En muchas cadenas, la dirección conoce los resultados del mes cuando el mes ya ha terminado. Hasta entonces, se trabaja con intuiciones, llamadas a los encargados y hojas de cálculo que alguien actualiza cuando puede. El problema no es la falta de datos, porque cada TPV registra cientos de operaciones al día, sino que esos datos no llegan a tiempo ni en un formato que permita decidir. Con HIOPOS + Hioffice, la información de todos los establecimientos está disponible en el momento y en un único sitio.
Por qué los informes suelen llegar tarde
Cuando el punto de venta y la gestión son sistemas distintos, obtener un informe consolidado requiere varios pasos: exportar las ventas de cada local, importarlas, revisar que los códigos coinciden, corregir lo que no cuadra y, por fin, montar la tabla. Cada paso añade retraso y una posibilidad de error. Y si un local tuvo un problema de conexión, sus datos llegan aún más tarde.
Con Hioffice, el ERP cloud de HIOPOS, esos pasos desaparecen. Las ventas de cada TPV HIOPOS se sincronizan en tiempo real con la central, y si algún local se queda sin internet sigue vendiendo y envía la información en cuanto vuelve la conexión. Los informes se construyen sobre los mismos datos con los que trabaja todo el sistema.
Reporting en Hioffice y análisis con Analytics
Hioffice incluye el reporting operativo de todos los establecimientos: ventas, cobros, cierres de caja, stock, compras, clientes y fidelización. Para un análisis más profundo, Analytics es la herramienta de business intelligence de HIOPOS, pensada para explorar los datos, comparar periodos y establecimientos y compartir cuadros de mando con cada responsable.
La clave está en que ambos parten de la misma información, sin conciliaciones intermedias. Lo que ve el director financiero, lo que ve el responsable de operaciones y lo que ve el encargado de un local son la misma realidad, filtrada según lo que cada uno necesita.
Qué medir en una cadena
Tener datos en tiempo real solo sirve si se miran los indicadores adecuados. Estos son algunos ejemplos habituales; cada empresa debe elegir los suyos:
Ventas y actividad
- Ventas por establecimiento, por día, por franja horaria y por canal (sala, barra, para llevar, online, delivery).
- Ticket medio y número de tickets, para entender si un cambio en la facturación viene de más clientes o de más gasto por cliente.
- Comparativas con el mismo periodo del año anterior o entre locales de características similares.
Producto y margen
- Ventas por familia y por artículo, para detectar productos que no rotan o que solo funcionan en ciertos locales.
- Margen por artículo y por establecimiento, cruzando precio de venta y coste.
- Impacto de las promociones: cuánto se ha vendido con descuento y qué ha pasado con el margen.
Operación
- Rendimiento por turno o por empleado, útil para planificar personal.
- Descuadres de caja, anulaciones e invitaciones, que suelen ser la primera señal de un problema.
- Stock y roturas, para anticiparse antes de que falte producto.
Un ejemplo ilustrativo
Imagina una cadena de 15 cafeterías. El lunes por la mañana, la responsable de operaciones abre un cuadro de mando con las ventas del fin de semana por local y franja horaria. Ve que dos establecimientos han bajado en la franja de desayunos mientras el resto se mantiene. Baja al detalle: el ticket medio es similar, pero hay menos tickets. Revisa con los encargados y descubre que en ambos locales se cambió el horario de apertura. Sin esperar al cierre del mes, la decisión se toma esa misma semana.
Nada de esto requiere herramientas complicadas. Requiere que los datos estén completos, sean fiables y lleguen a tiempo.
Informes para cada perfil
Un error frecuente es dar a todo el mundo el mismo informe. La dirección necesita una visión global y comparativa; el responsable de compras, stock y consumos; el encargado de un local, sus ventas, su caja y su personal. Con Hioffice se pueden definir permisos y vistas por perfil, de modo que cada uno ve lo que necesita sin perderse en datos que no le aportan.
Cuando el estándar no basta, también se pueden preparar informes específicos o llevar los datos a otras herramientas de la empresa. En IATSAE contamos con programadores propios para desarrollos a medida, como informes, conectores o flujos adaptados a cada negocio.
De los datos a las decisiones
Como Engineering Partner oficial de HIOPOS, en IATSAE no nos limitamos a instalar el sistema: ayudamos a cada cliente a definir qué quiere medir, configuramos los informes por perfil y formamos a la dirección, la central y los encargados para que los utilicen en su día a día. Y como el negocio cambia, revisamos el sistema con el cliente a medida que crece.
Si quieres ver cómo serían los informes de tu cadena con HIOPOS + Hioffice, habla con un consultor y lo preparamos sobre tu caso concreto.
