El pagament amb targeta ha crescut molt, però l’efectiu continua present a la majoria de comerços i restaurants. I en una cadena, l’efectiu és probablement el punt de control més fràgil: cada local té un o diversos calaixos, cada torn fa el seu tancament, els canvis es reposen a mà i els desquadraments s’expliquen amb un «no sé què ha passat». Per a la central, saber quants diners hi ha realment a cada local, i per què no coincidixen amb les vendes, sol requerir trucades, fotos de tiquets de tancament i fulls de càlcul. Hi ha una manera millor de fer-ho.
D’on vénen els desquadraments
Abans de parlar de solucions convé entendre el problema. Els desquadraments de caixa tenen causes molt diferents:
- Errors en donar el canvi, més freqüents en hora punta o amb personal nou.
- Cobraments mal registrats: un pagament en efectiu marcat com a targeta o a l’inrevés.
- Fons de caixa que no es controlen igual a tots els locals.
- Retirades i aportacions d’efectiu que no queden documentades.
- I, en el pitjor dels casos, pèrdues desconegudes que ningú no sap explicar.
El problema de fons és que amb un calaix tradicional el sistema registra el que s’ha venut, però no sap quants diners hi ha a dins. El control depén del recompte manual i de la disciplina de cada equip.
Què canvia amb CashDro integrat a HIOPOS
CashDro és un sistema de gestió automàtica de l’efectiu: el client o l’empleat introduïx bitllets i monedes, la màquina valida, guarda i lliura el canvi exacte. Integrat amb HIOPOS, l’import de la venda arriba directament des del TPV, de manera que l’empleat no toca els diners ni calcula el canvi.
Els avantatges per a l’operativa són clars:
- Canvi calculat per la màquina, també en hora punta.
- Efectiu controlat en tot moment: el sistema sap quant n’hi ha i en quines denominacions.
- Tancaments més ràpids, perquè no cal comptar el calaix a mà.
- Més higiene i menys manipulació de diners per part del personal de sala o botiga.
La gamma inclou models per a diferents volums i espais: CashDro S, 4+, 5 i 7. Els tens descrits a la nostra pàgina de CashDro.
La visió de la central: CashDro Controller
Per a una cadena, el salt de qualitat és la centralització. CashDro Controller centralitza l’efectiu de tots els CashDro de la xarxa, i també el dels quioscos T-Quiosk que accepten efectiu, amb polítiques d’avisos i tancaments consolidats. És a dir, la central pot veure l’estat de l’efectiu de cada local sense esperar que li envien el tancament i rebre avisos quan alguna cosa ix del que s’ha previst segons les polítiques que definisca.
Combinat amb les vendes en temps real que ja consolida Hioffice, la central té per fi les dues meitats de la informació: el que s’ha venut i els diners que realment hi ha.
Com implantar-ho en una xarxa
Recomanem començar amb criteri, no per tots els locals alhora:
- Analitza on és el problema: locals amb més desquadraments, més volum d’efectiu o més rotació de personal.
- Tria el model adequat a cada format: no necessita el mateix una cafeteria de barra que un supermercat amb diverses caixes.
- Definix les polítiques de la central: fons de caixa, retirades, avisos i responsables de cada tancament.
- Forma els encarregats en el nou procediment de tancament i en la gestió d’incidències.
- Desplega per fases, començant pels locals on el benefici serà més visible.
Un exemple il·lustratiu: una cadena de 15 cafeteries pot començar pels cinc locals amb més venda en efectiu, validar els procediments de tancament i les polítiques d’avisos, i estendre després el model a la resta amb l’experiència ja adquirida.
Servei tècnic: la part que més importa a llarg termini
Una màquina que gestiona els diners del local ha de funcionar cada dia. Per això el servei és tan important com l’equip. CashDro oferix servei proactiu amb monitoratge i manteniment, i el fabricant indica recanvis en menys de 24 hores laborables.
A IATSAE som CashDro Gold Partner amb servei tècnic oficial, i a més Engineering Partner oficial d’HIOPOS: venem, instal·lem, integrem amb el TPV i donem suport a tot el conjunt, amb un sol interlocutor. Per a una cadena, això vol dir no haver de coordinar dos proveïdors quan alguna cosa falla. Pots veure com encaixa al nostre model de servei per a cadenes.
Si vols saber quant control guanyaries als teus locals, parla amb un consultor d’IATSAE i analitzarem amb tu on té més sentit començar.
