Guía para cadeas
Prego de requisitos TPV + ERP para cadeas
Convertemos o que preguntamos en cada primeira reunión cunha cadea nun prego que podes usar con calquera provedor. Marca o que se aplica ao teu negocio, envíallo a cada candidato e compara as respostas punto por punto, incluídas as preguntas que adoitan esquecerse ata que é tarde.
- Oito bloquesdos datos mestres ao provedor
- Compara propostasde calquera marca
- Sen rexistroimprímeo ou gárdao en PDF
Como usalo
Do prego a unha decisión comparable
Un prego serve de pouco se cada provedor responde á súa maneira. Estes catro pasos axúdanche a obter respostas que se poidan comparar.
-
Marca o que se aplica
Risca o que non afecta ao teu negocio e sinala o imprescindible. Así separas os requisitos críticos dos desexables.
-
Pide respostas por escrito
Solicita a cada provedor que conteste punto por punto: incluído de serie, con módulo ou integración á parte, con desenvolvemento á medida ou non dispoñible.
-
Compróbao nunha demo
Pide que che ensinen os puntos críticos cun caso parecido ao teu: varios locais, as túas tarifas, as túas promocións, o teu peche de caixa.
-
Valora quen o fará
A plataforma é a metade do proxecto. A outra metade é quen a implanta, forma o teu equipo e responde cando algo falla.
1 · Datos mestres e control
Quen manda sobre os datos
Nunha cadea, o problema raramente é vender: é que artigos, prezos e promocións sexan os mesmos en todos os locais e canles sen refacer o traballo.
Datos mestres
- Artigos, familias, formatos e modificadores defínense unha soa vez e chegan a todos os locais e canles
- Tarifas por local, zona, canle ou franxa horaria
- Promocións e menús creados na central, con data de inicio e fin
- Alérxenos, escandallos e información de etiqueta vinculados ao artigo
- Provedores e referencias de compra compartidos por todos os establecementos
Control central e local
- Que pode cambiar cada local (prezos, carta, stock mínimo) e que queda bloqueado desde a central
- Permisos por perfil: dirección, central, encargado, persoal de sala ou tenda
- Rexistro de quen cambiou que e cando
- Os cambios da central chegan aos locais sen intervención en cada equipo
- Despregamento centralizado de versións e configuracións
Estrutura do grupo
- Varias sociedades e establecementos nunha mesma plataforma
- Locais propios, franquiciados e en depósito, con información separada para cada un
- Impostos, moedas e idiomas por país se operas fóra de España
- Consolidado do grupo e detalle por sociedade, marca e local
- Alta dun local novo a partir da configuración dun existente
2 · Operativa por local
O que pasa cada día en cada local
Pide que che ensinen estas tarefas nunha demo, non que che digan que se poden facer.
Venda e servizo
- Venda en barra, mesa, mostrador ou tenda co mesmo sistema
- Comandeiro ou terminal móbil para tomar pedidos e cobrar na mesa
- Xestión de mesas, contas divididas, invitacións e descontos con permiso
- Clientes, fidelización e vales válidos en todos os locais
Cociña e produción
- Pantallas de cociña (KDS) con tempos por pedido e por partida
- Envío de comandas por zonas de preparación
- Escandallos que descontan materia prima ao vender
- Produción en obradoiro ou cociña central, con trazabilidade por lotes
Caixa e peches
- Apertura, arqueo e peche de caixa con descadres rexistrados
- Varias formas de pagamento nun mesmo tícket
- Peches de todos os locais visibles na central o mesmo día
- Control de anulacións, devolucións e aperturas de caixón
Stock e inventarios
- Stock por almacén e por local, actualizado con cada venda
- Traspasos entre locais e desde o almacén central
- Inventarios e recontos desde terminal móbil
- Mermas e consumos internos rexistrados con motivo
Compras e pedidos á central
- Pedidos dos locais á central ou ao provedor con proposta segundo o stock mínimo
- Recepción de mercadoría e albarás contra pedido
- Dixitalización de facturas, albarás e pedidos para evitar teclealos
- Prezos de compra por provedor e o seu efecto na marxe
Informes e persoal
- Vendas, marxes e comparativas entre locais en tempo real
- Informes desde o móbil para a dirección e os encargados
- Cadro de mando ou BI para a análise da cadea
- Persoal, quendas e fichaxes asociados a cada local
3 · Canles
Todas as canles, unha soa carta
Cada canle nova non debería supoñer outro catálogo, outra caixa nin outro informe.
Quioscos e autocobro
- Quioscos de autopedido con pagamento con tarxeta e, se o necesitas, en efectivo
- Autocobro para retail e supermercado
- Carta, prezos e promocións do quiosco xestionados desde a mesma central
- Pedidos do quiosco directos á cociña e á pantalla de chamada
Pedido e pagamento na mesa e reservas
- QR en cada mesa para consultar a carta, pedir e pagar desde o móbil
- Pedido do cliente integrado na conta da mesa
- Reservas desde a web, o teléfono e outras canles con asignación de mesas
- Lembranzas para reducir as reservas que non se presentan
Pedidos en liña e delivery
- Pedidos en liña, delivery e take away coa túa propia carta
- Integración de plataformas externas de delivery no TPV
- Stock e dispoñibilidade compartidos coa venda no local
- Vendas de todas as canles no mesmo informe
4 · Integracións
Como encaixa co que xa tes
Pide para cada integración que datos viaxan, en que sentido, con que frecuencia e quen a mantén cando cambia unha das partes.
ERP corporativo
- Que sistema é o mestre de artigos, clientes e provedores
- Envío de vendas, cobros e stock ao ERP co nivel de detalle que necesitas
- Conector estándar ou desenvolvemento á medida, e quen o mantén
Contabilidade
- Asentos de vendas, cobros e compras por sociedade
- Contas contables e centros de custo por local
- Conciliación de cobros con tarxeta e efectivo
PMS de hoteis
- Cargo á habitación desde restaurante, bar ou tenda
- Consulta de hóspede e réxime antes de cobrar
- Peche diario cadrado entre o TPV e o PMS
Ecommerce e API
- Sincronización de catálogo, prezos e stock coa tenda en liña
- Pedidos en liña que chegan ao TPV ou ao almacén
- API documentada para conectar outros sistemas
Balanzas e etiquetas
- Balanzas con TPV integrado ou conexión coas balanzas que xa tes
- Artigos, prezos e etiquetas enviados desde a central
- Venda por peso con trazabilidade do produto
Pagos
- Datáfonos integrados: o importe chega ao terminal sen teclealo
- Pagamento na mesa, no quiosco e nos pedidos en liña
- Liberdade para escoller entidade de pagamento e as súas condicións
5 · Fiscalidade
Cumprimento fiscal en todos os puntos de emisión
Pregunta que sistema se aplica a cada unha das túas sociedades e como se cobre cada punto onde se emite un tícket ou unha factura: TPV, quioscos, terminais móbiles, venda en liña e integracións.
-
VeriFactu
O sistema está preparado para VeriFactu en todos os locais e canles? Quen o configura e o mantén ao día cando cambia a normativa?
Saber máis -
TicketBAI
Se tes sociedades que tributan no País Vasco: a solución está validada polas facendas forais e cobre tamén quioscos e terminais móbiles?
Saber máis -
SII
Se a túa empresa está no SII: como chegan as vendas de todos os locais ao teu ERP ou contabilidade para alimentar os libros rexistro?
Saber máis
6 · Hardware e continuidade
Que non se pare a venda
As caídas de internet, as avarías e o efectivo son os momentos nos que se nota a diferenza entre sistemas.
Funcionamento sen conexión
- O TPV segue vendendo e cobrando sen internet
- Sincronización automática ao volver a conexión, sen duplicados
- Que funcións quedan limitadas sen conexión (tarxeta, quioscos, pedidos en liña)
- Copias de seguridade automáticas e onde se gardan
Equipos
- Se o software esixe un único fabricante de hardware ou admite equipos abertos
- Gama de equipos: TPV fixo, terminal móbil, quiosco, balanza, pantalla de cociña
- Substitución dun equipo avariado e tempo ata volver vender
- Impresoras, lectores e caixóns compatibles co que xa tes
Efectivo
- Integración nativa con caixóns de cobro automático
- Cadre de efectivo por local consultable desde a central
- Mantemento e servizo técnico dos equipos de efectivo
- Quioscos con pagamento en efectivo se os teus clientes o usan
7 · Despregamento, formación e servizo
O que pasa despois de asinar
A maioría dos problemas dun proxecto multilocal aparecen na implantación e nos meses seguintes. Pide que o plan quede por escrito.
Despregamento e migración
- Análise previa dos teus procesos antes de configurar nada
- Migración de artigos, clientes, provedores e históricos desde o teu sistema actual
- Arranque por fases: local piloto, axustes e extensión ao resto
- Instalación presencial dos equipos ou en remoto, e en que casos
Formación
- Formación por perfís: dirección, central, encargados e persoal de sala ou tenda
- Formación presencial no local ou en remoto
- Plan para formar as novas incorporacións e os locais que abras
- Documentación e materiais no teu idioma
Soporte e evolución
- Quen atende as incidencias e se coñece a túa instalación
- Canle para incidencias críticas e como se escalan
- Interlocutor estable despois da posta en marcha
- Revisións periódicas e evolución do sistema a medida que medras
8 · Avaliación do provedor
Quen está detrás da proposta
Nun mesmo software poden traballar partners moi distintos. Comproba con quen vas asinar e quen fará o traballo.
Credenciais
- Relación co fabricante do software e nivel de partner acreditado
- Se é fabricante, distribuidor oficial ou revendedor
- Experiencia en proxectos con varios establecementos do teu sector
- Certificacións dos equipos que instala, como os de efectivo
Equipo
- Consultor asignado desde a primeira reunión ata a posvenda
- Programadores propios para integracións e desenvolvementos, ou subcontratados
- Técnicos propios para instalación e mantemento
- Como se manteñen os desenvolvementos á medida coas novas versións
Cobertura
- Sedes e servizo presencial nas zonas onde tes locais
- Como se atende un local afastado das súas oficinas
- Capacidade para acompañar a apertura de novos locais
- Continuidade: anos de traxectoria e estabilidade do equipo
Diagnóstico de xestión multilocal
Prefires que o vexamos xuntos?
Pide un diagnóstico de xestión multilocal. Un consultor de IATSAE revisa contigo como circulan hoxe os datos entre a central e os locais, e entrégache un resumo cos puntos de mellora e unha orde de prioridades.
Sérveche mesmo se aínda non escolliches provedor: saes cunha idea clara do que pedir en cada proposta. Sen compromiso.
- Revisión de datos mestres, operativa, canles e integracións
- Resumo con puntos de mellora e prioridades
- Un consultor que coñece os proxectos multilocal
Calculadora HIOPOS 360º
Canto diñeiro estás deixando escapar?
Horas copiando datos entre programas, mermas que ninguén ve, descadres de caixa… Move dous datos e descobre canto vale ao ano unha plataforma única implantada por IATSAE. Despois, afínao cos teus números.
- Tempo recuperado
- Menos mermas
- Caixa baixo control
- Máis marxe
Valor estimado
20.970 €ao ano
Media mensual estimada: 1.748 €
Estimación orientativa, non unha oferta nin un resultado garantido. Supostos por establecemento, que podes cambiar na calculadora completa: 6 h semanais de tarefas administrativas a 18 €/h, a metade aforradas; 60 € ao mes de descadres, un 60 % evitados; mermas evitadas polo 0,3 % das vendas, e un 0,5 % máis de vendas cunha marxe do 65 %.
FAQ
Preguntas sobre o prego
Podo usar o prego con outros provedores?
Si. Está pensado para comparar propostas de calquera marca. Canto máis provedores respondan punto por punto, máis fácil che resultará comparalos.
Teño que cumprir todos os puntos?
Non. É unha lista ampla para que non se che esqueza nada. Risca o que non se aplica e marca o imprescindible antes de envialo.
Como o gardo en PDF?
Preme «Imprimir ou gardar en PDF» ao comezo da páxina e escolle «Gardar como PDF» como destino no cadro de impresión do teu navegador.
Que inclúe o diagnóstico de xestión multilocal?
Unha revisión cun consultor de como circulan os datos entre a central e os teus locais, e un resumo con puntos de mellora e prioridades. É sen compromiso.
Diagnóstico sen compromiso
Solicita o teu diagnóstico de xestión multilocal
Cóntanos cantos establecementos tes e que sistemas usas hoxe. Un consultor porase en contacto contigo para preparar o diagnóstico.
Que levas
- Revisión de como circulan os datos entre a central e os locais
- Puntos de mellora ordenados por prioridade
- Unha idea clara do que pedir a cada provedor
- Sen compromiso
