Kate batek salmenta-puntuko eta kudeaketako sistemaz aldatzea erabakitzen duenean, ohikoa da hiru edo lau proposamen eskatzea. Eta ohikoa da, halaber, alderatu ezin diren dokumentuak jasotzea: hornitzaile bakoitzak ondoen egiten duena aurkezten du, bere hiztegiarekin, bere egiturarekin eta bere omisioekin. Azkenean, erabakia demoaren inpresioagatik edo zifra batengatik hartzen da, eta arazoak ezarpenean agertzen dira. Hori saihesteko modua eskakizun-agiri bat prestatzea da inorekin hitz egin aurretik, eta guztiei haren gainean erantzuteko eskatzea. Aurreko artikulu batean sistema aukeratzeko zortzi galdera nagusiak planteatu genituen; hemen proposamenak alderatzeko metodoan zentratzen gara.
1. urratsa: deskribatu zure eragiketa, ez irudikatzen duzun tresna
Eskakizun-agiri on bat ez da katalogo batetik kopiatutako funtzio-zerrenda bat. Zure enpresak nola funtzionatzen duen eta sistemak zer ebatzi behar duen deskribatzen duen agiria da. Komeni da hauek sartzea:
- Testuingurua: establezimendu kopurua, formatuak, sektoreak, propioak edo frankiziatuak, lurralde fiskalak eta hedapen-planak.
- Datu nagusiak: nork sortzen dituen artikuluak, prezioak eta promozioak, eta nola iritsi behar duten lokal bakoitzera.
- Lokal bakoitzeko eragiketa: salmenta, aretoa eta sukaldea, kutxa eta eskudirua, inbentarioak, eskaerak.
- Kudeaketa zentrala: erosketak, stocka, ekoizpena, reportinga, kontabilitatea.
- Integrazioak: ERP korporatiboa, kontabilitatea, delivery, ecommercea, balantzak, ordainketak.
- Fiskalitatea: VeriFactu eta, Euskadin jarduten baduzu, TicketBAI.
- Hedapena, prestakuntza eta zerbitzua abiarazi ondoren.
2. urratsa: sailkatu eskakizun bakoitza
Eskakizun guztiek ez dute pisu bera. Markatu bakoitza ezinbestekoa, garrantzitsua edo desiragarria gisa. Sailkapen horrek bi akatsetatik babesten zaitu: soluzio on bat xehetasun txiki batengatik baztertzea eta desiragarrian distira egiten duen baina ezinbestekoan huts egiten duen beste bat aukeratzea. Eskatu, gainera, hornitzaile bakoitzari eskakizunez eskakizun adieraz dezala berez, konfigurazioarekin, neurrirako garapenarekin betetzen duen edo ez duen betetzen. Zutabe horrek bakarrik aurkezpen-orrialde askok baino gehiago argitzen du.
3. urratsa: eskatu demoak gidoiarekin eta zure datuekin
Demo estandarrak sistema bere bertsiorik onenean erakusten du. Benetan alderatzeko, eman guztiei zure egunerokoan oinarritutako agertoki-gidoi bera:
- Artikulu bat eta promozio bat altan eman zentralean eta lokal batean ikusi.
- Lokal berri bat ireki beste baten konfiguraziotik abiatuta.
- Lokal batetik zentralari eskaera bat egin eta jaso.
- Lokal baten kutxa itxi eta emaitza bateratua ikusi.
- Atzoko sare osoko salmentak kontsultatu lokalka eta familiaka.
Ahal bada, zure benetako artikuluen lagin batekin. Demoan funtzionatzen ikusten ez dena, ez eman egintzat.
4. urratsa: ebaluatu proiektua, ez produktua bakarrik
Kate baterako sistema bat softwarea bezainbeste da ezarpena eta zerbitzua. Eskakizun-agirian, eskatu hornitzaile bakoitzari azal dezala:
- Ezarpen-metodologia: aholkularitza, diseinua, datuen migrazioa, pilotua eta faseka hedatzea.
- Esleitutako taldea: nor izango den zure solaskidea eta abiarazi ondoren jarraitzen duen.
- Prestakuntza: profilen arabera, aurrez aurre edo urrutitik.
- Laguntza: nork ematen duen, zer kanalen bidez eta zure instalazioa ezagutzen duen.
- Garapen-gaitasuna: nork egiten dituen estandarrak betetzen ez dituen integrazioak eta egokitzapenak.
5. urratsa: puntuatu matrize batekin
Erantzunak egitura berean izanda, alderaketa zuzena da: eskakizunak, haien pisua eta hornitzaile bakoitzaren erantzuna dituen matrize bat. Zifra ekonomikoak, alderatu amaieran eta irismen beraren gainean; bestela, gauza bera barne hartzen ez duten proposamenak alderatuko dituzu.
Ohiko akatsak
- Eskakizunak argi izan aurretik proposamenak eskatzea.
- Sistema erabiliko dutenak eskakizun-agiritik kanpo uztea: arduradunak, zentrala, administrazioa.
- Integrazioak ahaztea proiektua hasi arte.
- Demoa baloratzea eta ez ezarpen-plana.
- Abiarazi ondoren zer gertatzen den ez galdetzea.
Erabiltzeko prest dagoen eskakizun-agiria
Zerotik hasteko lana aurrezteko, kate batekin dugun lehen bilera bakoitzean galdetzen duguna TPV eta ERP eskakizun-agiri bihurtu dugu, edozein hornitzailerekin erabil dezakezuna, gu barne. Eta HIOPOSek Hioffice-rekin beste soluzio batzuen aldean nola erantzuten duen ikusi nahi baduzu, gure TPV sistemen konparaketa duzu, informazio publikoan oinarritua.
IATSAEn, HIOPOSen Engineering Partner ofizialak, nahiago dugu metodoz alderatzea: hor nabaritzen dira TPV–ERP plataforma integratua eta hurbileko zerbitzua, aholkulari dedikatuarekin, aurrez aurreko ezarpenarekin eta zure instalazioa ezagutzen duen talde baten laguntzarekin. Nahi baduzu, zure eskakizun-agiria zurekin berrikusiko dugu eta zure agertokiei buruzko demo bat prestatuko dizugu.
