Cando unha cadea decide cambiar de sistema de punto de venda e de xestión, o habitual é pedir tres ou catro propostas. E o habitual tamén é recibir documentos imposibles de comparar: cada provedor presenta o que mellor fai, co seu vocabulario, a súa estrutura e as súas propias omisións. Ao final, a decisión tómase pola impresión da demo ou por unha cifra, e os problemas aparecen durante a implantación. A forma de evitalo é preparar un prego de requisitos antes de falar con ninguén e pedir que todos respondan sobre el. Nun artigo anterior expuxemos as oito preguntas clave para escoller sistema; aquí centrámonos no método para comparar propostas.
Paso 1: describe a túa operativa, non a ferramenta que imaxinas
Un bo prego non é unha lista de funcións copiada dun catálogo. É unha descrición de como funciona a túa empresa e do que necesitas que o sistema resolva. Convén incluír:
- Contexto: número de establecementos, formatos, sectores, propios ou franquiciados, territorios fiscais e plans de expansión.
- Datos mestres: quen crea artigos, prezos e promocións, e como deben chegar a cada local.
- Operativa por local: venda, sala e cociña, caixa e efectivo, inventarios, pedidos.
- Xestión central: compras, stock, produción, reporting, contabilidade.
- Integracións: ERP corporativo, contabilidade, delivery, ecommerce, balanzas, pagamentos.
- Fiscalidade: VeriFactu e, se operas no País Vasco, TicketBAI.
- Despregamento, formación e servizo despois do arranque.
Paso 2: clasifica cada requisito
Non todos os requisitos pesan igual. Marca cada un como imprescindible, importante ou desexable. Esta clasificación protéxete de dous erros: descartar unha boa solución por un detalle menor e escoller outra que brilla no desexable pero falla no imprescindible. Pide ademais a cada provedor que indique, requisito por requisito, se o cobre de serie, con configuración, con desenvolvemento á medida ou non o cobre. Esa soa columna aclara máis que moitas páxinas de presentación.
Paso 3: pide demos con guión e cos teus datos
A demo estándar ensina o sistema na súa mellor versión. Para comparar de verdade, entrega a todos o mesmo guión de escenarios baseados no teu día a día:
- Dar de alta un artigo e unha promoción na central e velos nun local.
- Abrir un local novo a partir da configuración doutro.
- Facer un pedido dun local á central e recibilo.
- Pechar a caixa dun local e ver o resultado consolidado.
- Consultar as vendas de onte de toda a rede por local e por familia.
Se pode ser, cunha mostra dos teus artigos reais. O que non se ve funcionar na demo, non o deas por feito.
Paso 4: avalía o proxecto, non só o produto
Un sistema para unha cadea é tanto software como implantación e servizo. No prego, pide a cada provedor que explique:
- Metodoloxía de implantación: consultoría, deseño, migración de datos, piloto e despregamento por fases.
- Equipo asignado: quen será o teu interlocutor e se segue despois do arranque.
- Formación: por perfís, presencial ou remota.
- Soporte: quen o presta, por que canles e se coñece a túa instalación.
- Capacidade de desenvolvemento: quen fai as integracións e adaptacións que o estándar non cobre.
Paso 5: puntúa cunha matriz
Coas respostas na mesma estrutura, a comparación é directa: unha matriz cos requisitos, o seu peso e a resposta de cada provedor. As cifras económicas, compáraas ao final e sobre o mesmo alcance; do contrario estarás comparando propostas que non inclúen o mesmo.
Erros habituais
- Pedir propostas antes de ter claros os requisitos.
- Deixar fóra do prego a quen usará o sistema: encargados, central, administración.
- Esquecer as integracións ata que o proxecto xa comezou.
- Valorar a demo e non o plan de implantación.
- Non preguntar que pasa despois do arranque.
Un prego listo para usar
Para aforrarche o traballo de partir de cero, convertemos o que preguntamos en cada primeira reunión cunha cadea nun prego de requisitos de TPV e ERP que podes usar con calquera provedor, incluídos nós. E se queres ver como responde HIOPOS con Hioffice fronte a outras solucións, tes a nosa comparativa de sistemas TPV, baseada en información pública.
En IATSAE, Engineering Partner oficial de HIOPOS, preferimos que nos compares con método: é onde se nota a plataforma integrada TPV–ERP e un servizo de proximidade con consultor dedicado, implantación presencial e soporte dun equipo que coñece a túa instalación. Se queres, revisamos o teu prego contigo e preparámosche unha demo sobre os teus propios escenarios.
