Nunha empresa cun só local, cambiar un prezo é cuestión de segundos. Nunha cadea con dez, vinte ou cincuenta puntos de venda, ese mesmo cambio pode converterse nunha pequena operación loxística: avisar cada encargado, confirmar que o aplicaron, revisar que a promoción da fin de semana está activa en todas partes e descubrir o luns que unha tenda seguía coa tarifa antiga. A solución non pasa por ter máis coidado, senón por centralizar os datos mestres nun único sistema.
Que son os datos mestres e por que importan
Os datos mestres son a información de base sobre a que funciona todo o negocio:
- Artigos: códigos, descricións, familias, formatos, códigos de barras, impostos.
- Prezos e tarifas: prezo xeral, tarifas por establecemento, por canle, por horario ou por tipo de cliente.
- Promocións: descontos, 2x1, menús, ofertas por volume ou por período.
- Configuración de venda: formas de pagamento, modificadores, menús de sala, botoneiras do TPV.
- Clientes e fidelización: fichas, condicións especiais, puntos ou saldos.
Cando estes datos se manteñen en varios sitios, cada copia é unha oportunidade de erro. E os erros en datos mestres non quedan na ficha: trasládanse aos tíquets, á marxe, ao stock e aos informes.
Definir unha vez, aplicar en todas partes
En Hioffice, o ERP cloud de HIOPOS, os datos mestres defínense unha soa vez e distribúense automaticamente a todos os puntos de venda e canles. Como Hioffice e os TPV HIOPOS forman parte da mesma plataforma, non hai importacións nin ficheiros intermedios: o que se garda na central chega aos locais sincronizado en tempo real.
Isto permite traballar de forma ordenada:
Un catálogo común con excepcións controladas
A central mantén un catálogo único, pero pode decidir que artigos se venden en cada establecemento ou canle. Un local con terraza pode ter unha carta ampliada; unha tenda pequena, un sortido reducido. Todo parte da mesma base e non hai que manter catálogos paralelos.
Tarifas por local, canle ou momento
Non todas as tendas teñen por que vender ao mesmo prezo. Con Hioffice pódense definir tarifas diferentes por establecemento, por canle (sala, barra, para levar, pedidos en liña, delivery) ou por franxa horaria, sen duplicar artigos. O TPV aplica automaticamente a tarifa que corresponde en cada caso.
Promocións programadas
As promocións prepáranse na central co seu período de vixencia e os establecementos onde se aplican. Actívanse e desactívanse soas, sen depender de que alguén se lembre de tocar o TPV o venres pola tarde.
Todas as canles, a mesma información
Os quioscos de autopedido, as cartas dixitais, a carta QR, os pedidos en liña ou os TPV móbiles comparten o mesmo catálogo e as mesmas tarifas. Cando se cambia un artigo, cambia en todas as canles á vez.
Un exemplo ilustrativo
Pensa nunha cadea de tendas de moda con oito establecementos e unha tenda en liña. Chega o inicio das rebaixas: con sistemas separados, alguén prepara unha folla de cálculo cos novos prezos, envíase a cada tenda e impórtase en cada TPV, e a tenda en liña actualízase por outro lado. Con HIOPOS + Hioffice, a central prepara a tarifa de rebaixas con data de inicio, asígnaa aos establecementos e canles que correspondan e, chegado o momento, todos os puntos de venda empezan a cobrar o novo prezo. Se hai que corrixir un artigo, corríxese unha vez.
Máis control, menos traballo administrativo
Centralizar os datos mestres ten efectos que van máis alá de aforrar tempo:
- Coherencia para o cliente: o mesmo produto custa o mesmo onde debe custar o mesmo.
- Marxes fiables: se o prezo é correcto, a marxe que calcula o sistema tamén o é.
- Informes comparables: cando todos os locais usan os mesmos códigos e familias, pódense comparar de verdade.
- Aperturas máis rápidas: un novo establecemento herda o catálogo, as tarifas e a configuración existentes.
- Permisos claros: a central decide quen pode modificar que, e os encargados céntranse en vender.
A configuración inicial marca a diferenza
Para que todo isto funcione, a estrutura de datos ten que estar ben pensada desde o principio: como se organizan as familias, que tarifas fan falta, como se codifican os artigos ou que pode tocar cada perfil. É precisamente a parte na que máis se nota o traballo do partner.
En IATSAE, como Engineering Partner oficial de HIOPOS, empezamos cada proxecto cunha fase de consultoría para entender como vende a túa empresa, deseñamos a estrutura de Hioffice, migramos os datos desde o sistema anterior e formamos cada perfil, da dirección aos encargados. Se che interesa ver como se xestionan os datos mestres no teu caso, podes ler tamén por que a integración entre TPV e ERP marca a diferenza ou contactar cun consultor para revisalo xuntos.
