Preguntar «¿cuánto stock tenemos?» en una empresa con varias tiendas suele tener dos respuestas: la que da el sistema y la que encuentras en la estantería. Cuando ambas no coinciden, el problema no es solo de almacén: se compra de más en un sitio, se rompe stock en otro, se pierden ventas y la central deja de confiar en los datos. Controlar el stock multitienda exige que ventas, compras y movimientos de mercancía estén en el mismo sistema y se actualicen al momento.
Por qué el stock se descuadra
En la mayoría de cadenas, el descuadre de stock no se debe a un único error, sino a la suma de pequeñas desconexiones:
- Las ventas del TPV llegan tarde al sistema de gestión, o llegan con códigos que no coinciden.
- Las recepciones de mercancía se registran en papel y se pasan al ordenador cuando hay tiempo.
- Los traspasos entre tiendas se apuntan en la tienda que envía, pero no siempre en la que recibe.
- Los inventarios se hacen con hojas impresas y se teclean después, con el riesgo que eso supone.
- Las mermas y roturas no se registran o se registran de forma distinta en cada local.
Cada uno de estos puntos es pequeño, pero en una cadena se multiplican por el número de establecimientos.
Un único stock, actualizado con cada venta
Hioffice gestiona el stock por almacén y por tienda dentro del mismo ERP que recibe las ventas de los TPV HIOPOS. Como ambos forman parte de la misma plataforma y están sincronizados en tiempo real, cada venta descuenta stock en el establecimiento donde se produce, sin importaciones ni procesos nocturnos.
En negocios de hostelería o con elaboración propia, las ventas pueden descontar los ingredientes según los escandallos, de modo que el stock de materias primas refleja lo que realmente se ha consumido.
Compras y recepciones
Con Hioffice, las compras se gestionan de forma centralizada o por establecimiento, según cómo trabaje cada empresa:
- Pedidos a proveedor con las condiciones de compra de cada uno.
- Recepción de mercancía contra pedido, para detectar diferencias en el momento de la entrega.
- Albaranes y facturas de proveedor vinculados a las entradas de stock.
- Consulta de stock y ventas por establecimiento para preparar los pedidos con datos actuales, no con los de la semana pasada.
Traspasos entre tiendas y almacén
En una cadena, la mercancía se mueve constantemente: del almacén central a las tiendas, de una tienda con exceso a otra con rotura, de la cocina central a los restaurantes. Hioffice registra cada traspaso con su origen y su destino, de forma que el stock sale de un sitio y entra en el otro sin que haya que apuntarlo dos veces. La central puede ver en cualquier momento qué está en tránsito y qué ha llegado.
Inventarios con Hiostock
Aquí entra Hiostock, la herramienta de HIOPOS para trabajar el almacén desde un terminal móvil. En lugar de imprimir listados y teclear después, el personal escanea los artículos directamente en la estantería o en la cámara, y los recuentos se incorporan a Hioffice.
Hiostock es útil para:
- Inventarios completos o parciales, por familia, por ubicación o por establecimiento.
- Recepciones de mercancía en el muelle o en la trastienda.
- Preparación y recepción de traspasos entre locales.
- Consultas rápidas de stock sin tener que ir al ordenador de la oficina.
El resultado es un inventario más ágil y, sobre todo, con menos errores de transcripción.
Un ejemplo ilustrativo
Imagina una cadena de cinco tiendas de alimentación con un almacén central. Cada mañana, el responsable de compras consulta en Hioffice el stock de cada tienda y las ventas de los últimos días, genera los pedidos a proveedores y prepara los traspasos desde el almacén. Las tiendas reciben la mercancía con Hiostock, la central ve la entrada al momento y, al final del mes, el inventario se hace por zonas escaneando los productos. Cuando aparece una diferencia, se puede rastrear: qué se vendió, qué se recibió y qué se movió.
Lo que necesita un buen proyecto de stock
La tecnología es necesaria, pero no suficiente. Para que el control de stock funcione hay que decidir cómo se codifican los artículos, qué almacenes y ubicaciones existen, quién puede hacer traspasos, cómo se registran las mermas y cada cuánto se inventaría. Son decisiones que dependen de cada negocio.
En IATSAE, como Engineering Partner oficial de HIOPOS, diseñamos con cada cliente la estructura de almacenes y los circuitos de compra y traspaso, migramos los datos del sistema anterior y formamos por perfiles a la central, los encargados y el personal de tienda. Si tu empresa trabaja con balanzas o producto fresco, también te puede interesar cómo conectamos las balanzas con Hioffice.
Si quieres revisar cómo controlas hoy el stock de tus establecimientos, habla con uno de nuestros consultores: vendremos a ver cómo trabajáis y te propondremos cómo hacerlo con HIOPOS + Hioffice.
