En moitas cadeas, a dirección coñece os resultados do mes cando o mes xa rematou. Ata entón, trabállase con intuicións, chamadas aos encargados e follas de cálculo que alguén actualiza cando pode. O problema non é a falta de datos, porque cada TPV rexistra centos de operacións ao día, senón que eses datos non chegan a tempo nin nun formato que permita decidir. Con HIOPOS + Hioffice, a información de todos os establecementos está dispoñible no momento e nun único sitio.
Por que os informes adoitan chegar tarde
Cando o punto de venda e a xestión son sistemas distintos, obter un informe consolidado require varios pasos: exportar as vendas de cada local, importalas, revisar que os códigos coinciden, corrixir o que non cadra e, por fin, montar a táboa. Cada paso engade atraso e unha posibilidade de erro. E se un local tivo un problema de conexión, os seus datos chegan aínda máis tarde.
Con Hioffice, o ERP cloud de HIOPOS, eses pasos desaparecen. As vendas de cada TPV HIOPOS sincronízanse en tempo real coa central, e se algún local queda sen internet segue vendendo e envía a información en canto volve a conexión. Os informes constrúense sobre os mesmos datos cos que traballa todo o sistema.
Reporting en Hioffice e análise con Analytics
Hioffice inclúe o reporting operativo de todos os establecementos: vendas, cobros, peches de caixa, stock, compras, clientes e fidelización. Para unha análise máis profunda, Analytics é a ferramenta de business intelligence de HIOPOS, pensada para explorar os datos, comparar períodos e establecementos e compartir cadros de mando con cada responsable.
A clave está en que ambos parten da mesma información, sen conciliacións intermedias. O que ve o director financeiro, o que ve o responsable de operacións e o que ve o encargado dun local son a mesma realidade, filtrada segundo o que cada un necesita.
Que medir nunha cadea
Ter datos en tempo real só serve se se miran os indicadores axeitados. Estes son algúns exemplos habituais; cada empresa debe escoller os seus:
Vendas e actividade
- Vendas por establecemento, por día, por franxa horaria e por canle (sala, barra, para levar, en liña, delivery).
- Tíquet medio e número de tíquets, para entender se un cambio na facturación vén de máis clientes ou de máis gasto por cliente.
- Comparativas co mesmo período do ano anterior ou entre locais de características similares.
Produto e marxe
- Vendas por familia e por artigo, para detectar produtos que non rotan ou que só funcionan en certos locais.
- Marxe por artigo e por establecemento, cruzando prezo de venda e custo.
- Impacto das promocións: canto se vendeu con desconto e que pasou coa marxe.
Operación
- Rendemento por quenda ou por empregado, útil para planificar persoal.
- Descadres de caixa, anulacións e invitacións, que adoitan ser o primeiro sinal dun problema.
- Stock e roturas, para anticiparse antes de que falte produto.
Un exemplo ilustrativo
Imaxina unha cadea de 15 cafetarías. O luns pola mañá, a responsable de operacións abre un cadro de mando coas vendas da fin de semana por local e franxa horaria. Ve que dous establecementos baixaron na franxa de almorzos mentres o resto se mantén. Baixa ao detalle: o tíquet medio é similar, pero hai menos tíquets. Revisa cos encargados e descobre que en ambos locais se cambiou o horario de apertura. Sen esperar ao peche do mes, a decisión tómase esa mesma semana.
Nada disto require ferramentas complicadas. Require que os datos estean completos, sexan fiables e cheguen a tempo.
Informes para cada perfil
Un erro frecuente é darlle a todo o mundo o mesmo informe. A dirección necesita unha visión global e comparativa; o responsable de compras, stock e consumos; o encargado dun local, as súas vendas, a súa caixa e o seu persoal. Con Hioffice pódense definir permisos e vistas por perfil, de modo que cada un ve o que necesita sen perderse en datos que non lle achegan.
Cando o estándar non abonda, tamén se poden preparar informes específicos ou levar os datos a outras ferramentas da empresa. En IATSAE contamos con programadores propios para desenvolvementos á medida, como informes, conectores ou fluxos adaptados a cada negocio.
Dos datos ás decisións
Como Engineering Partner oficial de HIOPOS, en IATSAE non nos limitamos a instalar o sistema: axudamos cada cliente a definir que quere medir, configuramos os informes por perfil e formamos a dirección, a central e os encargados para que os utilicen no seu día a día. E como o negocio cambia, revisamos o sistema co cliente a medida que medra.
Se queres ver como serían os informes da túa cadea con HIOPOS + Hioffice, fala cun consultor e preparámolo sobre o teu caso concreto.
