En una empresa amb un sol local, canviar un preu és qüestió de segons. En una cadena amb deu, vint o cinquanta punts de venda, aquest mateix canvi es pot convertir en una petita operació logística: avisar cada encarregat, confirmar que l’han aplicat, revisar que la promoció del cap de setmana està activa a tot arreu i descobrir el dilluns que una botiga continuava amb la tarifa antiga. La solució no passa per anar més amb compte, sinó per centralitzar les dades mestres en un únic sistema.
Què són les dades mestres i per què importen
Les dades mestres són la informació de base sobre la qual funciona tot el negoci:
- Articles: codis, descripcions, famílies, formats, codis de barres, impostos.
- Preus i tarifes: preu general, tarifes per establiment, per canal, per horari o per tipus de client.
- Promocions: descomptes, 2x1, menús, ofertes per volum o per període.
- Configuració de venda: formes de pagament, modificadors, menús de sala, botoneres del TPV.
- Clients i fidelització: fitxes, condicions especials, punts o saldos.
Quan aquestes dades es mantenen en diversos llocs, cada còpia és una oportunitat d’error. I els errors en dades mestres no es queden a la fitxa: es traslladen als tiquets, al marge, a l’estoc i als informes.
Definir una vegada, aplicar a tot arreu
A Hioffice, l’ERP al núvol d’HIOPOS, les dades mestres es defineixen una sola vegada i es distribueixen automàticament a tots els punts de venda i canals. Com que Hioffice i els TPV HIOPOS formen part de la mateixa plataforma, no hi ha importacions ni fitxers intermedis: el que es desa a la central arriba als locals sincronitzat en temps real.
Això permet treballar de manera ordenada:
Un catàleg comú amb excepcions controlades
La central manté un catàleg únic, però pot decidir quins articles es venen a cada establiment o canal. Un local amb terrassa pot tenir una carta ampliada; una botiga petita, un assortiment reduït. Tot parteix de la mateixa base i no cal mantenir catàlegs paral·lels.
Tarifes per local, canal o moment
No totes les botigues han de vendre al mateix preu. Amb Hioffice es poden definir tarifes diferents per establiment, per canal (sala, barra, per emportar, comandes en línia, delivery) o per franja horària, sense duplicar articles. El TPV aplica automàticament la tarifa que correspon en cada cas.
Promocions programades
Les promocions es preparen a la central amb el seu període de vigència i els establiments on s’apliquen. S’activen i es desactiven soles, sense dependre que algú se’n recordi de tocar el TPV el divendres a la tarda.
Tots els canals, la mateixa informació
Els quioscos d’autocomanda, les cartes digitals, la carta QR, les comandes en línia o els TPV mòbils comparteixen el mateix catàleg i les mateixes tarifes. Quan es canvia un article, canvia a tots els canals alhora.
Un exemple il·lustratiu
Pensa en una cadena de botigues de moda amb vuit establiments i una botiga en línia. Arriba l’inici de les rebaixes: amb sistemes separats, algú prepara un full de càlcul amb els nous preus, s’envia a cada botiga i s’importa a cada TPV, i la botiga en línia s’actualitza per una altra banda. Amb HIOPOS + Hioffice, la central prepara la tarifa de rebaixes amb data d’inici, l’assigna als establiments i canals que correspongui i, arribat el moment, tots els punts de venda comencen a cobrar el nou preu. Si cal corregir un article, es corregeix una vegada.
Més control, menys feina administrativa
Centralitzar les dades mestres té efectes que van més enllà d’estalviar temps:
- Coherència per al client: el mateix producte costa el mateix allà on ha de costar el mateix.
- Marges fiables: si el preu és correcte, el marge que calcula el sistema també ho és.
- Informes comparables: quan tots els locals fan servir els mateixos codis i famílies, es poden comparar de debò.
- Obertures més ràpides: un nou establiment hereta el catàleg, les tarifes i la configuració existents.
- Permisos clars: la central decideix qui pot modificar què, i els encarregats se centren a vendre.
La configuració inicial marca la diferència
Perquè tot això funcioni, l’estructura de dades ha d’estar ben pensada des del principi: com s’organitzen les famílies, quines tarifes calen, com es codifiquen els articles o què pot tocar cada perfil. És precisament la part en què més es nota la feina del partner.
A IATSAE, com a Engineering Partner oficial d’HIOPOS, comencem cada projecte amb una fase de consultoria per entendre com ven la teva empresa, dissenyem l’estructura d’Hioffice, migrem les dades des del sistema anterior i formem cada perfil, de la direcció als encarregats. Si t’interessa veure com es gestionen les dades mestres en el teu cas, pots llegir també per què la integració entre TPV i ERP marca la diferència o contactar amb un consultor per revisar-ho junts.
