns sobra un percentatge alt de brioixeria als locals d’oficines i que els dissabtes s’esgota abans del migdia als de barri.
Amb la previsió per dia de la setmana i la proposta de comanda com a punt de partida, els encarregats ajusten les seves comandes local a local. Al cap d’unes setmanes, la central compara la merma i els trencaments abans i després, amb els mateixos informes. No cal un algorisme perfecte: cal que tothom decideixi amb les mateixes dades.
Checklist per començar a comprar amb dades
- Comprova que l’estoc de cada local és fiable: inventaris, mermes i traspassos registrats.
- Mira les vendes per dia de la setmana, no només per mes.
- Registra totes les mermes amb el seu motiu.
- Defineix mínims d’estoc per als articles clau.
- Fes servir la proposta de comanda com a base i deixa que l’encarregat l’ajusti.
- Anota els esdeveniments i festius que canvien la demanda a cada zona.
- Compara cada mes previsió davant de real i merma davant de trencaments.
Com ho resolem amb HIOPOS 360º
Preveure bé necessita una dada única: les vendes, l’estoc, els escandalls, les mermes i les comandes en el mateix sistema i en temps real. Quan el TPV, el magatzem i les compres són en programes diferents, la previsió es fa amb dades d’ahir i amb exportacions que ningú no acaba de quadrar.
A IATSAE, com a Engineering Partner oficial d’HIOPOS, primer posem ordre a les dades (articles, escandalls, magatzems i mínims), després configurem la previsió i les propostes de comanda a Hioffice, i construïm a Analytics els quadres de comandament que necessita cada perfil: direcció, compres o encarregat. Si et falta algun informe, el desenvolupem a mida. Pots veure com treballem amb xarxes de locals a cadenes i franquícies.
Preguntes freqüents
Quina diferència hi ha entre previsió de demanda i previsió de compres? La previsió de demanda estima quant vendràs, per exemple per dia de la setmana i local. La previsió de compres tradueix aquesta venda, l’estoc actual, els mínims i les comandes en curs en el que cal demanar a cada proveïdor o a la central.
Necessito molt d’històric per començar? Com més històric, millor, però el més important és que les dades siguin fiables: vendes registrades per local i dia, estoc real i mermes amb motiu. Amb dades netes, els patrons per dia de la setmana apareixen aviat.
El sistema fa les comandes sol? Hioffice pot proposar les comandes a partir de vendes, mínims o comandes de clients. El recomanable és que l’encarregat o el comprador revisi la proposta abans d’enviar-la, perquè coneix els esdeveniments i els canvis de la seva zona.
Serveix igual per a hostaleria, retail i alimentació? La base és la mateixa: vendes, estoc i compres sobre una dada única. El que canvia és el detall: escandalls en hostaleria, talles i colors en retail, i caducitats i mermes en alimentació.
Menys trencaments i menys excedents és marge que avui s’escapa. Calcula quant val per a la teva empresa o parla amb un consultor per revisar el teu cas.
