Canviar de TPV en una empresa amb diversos establiments fa respecte, i amb raó. El sistema actual pot tenir mancances, però el negoci hi funciona cada dia: les caixes cobren, els encarregats demanen i la central tanca el mes. La pregunta no és només a quin sistema anar, sinó com arribar-hi sense que l’operativa se’n ressenti. La bona notícia és que una migració ben planificada a HIOPOS i Hioffice és un procés controlat, no un salt al buit.
Primer, decidir quines dades es migren
Abans de tocar cap equip convé fer inventari de la informació que té valor i de la que convé deixar enrere. El més habitual és revisar:
- Articles i famílies, amb els seus codis, codis de barres, formats i escandalls si n’hi ha.
- Tarifes i preus per establiment o canal, i les promocions vigents.
- Clients i fidelització: fitxes, saldos de punts, targetes o vals pendents.
- Proveïdors i condicions de compra.
- Estoc inicial per magatzem i botiga.
- Històric de vendes, si es vol mantenir per comparar períodes.
Una migració també és una oportunitat per netejar el mestre de dades: articles duplicats, famílies que ningú no fa servir o preus que difereixen entre botigues sense motiu. Amb Hioffice les dades mestres es defineixen una sola vegada i arriben a tots els punts de venda, així que val la pena que hi arribin endreçades des del principi.
Dissenyar la solució abans d’instal·lar
L’error més comú és replicar en el sistema nou els vicis de l’antic. Per això a IATSAE la implantació comença per la consultoria: entendre com treballeu, quins processos voleu millorar i quins altres sistemes han de continuar connectats (comptabilitat, ERP corporatiu, ecommerce, balances, datàfons). Amb això es dissenya la solució completa i es configura Hioffice abans que el primer TPV arribi a un local.
Convivència: el sistema antic no s’apaga de cop
En una cadena, el més raonable és que durant un temps convisquin els dos sistemes: els locals ja migrats treballen amb HIOPOS i la resta continua amb el sistema anterior. Perquè aquesta convivència no generi caos cal definir:
- On viu el mestre d’articles i preus durant la transició, per no mantenir dos catàlegs a mà.
- Com es consoliden les vendes dels dos sistemes en el reporting de la central.
- Què passa amb la fidelització si un client compra en un local migrat i en un altre que encara no ho està.
No hi ha una resposta única: depèn de la mida de la xarxa i de les integracions existents. L’important és decidir-ho abans, no sobre la marxa.
Un pilot en un local representatiu
Abans de desplegar a tota la xarxa, convé arrencar en un o dos establiments pilot. No el més fàcil, sinó un de representatiu de l’operativa real: amb volum, amb l’assortiment habitual i amb un equip disposat a donar la seva opinió. El pilot serveix per ajustar la configuració, detectar articles mal migrats, afinar els informes i validar que les integracions funcionen amb dades reals.
Un exemple il·lustratiu: una cadena de 12 restaurants pot començar amb un local de carrer i un altre en un centre comercial, ajustar cartes, comanderes i pantalles de cuina, i només llavors fixar el calendari per a la resta.
Desplegament per fases
Amb el pilot validat, la resta d’establiments s’incorpora per fases, agrupats per zona, tipus de local o calendari d’activitat. Cada fase repeteix el mateix guió: instal·lació d’equips, verificació de dades, formació de l’equip i acompanyament en les primeres jornades. Que HIOPOS continuï venent sense connexió i sincronitzi quan torna internet redueix molt el risc el dia del canvi.
Formació per perfils
Un sistema nou només funciona si la gent el fa servir bé. Per això la formació no pot ser una sessió genèrica per a tothom. A IATSAE l’organitzem per perfils:
- Direcció: quadres de comandament i informes per prendre decisions.
- Central: gestió d’articles, tarifes, compres, estoc i promocions a Hioffice.
- Encarregats: tancaments de caixa, comandes, inventaris i control del local.
- Personal de sala o botiga: venda, cobrament i operativa diària al TPV.
I sempre que és possible, presencial i al mateix establiment, que és on sorgeixen els dubtes reals.
El partner és la clau del projecte
La tecnologia d’HIOPOS i Hioffice està preparada per a empreses amb diversos establiments, però la diferència entre una migració tranquil·la i una de traumàtica la marca qui la dirigeix. A IATSAE, com a Engineering Partner oficial d’HIOPOS, assignem un consultor dedicat des de la primera reunió fins a la postvenda, visitem els locals i comptem amb programadors propis per resoldre migracions i integracions que surten de l’estàndard. I després de l’arrencada, el suport el dona un equip que ja coneix la teva instal·lació.
Si estàs valorant canviar de TPV, pots repassar abans com triar un sistema per a una cadena. I quan vulguis plantejar el teu cas concret, parla amb un consultor d’IATSAE i dissenyarem amb tu un pla de migració per fases adaptat a la teva xarxa.
