Fa més de 20 anys que implantem sistemes de gestió i punt de venda. En aquest temps hem treballat amb més de 1.500 clients a 10 països: restaurants, cadenes de retail, supermercats, hotels, empreses de restauració col·lectiva, distribuïdors. Han canviat les tecnologies, la normativa i la manera de vendre, però hi ha aprenentatges que es repeteixen projecte rere projecte. Aquests són els que més pesen avui en com treballem.
1. El problema gairebé mai no és el TPV
Quan una empresa ens truca, sol parlar del TPV: és lent, es penja, no fa el que necessita. Però quan visitem els locals i parlem amb la central, el problema de fons sol ser en un altre lloc: la informació està repartida entre el punt de venda, un full de càlcul de compres, el programa de comptabilitat i la memòria de l’encarregat.
Per això avui defensem que la força d’un sistema és en la integració entre TPV i ERP. Amb HIOPOS i Hioffice, articles, preus, estoc, compres i vendes viuen en un mateix lloc i se sincronitzen en temps real amb cada terminal.
2. Cal veure el negoci amb els propis ulls
Cap reunió no substitueix una visita. Hem après que el que és important apareix al local: on es forma la cua, com es rep la mercaderia, què fa l’equip quan alguna cosa falla. Per això visitem els establiments abans de proposar una solució, i ho continuem fent durant la implantació.
3. Les dades es netegen abans, no després
Migrar sense revisar és traslladar el desordre a un sistema nou. Articles duplicats, tarifes que ningú no fa servir, famílies mal definides: tot això convé depurar-ho abans del canvi. És més feina al principi i molts problemes menys durant anys.
4. Desplegar per fases sempre compensa
La temptació de canviar tots els locals alhora és comprensible, però arriscada. Un pilot ben triat i un desplegament per fases permeten corregir una sola vegada el que s’aprèn i que cada establiment canviï de sistema sense aturar-se. Ho expliquem pas a pas a com implantar un nou sistema sense aturar l’operativa.
5. La formació decideix el resultat
Hem vist sistemes idèntics rendir de manera molt diferent segons com es va formar cada equip. Formar per perfils, cobrir la rotació de personal i explicar cada novetat és el que converteix un bon programari en una eina que es fa servir de debò.
6. Créixer ha de ser senzill
Moltes empreses comencen amb un o dos locals i, amb els anys, en tenen deu, vint o més, propis o franquiciats. Un sistema pensat per a un únic establiment es converteix en un fre. Per això valorem tant que una plataforma sigui multiempresa i multiestabliment des del principi i que permeti obrir un local nou heretant articles, tarifes i configuració de la central. Quan un client fa el salt fora d’Espanya, que la plataforma gestioni impostos, monedes i idiomes per país marca la diferència.
7. L’estàndard cobreix molt, però no tot
Una bona plataforma resol la gran majoria de necessitats amb configuració. Tot i així, gairebé tota empresa d’una certa mida té alguna cosa pròpia: un ERP corporatiu, un PMS d’hotel, unes balances concretes, un procés sectorial. Hem après que comptar amb programadors propis per a integracions i desenvolupaments a mida, que a més es mantinguin compatibles amb les actualitzacions de la plataforma, evita haver de triar entre adaptar-se al programari o renunciar-hi.
8. La normativa canvia; el sistema ha d’acompanyar
En dues dècades hem viscut molts canvis normatius que afecten la facturació i el punt de venda. L’aprenentatge és clar: cal treballar amb una plataforma que s’actualitzi de manera centralitzada i amb un partner que t’avisi i t’acompanyi en cada canvi, com ara amb VeriFactu.
9. La relació no s’acaba a l’arrencada
Potser l’aprenentatge més important. El dia que el sistema es posa en marxa no és el final del projecte: és el principi d’una relació que, en molts casos, dura anys. Un consultor dedicat, un suport que coneix la instal·lació i revisions quan el negoci canvia són el que fa que un sistema continuï sent útil molt de temps després.
El que no ha canviat en 20 anys
Han canviat els terminals, el núvol, els quioscos i els pagaments. El que no ha canviat és que els projectes surten bé quan hi ha algú a prop que coneix el negoci del client i respon quan cal. Aquesta és la base de la nostra feina com a Engineering Partner de HIOPOS, amb 19 professionals propis i servei a tot Espanya: suport remot, servei presencial amb el nostre equip i la nostra xarxa de partners, horari ampliat i 24x7.
Si vols conèixer millor la nostra trajectòria, visita la pàgina d’empresa. I si estàs pensant a canviar de sistema, parla amb un consultor: posarem aquests aprenentatges al servei del teu projecte.
