En moltes cadenes, la direcció coneix els resultats del mes quan el mes ja s’ha acabat. Fins aleshores, es treballa amb intuïcions, trucades als encarregats i fulls de càlcul que algú actualitza quan pot. El problema no és la manca de dades, perquè cada TPV registra centenars d’operacions al dia, sinó que aquestes dades no arriben a temps ni en un format que permeti decidir. Amb HIOPOS + Hioffice, la informació de tots els establiments està disponible al moment i en un únic lloc.
Per què els informes solen arribar tard
Quan el punt de venda i la gestió són sistemes diferents, obtenir un informe consolidat requereix diversos passos: exportar les vendes de cada local, importar-les, revisar que els codis coincideixen, corregir el que no quadra i, finalment, muntar la taula. Cada pas afegeix retard i una possibilitat d’error. I si un local ha tingut un problema de connexió, les seves dades arriben encara més tard.
Amb Hioffice, l’ERP al núvol d’HIOPOS, aquests passos desapareixen. Les vendes de cada TPV HIOPOS se sincronitzen en temps real amb la central, i si algun local es queda sense internet continua venent i envia la informació tan bon punt torna la connexió. Els informes es construeixen sobre les mateixes dades amb què treballa tot el sistema.
Reporting a Hioffice i anàlisi amb Analytics
Hioffice inclou el reporting operatiu de tots els establiments: vendes, cobraments, tancaments de caixa, estoc, compres, clients i fidelització. Per a una anàlisi més profunda, Analytics és l’eina de business intelligence d’HIOPOS, pensada per explorar les dades, comparar períodes i establiments i compartir quadres de comandament amb cada responsable.
La clau és que tots dos parteixen de la mateixa informació, sense conciliacions intermèdies. El que veu el director financer, el que veu el responsable d’operacions i el que veu l’encarregat d’un local són la mateixa realitat, filtrada segons el que cadascú necessita.
Què cal mesurar en una cadena
Tenir dades en temps real només serveix si es miren els indicadors adequats. Aquests són alguns exemples habituals; cada empresa ha de triar els seus:
Vendes i activitat
- Vendes per establiment, per dia, per franja horària i per canal (sala, barra, per emportar, en línia, delivery).
- Tiquet mitjà i nombre de tiquets, per entendre si un canvi en la facturació ve de més clients o de més despesa per client.
- Comparatives amb el mateix període de l’any anterior o entre locals de característiques similars.
Producte i marge
- Vendes per família i per article, per detectar productes que no roten o que només funcionen en certs locals.
- Marge per article i per establiment, creuant preu de venda i cost.
- Impacte de les promocions: quant s’ha venut amb descompte i què ha passat amb el marge.
Operació
- Rendiment per torn o per empleat, útil per planificar el personal.
- Desquadraments de caixa, anul·lacions i invitacions, que solen ser el primer senyal d’un problema.
- Estoc i trencaments, per anticipar-se abans que falti producte.
Un exemple il·lustratiu
Imagina una cadena de 15 cafeteries. Dilluns al matí, la responsable d’operacions obre un quadre de comandament amb les vendes del cap de setmana per local i franja horària. Veu que dos establiments han baixat a la franja d’esmorzars mentre la resta es manté. Baixa al detall: el tiquet mitjà és similar, però hi ha menys tiquets. Ho revisa amb els encarregats i descobreix que en tots dos locals es va canviar l’horari d’obertura. Sense esperar al tancament del mes, la decisió es pren aquella mateixa setmana.
Res d’això requereix eines complicades. Requereix que les dades siguin completes, fiables i arribin a temps.
Informes per a cada perfil
Un error freqüent és donar a tothom el mateix informe. La direcció necessita una visió global i comparativa; el responsable de compres, estoc i consums; l’encarregat d’un local, les seves vendes, la seva caixa i el seu personal. Amb Hioffice es poden definir permisos i vistes per perfil, de manera que cadascú veu el que necessita sense perdre’s en dades que no li aporten res.
Quan l’estàndard no n’hi ha prou, també es poden preparar informes específics o portar les dades a altres eines de l’empresa. A IATSAE comptem amb programadors propis per a desenvolupaments a mida, com ara informes, connectors o fluxos adaptats a cada negoci.
De les dades a les decisions
Com a Engineering Partner oficial d’HIOPOS, a IATSAE no ens limitem a instal·lar el sistema: ajudem cada client a definir què vol mesurar, configurem els informes per perfil i formem la direcció, la central i els encarregats perquè els facin servir en el seu dia a dia. I com que el negoci canvia, revisem el sistema amb el client a mesura que creix.
Si vols veure com serien els informes de la teva cadena amb HIOPOS + Hioffice, parla amb un consultor i ho preparem sobre el teu cas concret.
