Abrir un local novo é unha das mellores novas para unha cadea, e tamén un dos momentos con máis risco operativo. As obras atrásanse, o equipo é novo, o provedor da cociña chega á última hora e, no medio de todo, o sistema de punto de venda ten que estar listo para cobrar desde o primeiro tíquet. Os erros típicos repítense de apertura en apertura: un prezo mal cargado, unha impresora de cociña que non recibe comandas, un usuario sen permisos para facer o peche. A solución non é correr máis, senón traballar cun modelo de configuración que converta cada apertura nun proceso repetible.
Por que un modelo e non empezar de cero
Nunha cadea que traballa con Hioffice, a maior parte do que necesita un local novo xa existe: artigos, familias, cartas, tarifas, promocións, provedores e perfís de usuario. Os datos mestres defínense unha vez e chegan a todos os puntos de venda. Abrir un local consiste, sobre todo, en decidir que parte desa configuración común herda e que parte é específica. Canto máis claro estea ese modelo, menos decisións se toman á última hora.
A lista de comprobación, paso a paso
1. Alta do establecemento
- Empresa á que pertence o local (propia ou franquiciada) e datos fiscais.
- Almacén ou almacéns asociados.
- Territorio fiscal: se o local está no País Vasco aplícase TicketBAI; no resto, o marco de VeriFactu. Convén deixalo verificado antes de emitir o primeiro tíquet.
2. Oferta e prezos
- Carta ou sortido que se aplica: o estándar da cadea ou unha variante (local de aeroporto, formato reducido, centro comercial).
- Tarifa asignada, coas súas diferenzas por canle: sala, barra, terraza, take away, delivery.
- Promocións activas que deben aplicarse desde o primeiro día.
3. Equipos e periféricos
- TPV, comandeiros e, se os hai, quioscos T-Quiosk ou HioPay.
- Impresoras de cociña e barra, ou pantallas de cociña HIOSCREEN, co encamiñamento de cada familia ao punto de preparación correcto.
- Datáfonos coas formas de pagamento integradas, CashDro se o local traballa con xestión automática do efectivo, e balanzas se se vende ao peso.
4. Usuarios e permisos
- Altas do persoal e perfís: quen pode anular, aplicar descontos, abrir caixón ou facer o peche.
- Quendas da primeira semana, cando o equipo aínda se está rodando.
5. Stock inicial e aprovisionamento
- Inventario de apertura cargado por almacén.
- Provedores asignados e, se a cadea ten central ou almacén propio, o primeiro pedido á central planificado con marxe.
6. Integracións
- Plataformas de delivery coa carta e a tarifa correctas.
- Reservas 360°, programa de fidelización e calquera conexión co ERP corporativo ou a contabilidade.
7. Probas antes de abrir
- Un servizo de proba que percorra cada familia de produtos, todas as formas de cobro e un peche de caixa completo, seguindo o procedemento que acordedes co voso partner para que as probas non se mesturen coa facturación real.
- Comprobación en Hioffice de que a información chega á central, os informes cadran e o peche se consolida.
8. Formación e acompañamento
- Formación por perfís: encargado (peches, pedidos, inventarios) e persoal de sala ou tenda (venda e cobro).
- Presenza técnica o día da apertura ou, como mínimo, un contacto directo con quen coñece a configuración.
O que máis falla, e como evitalo
Na nosa experiencia, os problemas de apertura raramente veñen do software e case sempre da información que chega tarde: a carta definitiva do local, o número de impresoras, a data real de entrega das obras. Por iso o modelo debe incluír tamén un calendario: que ten que estar decidido unha semana antes, que dous días antes e que o día anterior. E un responsable na central que valide cada bloque.
Un exemplo ilustrativo: unha cadea de cafetarías que abre tres locais nun trimestre pode reutilizar o mesmo modelo para os tres, cambiando só a tarifa, o almacén e o equipo. A terceira apertura será a máis tranquila, precisamente porque se seguiu o mesmo guión.
Aperturas sen sobresaltos, cun partner que xa coñece a túa rede
Se a túa cadea está en expansión, o valor do partner mídese nas aperturas. En IATSAE, Engineering Partner oficial de HIOPOS, planificamos contigo as datas de cada apertura para que haxa técnicos dispoñibles no momento crítico, preparamos a configuración en Hioffice antes de que cheguen os equipos e formamos o equipo no propio local. Explicámolo no noso modelo de servizo para cadeas, e se queres ver como encaixa cunha implantación completa, le como implantar un sistema sen parar a operativa.
Tes aperturas no calendario? Cóntanos os teus plans e axudámosche a converter a túa próxima apertura nun modelo para todas as seguintes.
