Pedir de más y pedir de menos cuestan dinero, solo que de forma distinta. Lo que sobra acaba en merma o inmoviliza caja en el almacén. Lo que falta es una venta perdida y un cliente que se va a otro sitio. En la mayoría de negocios el pedido se hace repitiendo el de la semana anterior y corrigiendo a ojo. Funciona hasta que cambia algo: un festivo, el tiempo, una promoción o un local nuevo.
Lo que cuesta pedir a ojo
Las roturas y los excedentes aparecen en todos los sectores, aunque con caras distintas:
- Hostelería: platos que se agotan a mitad de servicio, producto fresco que se tira al final de la semana, food cost que se dispara sin saber por qué.
- Retail: tallas que se acaban en una tienda mientras sobran en otra, colecciones que terminan en rebajas porque se compró de más.
- Alimentación: perecederos que caducan en la cámara, lineales vacíos en hora punta y pedidos urgentes al proveedor.
En todos los casos, el problema de fondo es el mismo: se decide sin datos fiables o con datos que llegan tarde.
Qué datos necesitas para prever
Una previsión es tan buena como los datos de los que parte. Antes de pensar en fórmulas, asegúrate de tener esto:
- Ventas por día de la semana, franja horaria y local. Un martes no se parece a un sábado, ni un local de oficinas a uno de barrio.
- Stock real. Si el stock solo cuadra después de cada inventario, la previsión parte de un número equivocado. Lo ideal es un stock que se descuente con cada venta y con cada escandallo.
- Mermas registradas con motivo. Si no sabes cuánto tiras y por qué, no sabes cuánto te sobra.
- Pedidos en curso. Lo que ya está pedido y no ha llegado.
- El calendario. Festivos, eventos, campañas y promociones. Esto lo aporta el equipo, porque nadie conoce mejor su zona.
De la previsión de demanda al pedido
Prever la demanda y decidir qué comprar son dos pasos distintos que conviene conectar:
- Prever cuánto vas a vender. En Analytics tienes la previsión de demanda por día de la semana y el presupuesto frente a lo real, local a local.
- Traducir la venta prevista a necesidades. En restauración, cada plato vendido descuenta sus ingredientes por escandallo; en retail y alimentación, cada artículo descuenta su propio stock.
- Proponer el pedido. Hioffice incluye la previsión de compras por ventas, por mínimos o por pedidos de clientes, y la propuesta de pedidos como automatización.
- Revisar y aprobar. La propuesta no sustituye al criterio del encargado o del comprador: lo acelera y le da una base.
- Recibir y comparar. La recepción contra pedido registra las diferencias, y las alertas por email avisan de stock bajo mínimos.
Cómo se aplica en cada sector
Hostelería y restauración
En un restaurante no se compra lo que se vende: se compran kilos y botellas y se venden platos y copas. Con los escandallos ligados al stock, la venta prevista de platos se convierte en consumo previsto de ingredientes. En el servicio, el bloqueo y el contador de raciones evitan seguir vendiendo un plato agotado en el TPV, los comanderos, los kioscos y la carta online a la vez. Y si la cadena tiene cocina central u obrador, los locales hacen sus pedidos a central con los mismos datos.
Retail
En retail, la previsión se juega por talla, color y tienda. Analytics muestra el agotamiento de colecciones y tallas y permite comparar tiendas, y Hioffice ofrece previsión de compras con aprobación por zona. Antes de comprar más, conviene mirar si el stock está en la tienda equivocada: el traspaso entre tiendas suele ser más barato que una rotura.
Alimentación y supermercados
En alimentación, el reto son los perecederos. Las alertas de caducidad próxima y las etiquetas de rebaja anti-desperdicio ayudan a dar salida a lo que sobra, y la recepción por cajas con Hiostock mantiene el stock al día sin parar la tienda. Con las mermas valoradas a coste, ves qué secciones y qué artículos se pasan de pedido.
Un ejemplo ilustrativo
Imagina una cadena de ocho cafeterías con bollería y bocadillos que cada día pide a su obrador. Hasta ahora, cada encargado pedía lo mismo que la semana anterior. Al revisar los datos, la central ve que los lunes sobra un porcentaje alto de bollería en los locales de oficinas y que los sábados se agota antes de mediodía en los de barrio.
Con la previsión por día de la semana y la propuesta de pedido como punto de partida, los encargados ajustan sus pedidos local a local. Al cabo de unas semanas, la central compara la merma y las roturas antes y después, con los mismos informes. No hace falta un algoritmo perfecto: hace falta que todos decidan con los mismos datos.
Checklist para empezar a comprar con datos
- Comprueba que el stock de cada local es fiable: inventarios, mermas y traspasos registrados.
- Mira las ventas por día de la semana, no solo por mes.
- Registra todas las mermas con su motivo.
- Define mínimos de stock para los artículos clave.
- Usa la propuesta de pedido como base y deja que el encargado la ajuste.
- Anota los eventos y festivos que cambian la demanda en cada zona.
- Compara cada mes previsión frente a real y merma frente a roturas.
Cómo lo resolvemos con HIOPOS 360º
Prever bien necesita un dato único: las ventas, el stock, los escandallos, las mermas y los pedidos en el mismo sistema y en tiempo real. Cuando el TPV, el almacén y las compras están en programas distintos, la previsión se hace con datos de ayer y con exportaciones que nadie termina de cuadrar.
En IATSAE, como Engineering Partner oficial de HIOPOS, ponemos primero orden en los datos (artículos, escandallos, almacenes y mínimos), después configuramos la previsión y las propuestas de pedido en Hioffice, y construimos en Analytics los cuadros de mando que necesita cada perfil: dirección, compras o encargado. Si te falta algún informe, lo desarrollamos a medida. Puedes ver cómo trabajamos con redes de locales en cadenas y franquicias.
Preguntas frecuentes
¿Qué diferencia hay entre previsión de demanda y previsión de compras? La previsión de demanda estima cuánto vas a vender, por ejemplo por día de la semana y local. La previsión de compras traduce esa venta, el stock actual, los mínimos y los pedidos en curso en lo que hay que pedir a cada proveedor o a la central.
¿Necesito mucho histórico para empezar? Cuanto más histórico, mejor, pero lo más importante es que los datos sean fiables: ventas registradas por local y día, stock real y mermas con motivo. Con datos limpios, los patrones por día de la semana aparecen pronto.
¿El sistema hace los pedidos solo? Hioffice puede proponer los pedidos a partir de ventas, mínimos o pedidos de clientes. Lo recomendable es que el encargado o el comprador revise la propuesta antes de enviarla, porque conoce los eventos y cambios de su zona.
¿Sirve igual para hostelería, retail y alimentación? La base es la misma: ventas, stock y compras sobre un dato único. Lo que cambia es el detalle: escandallos en hostelería, tallas y colores en retail, y caducidades y mermas en alimentación.
Menos roturas y menos excedentes es margen que hoy se escapa. Calcula cuánto vale para tu empresa o habla con un consultor para revisar tu caso.
