Guia per a cadenes
Plec de requisits TPV + ERP per a cadenes
Hem convertit el que preguntem a cada primera reunió amb una cadena en un plec que pots fer servir amb qualsevol proveïdor. Marca el que s’aplica al teu negoci, envia’l a cada candidat i compara les respostes punt per punt, incloses les preguntes que se solen oblidar fins que és massa tard.
- Vuit blocsde les dades mestres al proveïdor
- Compara propostesde qualsevol marca
- Sense registreimprimix-lo o desa’l en PDF
Com fer-lo servir
Del plec a una decisió comparable
Un plec servix de poc si cada proveïdor respon a la seua manera. Estos quatre passos t’ajuden a obtindre respostes que es puguen comparar.
-
Marca el que s’aplica
Ratlla el que no afecta el teu negoci i assenyala el que és imprescindible. Així separes els requisits crítics dels desitjables.
-
Demana respostes per escrit
Demana a cada proveïdor que responga punt per punt: inclòs de sèrie, amb mòdul o integració a part, amb desenvolupament a mida o no disponible.
-
Comprova-ho en una demo
Demana que t’ensenyen els punts crítics amb un cas semblant al teu: diversos locals, les teues tarifes, les teues promocions, el teu tancament de caixa.
-
Valora qui ho farà
La plataforma és la meitat del projecte. L’altra meitat és qui la implanta, forma el teu equip i respon quan alguna cosa falla.
1 · Dades mestres i control
Qui mana sobre les dades
En una cadena, el problema poques vegades és vendre: és que articles, preus i promocions siguen els mateixos a tots els locals i canals sense refer la feina.
Dades mestres
- Articles, famílies, formats i modificadors es definixen una sola vegada i arriben a tots els locals i canals
- Tarifes per local, zona, canal o franja horària
- Promocions i menús creats a la central, amb data d’inici i de fi
- Al·lèrgens, escandalls i informació d’etiqueta vinculats a l’article
- Proveïdors i referències de compra compartits per tots els establiments
Control central i local
- Què pot canviar cada local (preus, carta, estoc mínim) i què queda bloquejat des de la central
- Permisos per perfil: direcció, central, encarregat, personal de sala o botiga
- Registre de qui ha canviat què i quan
- Els canvis de la central arriben als locals sense intervenir en cada equip
- Desplegament centralitzat de versions i configuracions
Estructura del grup
- Diverses societats i establiments en una mateixa plataforma
- Locals propis, franquiciats i en dipòsit, amb informació separada per a cadascun
- Impostos, monedes i idiomes per país si operes fora d’Espanya
- Consolidat del grup i detall per societat, marca i local
- Alta d’un local nou a partir de la configuració d’un altre de ja existent
2 · Operativa per local
El que passa cada dia a cada local
Demana que t’ensenyen estes tasques en una demo, no que et diguen que es poden fer.
Venda i servei
- Venda a barra, taula, taulell o botiga amb el mateix sistema
- Comandera o terminal mòbil per prendre comandes i cobrar a taula
- Gestió de taules, comptes dividits, invitacions i descomptes amb permís
- Clients, fidelització i vals vàlids a tots els locals
Cuina i producció
- Pantalles de cuina (KDS) amb temps per comanda i per partida
- Enviament de comandes per zones de preparació
- Escandalls que descompten matèria primera en vendre
- Producció en obrador o cuina central, amb traçabilitat per lots
Caixa i tancaments
- Obertura, arqueig i tancament de caixa amb les diferències registrades
- Diverses formes de pagament en un mateix tiquet
- Tancaments de tots els locals visibles a la central el mateix dia
- Control d’anul·lacions, devolucions i obertures de calaix
Estoc i inventaris
- Estoc per magatzem i per local, actualitzat amb cada venda
- Traspassos entre locals i des del magatzem central
- Inventaris i recomptes des d’un terminal mòbil
- Mermes i consums interns registrats amb el motiu
Compres i comandes a la central
- Comandes dels locals a la central o al proveïdor amb proposta segons l’estoc mínim
- Recepció de mercaderia i albarans contra comanda
- Digitalització de factures, albarans i comandes per no haver-los de teclejar
- Preus de compra per proveïdor i el seu efecte en el marge
Informes i personal
- Vendes, marges i comparatives entre locals en temps real
- Informes des del mòbil per a la direcció i els encarregats
- Quadre de comandament o BI per a l’anàlisi de la cadena
- Personal, torns i fitxatges associats a cada local
3 · Canals
Tots els canals, una sola carta
Cada canal nou no hauria de suposar un altre catàleg, una altra caixa ni un altre informe.
Quioscos i autocobrament
- Quioscos d’autocomanda amb pagament amb targeta i, si cal, en efectiu
- Autocobrament per a retail i supermercat
- Carta, preus i promocions del quiosc gestionats des de la mateixa central
- Comandes del quiosc directes a cuina i a la pantalla de crida
Comanda i pagament a la taula i reserves
- QR a cada taula per consultar la carta, demanar i pagar des del mòbil
- Comanda del client integrada al compte de la taula
- Reserves des del web, el telèfon i altres canals amb assignació de taules
- Recordatoris per reduir les reserves que no es presenten
Comandes en línia i delivery
- Comandes en línia, delivery i take away amb la teua pròpia carta
- Integració de plataformes externes de delivery al TPV
- Estoc i disponibilitat compartits amb la venda al local
- Vendes de tots els canals al mateix informe
4 · Integracions
Com encaixa amb el que ja tens
Demana per a cada integració quines dades viatgen, en quin sentit, amb quina freqüència i qui la manté quan canvia una de les parts.
ERP corporatiu
- Quin sistema és el mestre d’articles, clients i proveïdors
- Enviament de vendes, cobraments i estoc a l’ERP amb el nivell de detall que necessites
- Connector estàndard o desenvolupament a mida, i qui el manté
Comptabilitat
- Assentaments de vendes, cobraments i compres per societat
- Comptes comptables i centres de cost per local
- Conciliació de cobraments amb targeta i en efectiu
PMS d’hotels
- Càrrec a l’habitació des del restaurant, el bar o la botiga
- Consulta de l’hoste i del règim abans de cobrar
- Tancament diari quadrat entre el TPV i el PMS
Ecommerce i API
- Sincronització de catàleg, preus i estoc amb la botiga en línia
- Comandes en línia que arriben al TPV o al magatzem
- API documentada per connectar altres sistemes
Balances i etiquetes
- Balances amb TPV integrat o connexió amb les balances que ja tens
- Articles, preus i etiquetes enviats des de la central
- Venda a pes amb traçabilitat del producte
Pagaments
- Datàfons integrats: l’import arriba al terminal sense teclejar-lo
- Pagament a taula, al quiosc i en les comandes en línia
- Llibertat per triar l’entitat de pagament i les seues condicions
5 · Fiscalitat
Compliment fiscal a tots els punts d’emissió
Pregunta quin sistema s’aplica a cadascuna de les teues societats i com es cobreix cada punt on s’emet un tiquet o una factura: TPV, quioscos, terminals mòbils, venda en línia i integracions.
-
VeriFactu
El sistema està preparat per a VeriFactu a tots els locals i canals? Qui el configura i el manté al dia quan canvia la normativa?
Saber-ne més -
TicketBAI
Si tens societats que tributen al País Basc: la solució està validada per les hisendes forals i cobreix també quioscos i terminals mòbils?
Saber-ne més -
SII
Si la teua empresa és al SII: com arriben les vendes de tots els locals al teu ERP o a la comptabilitat per alimentar els llibres registre?
Saber-ne més
6 · Maquinari i continuïtat
Que la venda no s’ature
Les caigudes d’internet, les avaries i l’efectiu són els moments en què es nota la diferència entre sistemes.
Funcionament sense connexió
- El TPV continua venent i cobrant sense internet
- Sincronització automàtica quan torna la connexió, sense duplicats
- Quines funcions queden limitades sense connexió (targeta, quioscos, comandes en línia)
- Còpies de seguretat automàtiques i on es desen
Equips
- Si el programari exigix un únic fabricant de maquinari o admet equips oberts
- Gamma d’equips: TPV fix, terminal mòbil, quiosc, balança, pantalla de cuina
- Substitució d’un equip avariat i temps fins que es torna a vendre
- Impressores, lectors i calaixos compatibles amb el que ja tens
Efectiu
- Integració nativa amb calaixos de cobrament automàtic
- Quadrament de l’efectiu per local consultable des de la central
- Manteniment i servei tècnic dels equips d’efectiu
- Quioscos amb pagament en efectiu si els teus clients el fan servir
7 · Desplegament, formació i servei
El que passa després de signar
La majoria dels problemes d’un projecte multilocal apareixen en la implantació i en els mesos següents. Demana que el pla quede per escrit.
Desplegament i migració
- Anàlisi prèvia dels teus processos abans de configurar res
- Migració d’articles, clients, proveïdors i històrics des del teu sistema actual
- Arrencada per fases: local pilot, ajustos i extensió a la resta
- Instal·lació presencial dels equips o en remot, i en quins casos
Formació
- Formació per perfils: direcció, central, encarregats i personal de sala o botiga
- Formació presencial al local o en remot
- Pla per formar les noves incorporacions i els locals que obres
- Documentació i materials en el teu idioma
Suport i evolució
- Qui atén les incidències i si coneix la teua instal·lació
- Canal per a incidències crítiques i com s’escalen
- Interlocutor estable després de la posada en marxa
- Revisions periòdiques i evolució del sistema a mesura que creixes
8 · Avaluació del proveïdor
Qui hi ha al darrere de la proposta
En un mateix programari hi poden treballar partners molt diferents. Comprova amb qui signaràs i qui farà la feina.
Credencials
- Relació amb el fabricant del programari i nivell de partner acreditat
- Si és fabricant, distribuïdor oficial o revenedor
- Experiència en projectes amb diversos establiments del teu sector
- Certificacions dels equips que instal·la, com els d’efectiu
Equip
- Consultor assignat des de la primera reunió fins a la postvenda
- Programadors propis per a integracions i desenvolupaments, o subcontractats
- Tècnics propis per a la instal·lació i el manteniment
- Com es mantenen els desenvolupaments a mida amb les noves versions
Cobertura
- Seus i servei presencial a les zones on tens locals
- Com s’atén un local allunyat de les seues oficines
- Capacitat per acompanyar l’obertura de nous locals
- Continuïtat: anys de trajectòria i estabilitat de l’equip
Diagnòstic de gestió multilocal
Preferixes que ho mirem junts?
Demana un diagnòstic de gestió multilocal. Un consultor d’IATSAE revisa amb tu com circulen hui les dades entre la central i els locals, i et lliura un resum amb els punts de millora i un ordre de prioritats.
Et servix encara que no hages triat proveïdor: n’ixes amb una idea clara de què demanar a cada proposta. Sense compromís.
- Revisió de dades mestres, operativa, canals i integracions
- Resum amb punts de millora i prioritats
- Un consultor que coneix els projectes multilocal
Calculadora HIOPOS 360º
Quants diners estàs deixant escapar?
Hores copiant dades entre programes, mermes que ningú no veu, desquadraments de caixa… Mou dos dades i descobrix quant val l’any una plataforma única implantada per IATSAE. Després, afina-ho amb els teus números.
- Temps recuperat
- Menys mermes
- Caixa sota control
- Més marge
Valor estimat
20.970 €l’any
Mitjana mensual estimada: 1.748 €
Estimació orientativa, no una oferta ni un resultat garantit. Supòsits per establiment, que pots canviar en la calculadora completa: 6 h setmanals de tasques administratives a 18 €/h, la mitat estalviades; 60 € al mes de desquadraments, un 60 % evitats; mermes evitades pel 0,3 % de les vendes, i un 0,5 % més de vendes amb un 65 % de marge.
FAQ
Preguntes sobre el plec
Puc fer servir el plec amb altres proveïdors?
Sí. Està pensat per comparar propostes de qualsevol marca. Com més proveïdors responguen punt per punt, més fàcil et serà comparar-los.
He de complir tots els punts?
No. És una llista àmplia perquè no se t’oblide res. Ratlla el que no s’aplica i marca el que és imprescindible abans d’enviar-lo.
Com el dese en PDF?
Prem «Imprimir o desar en PDF» al principi de la pàgina i tria «Desa com a PDF» com a destinació al quadre d’impressió del navegador.
Què inclou el diagnòstic de gestió multilocal?
Una revisió amb un consultor de com circulen les dades entre la central i els teus locals, i un resum amb punts de millora i prioritats. És sense compromís.
Diagnòstic sense compromís
Sol·licita el teu diagnòstic de gestió multilocal
Explica’ns quants establiments tens i quins sistemes fas servir hui. Un consultor es posarà en contacte amb tu per preparar el diagnòstic.
Què t’emportes
- Revisió de com circulen les dades entre la central i els locals
- Punts de millora ordenats per prioritat
- Una idea clara de què demanar a cada proveïdor
- Sense compromís
