Panaderías, pastelerías, cafeterías con producción propia, cadenas de comida preparada: muchas redes de tiendas comparten un mismo modelo. Un obrador central produce y varias tiendas venden. Es un modelo eficiente, pero exige que la información fluya bien en los dos sentidos: las tiendas tienen que pedir lo que van a vender, el obrador tiene que producir lo que se ha pedido, y todo lo que sale del obrador tiene que poder rastrearse hasta su lote. Cuando ese circuito vive en llamadas, hojas de pedido y libretas, aparecen las roturas de stock, los excedentes y, sobre todo, la incertidumbre ante una incidencia de calidad.
El circuito completo en una sola plataforma
Con HIOPOS en las tiendas y Hioffice como ERP cloud, el obrador y las tiendas trabajan sobre los mismos datos:
- La tienda vende en el TPV, y cada venta descuenta stock de su almacén.
- La tienda pide al obrador mediante pedidos a central, con el catálogo que el obrador pone a su disposición.
- El obrador planifica la producción a partir de los pedidos recibidos y de sus recetas.
- El obrador produce y sirve, y la mercancía viaja a cada tienda como traspaso o entrega.
- La tienda recibe y su stock se actualiza, listo para el siguiente ciclo.
Cada paso deja rastro en el sistema, sin teclear dos veces el mismo documento.
Pedidos de reposición con datos, no con intuición
El primer beneficio es el más visible: pedir mejor. Cuando el encargado de una tienda prepara su pedido, puede apoyarse en las ventas reales de su local y en el stock que tiene, en lugar de repetir el pedido de la semana anterior. Para el obrador, recibir todos los pedidos en el mismo sistema y a tiempo significa poder planificar la producción del día con antelación, en lugar de reaccionar a llamadas de última hora.
En un negocio con producto fresco y vida útil corta, la diferencia entre pedir bien y pedir mal se ve cada noche en lo que sobra en el mostrador.
Trazabilidad por lotes con asignación automática
Entre las novedades de la plataforma HIOPOS está el obrador digital con trazabilidad por asignación automática de lotes. La idea es que los lotes no dependan de que alguien los apunte a mano en cada paso, sino que el sistema los asigne en el propio proceso de producción y los mantenga asociados a lo que sale hacia las tiendas.
¿Por qué importa tanto? Porque ante una alerta (un ingrediente retirado por un proveedor, una incidencia de calidad, una consulta sanitaria), la pregunta es siempre la misma: qué se produjo con ese lote y a qué tiendas fue. Responderla en minutos en lugar de en días cambia por completo la gestión de la incidencia y la confianza de tus clientes.
Cómo se organizan exactamente los lotes en tu obrador (por materia prima, por producción diaria, por producto terminado) se define en la implantación según tu proceso real.
Escandallos, producción y coste
El obrador es también donde se juega buena parte del margen. Con las recetas definidas en Hioffice, cada producción consume ingredientes del almacén del obrador y genera producto terminado con su coste. Así se puede comparar lo que cuesta producir con lo que se vende en cada tienda, y detectar productos cuyo margen se ha erosionado con las subidas de materia prima. Hablamos de ello en el artículo sobre escandallos centralizados.
En la tienda: venta ágil, también al peso
En el punto de venta, lo importante es la rapidez en hora punta. HIOPOS funciona en TPV táctiles y terminales móviles, y se integra con balanzas para los productos que se venden al peso, con la gama TS20 y TS10 o mediante integración con balanzas de otras marcas. Y si la tienda tiene zona de cafetería, la misma plataforma gestiona sala, barra y take away.
Un ejemplo ilustrativo
Imagina una cadena de 12 panaderías-cafetería con un obrador central. Cada tarde, los encargados preparan el pedido del día siguiente en Hioffice a partir de sus ventas. El obrador consolida los pedidos, planifica la producción de madrugada y asigna lotes automáticamente. Si un proveedor de harina comunica una retirada, la central identifica qué producciones usaron ese lote y qué tiendas las recibieron.
Un proyecto de procesos, no solo de software
Conectar obrador y tiendas implica decidir catálogos, horarios de pedido, unidades, recetas y criterios de lote. En IATSAE, Engineering Partner oficial de HIOPOS, lo abordamos con un consultor dedicado que visita el obrador y las tiendas, configura Hioffice con tu proceso real y forma a cada perfil, del obrador al mostrador. Si tu red también tiene franquiciados que piden a la central, te interesará cómo gestionar una franquicia con HIOPOS, y puedes ver nuestro enfoque general en cadenas y franquicias.
¿Tienes obrador y varias tiendas? Cuéntanos cómo trabajáis hoy y te enseñamos cómo quedaría el circuito completo en HIOPOS y Hioffice.
