Preguntar «quant estoc tenim?» en una empresa amb diverses botigues sol tindre dues respostes: la que dona el sistema i la que trobes a la prestatgeria. Quan no coincidixen, el problema no és només de magatzem: es compra de més en un lloc, es trenca estoc en un altre, es perden vendes i la central deixa de confiar en les dades. Controlar l’estoc multibotiga exigix que vendes, compres i moviments de mercaderia siguen al mateix sistema i s’actualitzen al moment.
Per què l’estoc es desquadra
A la majoria de cadenes, el desquadrament d’estoc no es deu a un únic error, sinó a la suma de xicotetes desconnexions:
- Les vendes del TPV arriben tard al sistema de gestió, o arriben amb codis que no coincidixen.
- Les recepcions de mercaderia es registren en paper i es passen a l’ordinador quan hi ha temps.
- Els traspassos entre botigues s’apunten a la botiga que envia, però no sempre a la que rep.
- Els inventaris es fan amb fulls impresos i es teclegen després, amb el risc que això comporta.
- Les mermes i els trencaments no es registren o es registren de manera diferent a cada local.
Cadascun d’estos punts és xicotet, però en una cadena es multipliquen pel nombre d’establiments.
Un únic estoc, actualitzat amb cada venda
Hioffice gestiona l’estoc per magatzem i per botiga dins el mateix ERP que rep les vendes dels TPV HIOPOS. Com que tots dos formen part de la mateixa plataforma i estan sincronitzats en temps real, cada venda descompta estoc a l’establiment on es produïx, sense importacions ni processos nocturns.
En negocis d’hostaleria o amb elaboració pròpia, les vendes poden descomptar els ingredients segons els escandalls, de manera que l’estoc de matèries primeres reflectix el que realment s’ha consumit.
Compres i recepcions
Amb Hioffice, les compres es gestionen de manera centralitzada o per establiment, segons com treballe cada empresa:
- Comandes a proveïdor amb les condicions de compra de cadascun.
- Recepció de mercaderia contra comanda, per detectar diferències en el moment del lliurament.
- Albarans i factures de proveïdor vinculats a les entrades d’estoc.
- Consulta d’estoc i vendes per establiment per preparar les comandes amb dades actuals, no amb les de la setmana passada.
Traspassos entre botigues i magatzem
En una cadena, la mercaderia es mou constantment: del magatzem central a les botigues, d’una botiga amb excés a una altra amb trencament, de la cuina central als restaurants. Hioffice registra cada traspàs amb l’origen i la destinació, de manera que l’estoc ix d’un lloc i entra a l’altre sense haver-lo d’apuntar dues vegades. La central pot veure en qualsevol moment què és en trànsit i què ha arribat.
Inventaris amb Hiostock
Ací entra Hiostock, l’eina d’HIOPOS per treballar el magatzem des d’un terminal mòbil. En lloc d’imprimir llistats i teclejar després, el personal escaneja els articles directament a la prestatgeria o a la cambra, i els recomptes s’incorporen a Hioffice.
Hiostock és útil per a:
- Inventaris complets o parcials, per família, per ubicació o per establiment.
- Recepcions de mercaderia al moll o a la rebotiga.
- Preparació i recepció de traspassos entre locals.
- Consultes ràpides d’estoc sense haver d’anar a l’ordinador de l’oficina.
El resultat és un inventari més àgil i, sobretot, amb menys errors de transcripció.
Un exemple il·lustratiu
Imagina una cadena de cinc botigues d’alimentació amb un magatzem central. Cada matí, el responsable de compres consulta a Hioffice l’estoc de cada botiga i les vendes dels darrers dies, genera les comandes als proveïdors i prepara els traspassos des del magatzem. Les botigues reben la mercaderia amb Hiostock, la central veu l’entrada al moment i, a final de mes, l’inventari es fa per zones escanejant els productes. Quan apareix una diferència, es pot rastrejar: què es va vendre, què es va rebre i què es va moure.
El que necessita un bon projecte d’estoc
La tecnologia és necessària, però no suficient. Perquè el control d’estoc funcione cal decidir com es codifiquen els articles, quins magatzems i ubicacions hi ha, qui pot fer traspassos, com es registren les mermes i cada quant s’inventaria. Són decisions que depenen de cada negoci.
A IATSAE, com a Engineering Partner oficial d’HIOPOS, dissenyem amb cada client l’estructura de magatzems i els circuits de compra i traspàs, migrem les dades del sistema anterior i formem per perfils la central, els encarregats i el personal de botiga. Si la teua empresa treballa amb balances o producte fresc, també et pot interessar com connectem les balances amb Hioffice.
Si vols revisar com controles hui l’estoc dels teus establiments, parla amb un dels nostres consultors: vindrem a veure com treballeu i et proposarem com fer-ho amb HIOPOS + Hioffice.
