Guía para cadenas
Pliego de requisitos TPV + ERP para cadenas
Hemos convertido lo que preguntamos en cada primera reunión con una cadena en un pliego que puedes usar con cualquier proveedor. Marca lo que aplica a tu negocio, envíalo a cada candidato y compara las respuestas punto por punto, incluidas las preguntas que suelen olvidarse hasta que es tarde.
- Ocho bloquesde los datos maestros al proveedor
- Compara propuestasde cualquier marca
- Sin registroimprímelo o guárdalo en PDF
Cómo usarlo
Del pliego a una decisión comparable
Un pliego sirve de poco si cada proveedor responde a su manera. Estos cuatro pasos te ayudan a obtener respuestas que se puedan comparar.
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Marca lo que aplica
Tacha lo que no afecta a tu negocio y señala lo imprescindible. Así separas los requisitos críticos de los deseables.
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Pide respuestas por escrito
Solicita a cada proveedor que conteste punto por punto: incluido de serie, con módulo o integración aparte, con desarrollo a medida o no disponible.
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Comprueba en una demo
Pide que te enseñen los puntos críticos con un caso parecido al tuyo: varios locales, tus tarifas, tus promociones, tu cierre de caja.
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Valora quién lo hará
La plataforma es la mitad del proyecto. La otra mitad es quién la implanta, forma a tu equipo y responde cuando algo falla.
1 · Datos maestros y control
Quién manda sobre los datos
En una cadena, el problema rara vez es vender: es que artículos, precios y promociones sean los mismos en todos los locales y canales sin rehacer el trabajo.
Datos maestros
- Artículos, familias, formatos y modificadores se definen una sola vez y llegan a todos los locales y canales
- Tarifas por local, zona, canal o franja horaria
- Promociones y menús creados en central, con fecha de inicio y fin
- Alérgenos, escandallos e información de etiqueta vinculados al artículo
- Proveedores y referencias de compra compartidos por todos los establecimientos
Control central y local
- Qué puede cambiar cada local (precios, carta, stock mínimo) y qué queda bloqueado desde central
- Permisos por perfil: dirección, central, encargado, personal de sala o tienda
- Registro de quién cambió qué y cuándo
- Los cambios de central llegan a los locales sin intervención en cada equipo
- Despliegue centralizado de versiones y configuraciones
Estructura del grupo
- Varias sociedades y establecimientos en una misma plataforma
- Locales propios, franquiciados y en depósito, con información separada para cada uno
- Impuestos, monedas e idiomas por país si operas fuera de España
- Consolidado del grupo y detalle por sociedad, marca y local
- Alta de un local nuevo a partir de la configuración de uno existente
2 · Operativa por local
Lo que pasa cada día en cada local
Pide que te enseñen estas tareas en una demo, no que te digan que se pueden hacer.
Venta y servicio
- Venta en barra, mesa, mostrador o tienda con el mismo sistema
- Comandero o terminal móvil para tomar pedidos y cobrar en mesa
- Gestión de mesas, cuentas divididas, invitaciones y descuentos con permiso
- Clientes, fidelización y vales válidos en todos los locales
Cocina y producción
- Pantallas de cocina (KDS) con tiempos por pedido y por partida
- Envío de comandas por zonas de preparación
- Escandallos que descuentan materia prima al vender
- Producción en obrador o cocina central, con trazabilidad por lotes
Caja y cierres
- Apertura, arqueo y cierre de caja con descuadres registrados
- Varias formas de pago en un mismo ticket
- Cierres de todos los locales visibles en central el mismo día
- Control de anulaciones, devoluciones y aperturas de cajón
Stock e inventarios
- Stock por almacén y por local, actualizado con cada venta
- Traspasos entre locales y desde almacén central
- Inventarios y recuentos desde terminal móvil
- Mermas y consumos internos registrados con motivo
Compras y pedidos a central
- Pedidos de los locales a central o a proveedor con propuesta según stock mínimo
- Recepción de mercancía y albaranes contra pedido
- Digitalización de facturas, albaranes y pedidos para evitar teclearlos
- Precios de compra por proveedor y su efecto en el margen
Informes y personal
- Ventas, márgenes y comparativas entre locales en tiempo real
- Informes desde el móvil para dirección y encargados
- Cuadro de mando o BI para el análisis de la cadena
- Personal, turnos y fichajes asociados a cada local
3 · Canales
Todos los canales, una sola carta
Cada canal nuevo no debería suponer otro catálogo, otra caja ni otro informe.
Kioscos y autocobro
- Kioscos de autopedido con pago con tarjeta y, si lo necesitas, en efectivo
- Autocobro para retail y supermercado
- Carta, precios y promociones del kiosco gestionados desde la misma central
- Pedidos del kiosco directos a cocina y a la pantalla de llamada
Pedido y pago en la mesa y reservas
- QR en cada mesa para consultar la carta, pedir y pagar desde el móvil
- Pedido del cliente integrado en la cuenta de la mesa
- Reservas desde web, teléfono y otros canales con asignación de mesas
- Recordatorios para reducir las reservas que no se presentan
Pedidos online y delivery
- Pedidos online, delivery y take away con tu propia carta
- Integración de plataformas externas de delivery en el TPV
- Stock y disponibilidad compartidos con la venta en el local
- Ventas de todos los canales en el mismo informe
4 · Integraciones
Cómo encaja con lo que ya tienes
Pide para cada integración qué datos viajan, en qué sentido, con qué frecuencia y quién la mantiene cuando cambia una de las partes.
ERP corporativo
- Qué sistema es el maestro de artículos, clientes y proveedores
- Envío de ventas, cobros y stock al ERP con el nivel de detalle que necesitas
- Conector estándar o desarrollo a medida, y quién lo mantiene
Contabilidad
- Asientos de ventas, cobros y compras por sociedad
- Cuentas contables y centros de coste por local
- Conciliación de cobros con tarjeta y efectivo
PMS de hoteles
- Cargo a habitación desde restaurante, bar o tienda
- Consulta de huésped y régimen antes de cobrar
- Cierre diario cuadrado entre el TPV y el PMS
Ecommerce y API
- Sincronización de catálogo, precios y stock con la tienda online
- Pedidos online que llegan al TPV o al almacén
- API documentada para conectar otros sistemas
Balanzas y etiquetas
- Balanzas con TPV integrado o conexión con las balanzas que ya tienes
- Artículos, precios y etiquetas enviados desde central
- Venta por peso con trazabilidad del producto
Pagos
- Datáfonos integrados: el importe llega al terminal sin teclearlo
- Pago en mesa, en kiosco y en pedidos online
- Libertad para elegir entidad de pago y sus condiciones
5 · Fiscalidad
Cumplimiento fiscal en todos los puntos de emisión
Pregunta qué sistema aplica a cada una de tus sociedades y cómo se cubre cada punto donde se emite un ticket o una factura: TPV, kioscos, terminales móviles, venta online e integraciones.
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VeriFactu
¿El sistema está preparado para VeriFactu en todos los locales y canales? ¿Quién lo configura y lo mantiene al día cuando cambia la normativa?
Saber más -
TicketBAI
Si tienes sociedades que tributan en el País Vasco: ¿la solución está validada por las haciendas forales y cubre también kioscos y terminales móviles?
Saber más -
SII
Si tu empresa está en el SII: ¿cómo llegan las ventas de todos los locales a tu ERP o contabilidad para alimentar los libros registro?
Saber más
6 · Hardware y continuidad
Que no se pare la venta
Las caídas de internet, las averías y el efectivo son los momentos en los que se nota la diferencia entre sistemas.
Funcionamiento sin conexión
- El TPV sigue vendiendo y cobrando sin internet
- Sincronización automática al volver la conexión, sin duplicados
- Qué funciones quedan limitadas sin conexión (tarjeta, kioscos, pedidos online)
- Copias de seguridad automáticas y dónde se guardan
Equipos
- Si el software exige un único fabricante de hardware o admite equipos abiertos
- Gama de equipos: TPV fijo, terminal móvil, kiosco, balanza, pantalla de cocina
- Sustitución de un equipo averiado y tiempo hasta volver a vender
- Impresoras, lectores y cajones compatibles con lo que ya tienes
Efectivo
- Integración nativa con cajones de cobro automático
- Cuadre de efectivo por local consultable desde central
- Mantenimiento y servicio técnico de los equipos de efectivo
- Kioscos con pago en efectivo si tus clientes lo usan
7 · Despliegue, formación y servicio
Lo que pasa después de firmar
La mayoría de los problemas de un proyecto multilocal aparecen en la implantación y en los meses siguientes. Pide que el plan quede por escrito.
Despliegue y migración
- Análisis previo de tus procesos antes de configurar nada
- Migración de artículos, clientes, proveedores e históricos desde tu sistema actual
- Arranque por fases: local piloto, ajustes y extensión al resto
- Instalación presencial de los equipos o en remoto, y en qué casos
Formación
- Formación por perfiles: dirección, central, encargados y personal de sala o tienda
- Formación presencial en el local o en remoto
- Plan para formar a las nuevas incorporaciones y a los locales que abras
- Documentación y materiales en tu idioma
Soporte y evolución
- Quién atiende las incidencias y si conoce tu instalación
- Canal para incidencias críticas y cómo se escalan
- Interlocutor estable después de la puesta en marcha
- Revisiones periódicas y evolución del sistema a medida que creces
8 · Evaluación del proveedor
Quién está detrás de la propuesta
En un mismo software pueden trabajar partners muy distintos. Comprueba con quién vas a firmar y quién hará el trabajo.
Credenciales
- Relación con el fabricante del software y nivel de partner acreditado
- Si es fabricante, distribuidor oficial o revendedor
- Experiencia en proyectos con varios establecimientos de tu sector
- Certificaciones de los equipos que instala, como los de efectivo
Equipo
- Consultor asignado desde la primera reunión hasta la postventa
- Programadores propios para integraciones y desarrollos, o subcontratados
- Técnicos propios para instalación y mantenimiento
- Cómo se mantienen los desarrollos a medida con las nuevas versiones
Cobertura
- Sedes y servicio presencial en las zonas donde tienes locales
- Cómo se atiende un local alejado de sus oficinas
- Capacidad para acompañar la apertura de nuevos locales
- Continuidad: años de trayectoria y estabilidad del equipo
Diagnóstico de gestión multilocal
¿Prefieres que lo veamos juntos?
Pide un diagnóstico de gestión multilocal. Un consultor de IATSAE revisa contigo cómo circulan hoy los datos entre la central y los locales, y te entrega un resumen con los puntos de mejora y un orden de prioridades.
Te sirve aunque todavía no hayas elegido proveedor: sales con una idea clara de qué pedir en cada propuesta. Sin compromiso.
- Revisión de datos maestros, operativa, canales e integraciones
- Resumen con puntos de mejora y prioridades
- Un consultor que conoce los proyectos multilocal
Calculadora HIOPOS 360º
¿Cuánto dinero estás dejando escapar?
Horas copiando datos entre programas, mermas que nadie ve, descuadres de caja… Mueve dos datos y descubre cuánto vale al año una plataforma única implantada por IATSAE. Después, afínalo con tus números.
- Tiempo recuperado
- Menos mermas
- Caja bajo control
- Más margen
Valor estimado
20.970 €al año
Media mensual estimada: 1.748 €
Estimación orientativa, no una oferta ni un resultado garantizado. Supuestos por establecimiento, que puedes cambiar en la calculadora completa: 6 h semanales de tareas administrativas a 18 €/h, la mitad ahorradas; 60 € al mes de descuadres, un 60 % evitados; mermas evitadas por el 0,3 % de las ventas, y un 0,5 % más de ventas con un 65 % de margen.
FAQ
Preguntas sobre el pliego
¿Puedo usar el pliego con otros proveedores?
Sí. Está pensado para comparar propuestas de cualquier marca. Cuantos más proveedores respondan punto por punto, más fácil te resultará compararlos.
¿Tengo que cumplir todos los puntos?
No. Es una lista amplia para que no se te olvide nada. Tacha lo que no aplica y marca lo imprescindible antes de enviarlo.
¿Cómo lo guardo en PDF?
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¿Qué incluye el diagnóstico de gestión multilocal?
Una revisión con un consultor de cómo circulan los datos entre la central y tus locales, y un resumen con puntos de mejora y prioridades. Es sin compromiso.
Diagnóstico sin compromiso
Solicita tu diagnóstico de gestión multilocal
Cuéntanos cuántos establecimientos tienes y qué sistemas usas hoy. Un consultor se pondrá en contacto contigo para preparar el diagnóstico.
Qué te llevas
- Revisión de cómo circulan los datos entre central y locales
- Puntos de mejora ordenados por prioridad
- Una idea clara de qué pedir a cada proveedor
- Sin compromiso
