Fleques, pastisseries, cafeteries amb producció pròpia, cadenes de menjar preparat: moltes xarxes de botigues comparteixen un mateix model. Un obrador central produeix i diverses botigues venen. És un model eficient, però exigeix que la informació flueixi bé en els dos sentits: les botigues han de demanar el que vendran, l’obrador ha de produir el que s’ha demanat, i tot el que surt de l’obrador s’ha de poder rastrejar fins al seu lot. Quan aquest circuit viu en trucades, fulls de comanda i llibretes, apareixen els trencaments d’estoc, els excedents i, sobretot, la incertesa davant d’una incidència de qualitat.
El circuit complet en una sola plataforma
Amb HIOPOS a les botigues i Hioffice com a ERP cloud, l’obrador i les botigues treballen sobre les mateixes dades:
- La botiga ven al TPV, i cada venda descompta estoc del seu magatzem.
- La botiga demana a l’obrador mitjançant comandes a central, amb el catàleg que l’obrador posa a la seva disposició.
- L’obrador planifica la producció a partir de les comandes rebudes i de les seves receptes.
- L’obrador produeix i serveix, i la mercaderia viatja a cada botiga com a traspàs o lliurament.
- La botiga rep i el seu estoc s’actualitza, a punt per al cicle següent.
Cada pas deixa rastre al sistema, sense teclejar dues vegades el mateix document.
Comandes de reposició amb dades, no amb intuïció
El primer benefici és el més visible: demanar millor. Quan l’encarregat d’una botiga prepara la seva comanda, pot recolzar-se en les vendes reals del seu local i en l’estoc que té, en lloc de repetir la comanda de la setmana anterior. Per a l’obrador, rebre totes les comandes al mateix sistema i a temps vol dir poder planificar la producció del dia amb antelació, en lloc de reaccionar a trucades d’última hora.
En un negoci amb producte fresc i vida útil curta, la diferència entre demanar bé i demanar malament es veu cada nit en el que sobra al taulell.
Traçabilitat per lots amb assignació automàtica
Entre les novetats de la plataforma HIOPOS hi ha l’obrador digital amb traçabilitat per assignació automàtica de lots. La idea és que els lots no depenguin que algú els apunti a mà a cada pas, sinó que el sistema els assigni en el mateix procés de producció i els mantingui associats al que surt cap a les botigues.
Per què és tan important? Perquè davant d’una alerta (un ingredient retirat per un proveïdor, una incidència de qualitat, una consulta sanitària), la pregunta és sempre la mateixa: què es va produir amb aquest lot i a quines botigues va anar. Respondre-la en minuts en lloc de dies canvia per complet la gestió de la incidència i la confiança dels teus clients.
Com s’organitzen exactament els lots al teu obrador (per matèria primera, per producció diària, per producte acabat) es defineix a la implantació segons el teu procés real.
Escandalls, producció i cost
L’obrador és també on es juga bona part del marge. Amb les receptes definides a Hioffice, cada producció consumeix ingredients del magatzem de l’obrador i genera producte acabat amb el seu cost. Així es pot comparar el que costa produir amb el que es ven a cada botiga, i detectar productes amb el marge erosionat per les pujades de matèria primera. En parlem a l’article sobre escandalls centralitzats.
A la botiga: venda àgil, també a pes
Al punt de venda, l’important és la rapidesa en hora punta. HIOPOS funciona en TPV tàctils i terminals mòbils, i s’integra amb balances per als productes que es venen a pes, amb la gamma TS20 i TS10 o mitjançant integració amb balances d’altres marques. I si la botiga té zona de cafeteria, la mateixa plataforma gestiona sala, barra i take away.
Un exemple il·lustratiu
Imagina una cadena de 12 fleques-cafeteria amb un obrador central. Cada tarda, els encarregats preparen la comanda de l’endemà a Hioffice a partir de les seves vendes. L’obrador consolida les comandes, planifica la producció de matinada i assigna lots automàticament. Si un proveïdor de farina comunica una retirada, la central identifica quines produccions van fer servir aquell lot i quines botigues les van rebre.
Un projecte de processos, no només de programari
Connectar obrador i botigues implica decidir catàlegs, horaris de comanda, unitats, receptes i criteris de lot. A IATSAE, Engineering Partner oficial d’HIOPOS, ho abordem amb un consultor dedicat que visita l’obrador i les botigues, configura Hioffice amb el teu procés real i forma cada perfil, de l’obrador al taulell. Si la teva xarxa també té franquiciats que demanen a la central, t’interessarà com gestionar una franquícia amb HIOPOS, i pots veure el nostre enfocament general a cadenes i franquícies.
Tens obrador i diverses botigues? Explica’ns com treballeu avui i t’ensenyarem com quedaria el circuit complet a HIOPOS i Hioffice.
