En una cadena de fleques, el pa que sobra a les vuit del vespre i la barra que falta a les onze del matí són el mateix problema vist des de dos costats. L’obrador produeix el que li demanen, i les botigues demanen a ull. Amb producte del dia, cada error de càlcul es paga dues vegades: en merma o en vendes perdudes. Produir el just per a cada botiga no és qüestió de sort, sinó de mètode i de dades fiables.
Per què cada botiga necessita la seva pròpia comanda
És temptador repartir la producció amb una regla fixa: tantes barres per botiga, tantes caixes de brioixeria, el mateix cada dia. Però dues botigues de la mateixa cadena gairebé mai venen igual:
- La ubicació canvia el patró. Una botiga al costat d’una estació ven a primera hora; una de barri residencial, a mig matí i el cap de setmana.
- El dia de la setmana pesa molt. El dilluns no s’assembla al dissabte, i el diumenge pot ser el millor o el pitjor dia segons la zona.
- L’assortiment no és el mateix. Hi ha botigues que venen més pa especial, d’altres més brioixeria, d’altres més producte de cafeteria.
- El calendari mana. Festius, ponts, vacances escolars, esdeveniments locals o una obra al carrer canvien la venda d’un dia per l’altre.
Si la comanda de cada botiga no recull aquestes diferències, l’obrador produeix per a una botiga mitjana que no existeix.
Les dades que calen per demanar bé
Abans de parlar de previsió cal assegurar el bàsic. Una bona comanda de reposició es recolza en quatre dades de cada botiga:
- Vendes reals per article i per dia, registrades al TPV en el moment de la venda, no reconstruïdes a final de mes.
- Estoc al tancament: el que queda al taulell i a la rebotiga quan baixa la persiana.
- Mermes amb motiu: el que es llença, el que es dona o el que s’aprofita, registrat i no estimat.
- Trencaments d’estoc: a quina hora es va esgotar cada producte. Una botiga que ho ven tot a les dotze no està venent la seva demanda real, sinó la seva producció.
Si només mires el que s’ha venut, una botiga que es queda sense barres a mig matí sembla tenir menys demanda de la que té, i la comanda es va reduint setmana rere setmana.
De la intuïció a la previsió de demanda
Amb vendes, estoc i mermes fiables, la previsió deixa de ser una intuïció. La lògica és senzilla: el que es va vendre els últims dilluns és la millor pista del que es vendrà el proper dilluns, corregida pel que saps que passarà (un festiu, una fira, l’inici del curs).
Amb Analytics pots treballar amb una previsió de demanda per dia de la setmana, comparar pressupost amb real i veure la corba de vendes hora a hora respecte a l’any anterior. Aquesta corba és especialment útil en una fleca: et diu no només quant es ven, sinó quan, i si té sentit dividir el repartiment en dos lliuraments.
La previsió no substitueix l’encarregat. Li dona un punt de partida sòlid. Qui coneix el carrer sap que el dijous hi ha mercat o que l’escola del davant tanca per vacances, i ajusta. El que canvia és que ja no parteix de zero ni repeteix la comanda de la setmana anterior per inèrcia.
El circuit diari entre botigues i obrador
Amb HIOPOS a les botigues i Hioffice com a ERP, la comanda de reposició forma part del mateix sistema que la venda:
- La botiga demana des del TPV o des de Hioffice, amb el catàleg que l’obrador posa a la seva disposició.
- L’obrador rep les comandes ja consolidades i sap què ha de produir i per a qui.
- Les ordres de producció es llancen a partir d’aquestes comandes i consumeixen les matèries primeres segons la recepta.
- Els traspassos a cada botiga es registren amb recepció verificada a destinació, també amb terminal de mà Hiostock.
- Cada venda descompta estoc de la botiga, i el cicle torna a començar.
El detall de com es connecta aquest circuit amb els lots i la traçabilitat l’expliquem a l’article sobre obrador central i traçabilitat per lots.
Checklist per ajustar la producció per botiga
Abans de canviar res al sistema, convé fixar unes regles de joc clares:
- Hora de tall de comandes igual per a totes les botigues, i respectada.
- Catàleg per botiga: cada local veu només el que pot demanar.
- Unitats de comanda clares (peces, safates, caixes) i coherents amb com produeix l’obrador.
- Registre de mermes diari amb motiu, al TPV o amb terminal de mà.
- Hora d’esgotat anotada per als productes clau.
- Calendari d’esdeveniments compartit: festius, fires, tancaments, obres.
- Revisió setmanal de la comanda respecte a la venda real, botiga per botiga.
- Un responsable que validi les comandes que es desvien molt del que és habitual.
Un exemple il·lustratiu
Imagina una cadena de 8 fleques amb un obrador central. Durant anys, cada botiga ha demanat el mateix cada dia, amb un petit ajust per al cap de setmana. En revisar les dades d’un mes, apareixen tres patrons:
- Dues botigues de zona d’oficines llencen gairebé un 20 % del pa els divendres a la tarda, perquè el divendres l’oficina es buida abans.
- Una botiga de barri es queda sense barres abans de les dotze els dissabtes, i la seva venda sembla estable només perquè està limitada pel que rep.
- La brioixeria s’esgota aviat a les botigues amb zona de cafeteria i sobra a les altres.
Amb la previsió per dia de la setmana com a base, els encarregats ajusten les seves comandes: menys pa els divendres a les botigues d’oficines, més barres el dissabte a la de barri i un repartiment de brioixeria diferent segons el format de botiga. L’obrador produeix gairebé el mateix en total, però ho reparteix millor. Les xifres són un exemple: en el teu cas sortiran de les teves dades.
Com ho resolem amb HIOPOS 360º
La tecnologia és la mateixa per a tothom; la diferència és en com s’implanta. A IATSAE, com a Engineering Partner oficial de HIOPOS, abordem la reposició d’una cadena de fleques com un projecte de processos:
- Analitzem com demaneu avui: horaris, unitats, catàlegs, excepcions i qui decideix què.
- Configurem Hioffice amb el catàleg de cada botiga, els magatzems de botiga i obrador, les receptes i el circuit de comandes i traspassos.
- Posem les dades a treballar: informes de venda, merma i marge per botiga i per producte a Hioffice i a Analytics, amb alertes per correu electrònic quan alguna cosa es desvia.
- Valorem amb tu si convé treballar amb propostes de comanda basades en l’estoc i les vendes, i amb quins criteris per a cada botiga.
- Formem cada perfil, de l’obrador al taulell, i t’acompanyem les primeres setmanes.
Pots veure com encaixa tot a la pàgina de fabricació i obradors i, si gestiones moltes botigues, en el nostre enfocament per a cadenes.
Preguntes freqüents
Les botigues poden fer la comanda a l’obrador des del mateix TPV? Sí. Amb HIOPOS, les botigues poden fer les seves comandes de reposició des del TPV o des de Hioffice, i l’obrador les rep consolidades per planificar la producció.
Què és la previsió de demanda per dia de la setmana? És una estimació del que vendrà cada botiga en un dia concret a partir del que ha venut aquest mateix dia de la setmana en el passat. A HIOPOS està disponible a Analytics, juntament amb la comparació entre pressupost i real.
Com sé si una botiga està demanant poc? Si un producte s’esgota de manera habitual abans de l’hora de tancament, la venda registrada és menor que la demanda real. Per això convé registrar a quina hora s’esgoten els productes clau, a més de les vendes i les mermes.
Serveix per a una fleca amb una sola botiga? Sí. La mateixa base serveix per a un obrador amb una botiga que per a una xarxa de botigues: producció, estoc i venda connectats des del primer dia, i preparats per créixer.
Produir el just és la manera més directa de recuperar marge en una fleca. Si vols saber quant pot suposar en el teu cas, calcula quant val per a la teva empresa o explica’ns com treballeu avui.
