Cambiar de TPV nunha empresa con varios establecementos dá respecto, e con razón. O sistema actual pode ter carencias, pero o negocio funciona con el cada día: as caixas cobran, os encargados piden e a central pecha o mes. A pregunta non é só a que sistema ir, senón como chegar sen que a operativa se resinta. A boa noticia é que unha migración ben planificada a HIOPOS e Hioffice é un proceso controlado, non un salto ao baleiro.
Primeiro, decidir que datos se migran
Antes de tocar un só equipo convén facer inventario da información que ten valor e da que convén deixar atrás. O habitual é revisar:
- Artigos e familias, cos seus códigos, códigos de barras, formatos e escandallos se os hai.
- Tarifas e prezos por establecemento ou canle, e as promocións vixentes.
- Clientes e fidelización: fichas, saldos de puntos, tarxetas ou vales pendentes.
- Provedores e condicións de compra.
- Stock inicial por almacén e tenda.
- Histórico de vendas, se se quere manter para comparar períodos.
Unha migración é tamén unha oportunidade para limpar o mestre de datos: artigos duplicados, familias que ninguén usa ou prezos que difiren entre tendas sen motivo. Con Hioffice os datos mestres defínense unha soa vez e chegan a todos os puntos de venda, así que paga a pena que cheguen ordenados desde o principio.
Deseñar a solución antes de instalar
O erro máis común é replicar no sistema novo os vicios do antigo. Por iso en IATSAE a implantación comeza pola consultoría: entender como traballades, que procesos queredes mellorar e que outros sistemas teñen que seguir conectados (contabilidade, ERP corporativo, ecommerce, balanzas, datáfonos). Con iso deséñase a solución completa e configúrase Hioffice antes de que o primeiro TPV chegue a un local.
Convivencia: o sistema antigo non se apaga de golpe
Nunha cadea, o razoable é que durante un tempo convivan os dous sistemas: os locais xa migrados traballan con HIOPOS e o resto segue co sistema anterior. Para que esa convivencia non xere caos hai que definir:
- Onde vive o mestre de artigos e prezos durante a transición, para non manter dous catálogos a man.
- Como se consolidan as vendas de ambos os sistemas no reporting da central.
- Que pasa coa fidelización se un cliente compra nun local migrado e noutro que aínda non o está.
Non hai unha resposta única: depende do tamaño da rede e das integracións existentes. O importante é decidilo antes, non sobre a marcha.
Un piloto nun local representativo
Antes de despregar en toda a rede, convén arrincar en un ou dous establecementos piloto. Non o máis fácil, senón un representativo da operativa real: con volume, co surtido habitual e cun equipo disposto a dar a súa opinión. O piloto serve para axustar a configuración, detectar artigos mal migrados, afinar os informes e validar que as integracións funcionan con datos reais.
Un exemplo ilustrativo: unha cadea de 12 restaurantes pode comezar cun local de rúa e outro en centro comercial, axustar cartas, comandeiros e pantallas de cociña, e só entón fixar o calendario para o resto.
Despregamento por fases
Co piloto validado, o resto de establecementos incorpórase por fases, agrupados por zona, tipo de local ou calendario de actividade. Cada fase repite o mesmo guión: instalación de equipos, verificación de datos, formación do equipo e acompañamento nas primeiras xornadas. Que HIOPOS siga vendendo sen conexión e sincronice ao volver internet reduce moito o risco no día do cambio.
Formación por perfís
Un sistema novo só funciona se a xente o usa ben. Por iso a formación non pode ser unha sesión xenérica para todos. En IATSAE organizámola por perfís:
- Dirección: cadros de mando e informes para tomar decisións.
- Central: xestión de artigos, tarifas, compras, stock e promocións en Hioffice.
- Encargados: peches de caixa, pedidos, inventarios e control do local.
- Persoal de sala ou tenda: venda, cobramento e operativa diaria no TPV.
E sempre que é posible, presencial e no propio establecemento, que é onde xorden as dúbidas reais.
O partner é a clave do proxecto
A tecnoloxía de HIOPOS e Hioffice está preparada para empresas con varios establecementos, pero a diferenza entre unha migración tranquila e unha traumática márcaa quen a dirixe. En IATSAE, como Engineering Partner oficial de HIOPOS, asignamos un consultor dedicado desde a primeira reunión ata a posvenda, visitamos os locais e contamos con programadores propios para resolver migracións e integracións que se saen do estándar. E despois do arranque, o soporte dao un equipo que xa coñece a túa instalación.
Se estás a valorar cambiar de TPV, podes repasar antes como escoller un sistema para unha cadea. E cando queiras expor o teu caso concreto, fala cun consultor de IATSAE e deseñaremos contigo un plan de migración por fases adaptado á túa rede.
